Agir dans l’urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations. Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont réussi à s’en sortir. Pourtant, pour bien gérer son temps, il existe quelques astuces simples mais efficaces.
Gérer son temps : certains pensent que s’organiser c’est une qualité innée mais la réflexion en amont est une des meilleures stratégies.
Prévoir, hiérarchiser et planifier
C’est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse « to do list », doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d’Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Vous devez déléguer cette dernière catégorie de tâches. Au final, l’agenda doit refléter ces priorités, ainsi que deux grands principes, qui sont de commencer par faire ce qu’on apprécie le moins et regrouper les activités. En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d’une seule traite. Il faut également se garder une marge, et toujours prévoir environ 30 % d’imprévu dans une semaine.
Trier avant tout !
Fini les montagnes de dossiers sur votre bureau. Faites le tri et rassemblez les éléments similaires ensemble. Par exemple, rassemblez tous les post-it qui vous gênent, et notez toutes les informations qu’ils contiennent sur une seule feuille de papier (ou sur un document numérique afin d’éviter l’utilisation de support papier). Continuez en triant tous les autres documents sur votre bureau en les catégorisant par thématique : facture, services bancaires, informations comptables, fiscales, etc.
Petite astuce : établir un dossier pour les documents URGENTS, et ne pas hésiter à jeter les papiers qui sont manifestement inutiles, comme par exemple les enveloppes vides (ne rigolez pas, vous ne savez pas le nombre de documents désuets, brouillons, enveloppes utilisées et vides que l’on peut retrouver dans un espace de travail).
Utiliser les outils performants
De nombreuses personnes ont encore le réflexe d’imprimer des informations qui sont sur le web pour une lecture ultérieure, de peur de ne pas retrouver le lien.
Des outils internet très simples vous permettent de centraliser toutes ces informations pour les utiliser plus tard :
- Pocket : getpocket.com
- Instapaper : www.instapaper.com
Et enfin pour tout ce qui est prise de note, un logiciel comme Evernote (https://evernote.com/) (Windows, Mac, Web, Mobile) est un must ! Il vous permettra de regrouper toutes vos notes, factures, photos, idées dans un même environnement. Sa fonctionnalité de synchronisation vous permettra de retrouver tout ça sur l’ensemble de vos appareils.
Fini les papiers qui s’entassent ! Optez pour des logiciels beaucoup plus simples et pratiques. Synchronisés dans le cloud, ces logiciels vous permettront de retrouver vos informations, et ce à n’importe quel endroit où vous vous trouvez.
Voici une liste de quelques apps utilisées pratiques :
- Atrid : astrid.com
- Any.Do : www.any.do
- Toodledo : www.toodledo.com
- Remember the milk : www.rememberthemilk.com