Pour parfaire sa gestion du temps, un entrepreneur sait qu’il doit déléguer une partie de son travail. Déléguer, c’est avant tout accorder sa confiance en attribuant une part de responsabilité à une personne. En ce sens, il ne faut pas s’y prendre n’importe comment. Retour sur les clés de la délégation du travail.
Quand vous voyez votre charge de travail s’accroître, parfois, la seule façon de parvenir à tout faire dans les temps est de déléguer une partie de votre travail. Il engage de votre responsabilité de vous rendre compte de l’importance de déléguer à certains moments.
Le tout est de savoir comment faire mais aussi de trouver les bonnes personnes. Il va sans dire que l’art de la délégation passe naturellement par l’art de trouver des personnes compétentes. Cela sous entend que vous devez avoir confiance en la personne en laquelle vous choisissez de déléguer vos tâches en vue de la réalisation de vos objectifs. Motivation et autonomie sont de rigueur. Procédez méthodologiquement.
Avant toute chose, vous devez avoir à l’esprit que déléguer c’est accepter que vous ne pouvez pas tout faire vous-même. La réussite de l’entreprise réside dans le travail en équipe. C’est l’ensemble des composantes de votre entreprise qui fait son succès.
Savoir ce que l’on peut déléguer et surtout, à qui l’on peut déléguer
D’abord, analysez votre mission, vos tâches à effectuer ainsi que vos objectifs. Vous constaterez que la plupart de vos missions peuvent être déléguées. Dans une optique stratégique, il convient de déléguer les tâches qui ne doivent pas nécessairement être réalisées par vous et qui vous prennent un temps considérable. Vous pourrez ainsi davantage vous concentrer sur les autres choses dont vous êtes seul à pouvoir effectuer.
Cela étant fait, il est maintenant question d’évaluer le potentiel du collaborateur auquel vous allez attribuer certaines de vos tâches. Ces dernières doivent être en adéquation avec les compétences et l’expérience de votre collaborateur. Ne déléguez pas des missions que ses compétences ne lui permettront pas de réaliser. A l’inverse, s’il dispose du niveau requis, ne lui déléguez pas seulement des tâches de niveau inférieur.
Ne donnez pas que les tâches indésirables. Vous risqueriez de démotiver votre collaborateur. Moins impliqué, il pourrait se désintéresser des missions que vous lui confiez et mettre moins de cœur à l’ouvrage. En cela, essayez dans la mesure du possible de déléguer des tâches intéressantes voire gratifiantes.
Le subordonné à qui vous déléguerez des tâches doit détenir la capacité à effectuer ces tâches. Il doit disposer d’un certain niveau de formation, de compétences, et d’expérience proportionnellement aux missions et tâches qui lui seront confiées.
Le choix du collaborateur est très important. Choisir tel ou tel collaborateur c’est prendre un risque, alors ne vous y trompez pas. Certes vous lui fixerez des objectifs, mais vous serez également contraint de lui laisser une certaine part d’autonomie. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être constamment sur son dos, ce qui induirait une perte de temps considérable (probablement plus élevée que si vous réalisiez ces tâches vous-même). Vous devez lui laisser le libre choix des méthodes. On parle bien d’une part de responsabilité que vous lui confiez.
La délégation passe avant tout par la communication
Pour qu’il puisse respecter ses missions et tâches, il faut impérativement les définir clairement et s’assurer qu’il a bien compris ce qu’il doit faire. La communication est le premier facteur qui détermine une délégation réussie. C’est pourquoi il est indispensable de communiquer de manière simple, claire et intelligible la nature de la mission.
Il s’agit de vous assurer de la parfaite compréhension entre vous et votre collaborateur de différents points, à savoir : le champ d’action, les objectifs / résultats à atteindre, les délais, l’importance de la tâche qui sert à définir l’ordre des priorités, et les moyens dont votre collaborateur disposent. Les règles doivent être fixées et définies dès le début pour partir sur de bonnes bases.
Pour communiquer avec vos collaborateurs, choisissez les expressions pertinentes
Modifiez votre manière de vous adresser à vos collaborateurs : vous devez être respectueux et supprimer toute arrogance ou mépris qui montrent vos failles au lieu de vous présenter comme un leader.
« C’est pourtant très simple à faire, n’importe qui le ferait » à remplacer par exemple par :
« Cette tâche est essentielle pour atteindre notre but, c’est pourquoi je compte sur toi »
« Personnellement, je m’y serais pris autrement »à remplacer par exemple par
« Je n’aurais pas imaginé le faire de cette façon mais c’est une piste à creuser pour l’avenir »
« Je ne veux pas te mettre la pression, mais… » à remplacer par exemple par
« C’est un moment charnière , je suis prêt à t’aider si tu rencontres des difficultés »
Déléguer, oui mais comment ?
Pour que cela apparaisse comme légitime, informez votre personnel du fait que votre subordonné s’occupera de telle ou telle tâche et qu’il détient ainsi le pouvoir de la mener à bien.
L’art de déléguer repose également sur une manière de faire. Pour cela, il faut déléguer de manière progressive et ne pas imposer trop de tâches en même temps (du moins dans un premier temps) à votre subordonné qui risquerait de se sentir dépassé.
Soyez organisé et prévoyant en déléguant certaines missions par avance afin de ne pas vous retrouver en retard en cas d’imprévus.
Faites régulièrement des retours sur les avancées du travail de votre subordonné. Cela vous permet de contrôler à mi-parcours le travail réalisé. N’hésitez pas à lui demander de vous rendre compte de ce qu’il a fait / ses actions menées régulièrement. Et bien entendu, lorsqu’arrive l’échéance, faites un bilan avec votre subordonné afin de déterminer ce qui va et ce qui ne va pas. En toute objectivité, revoyez avec lui les points sur lesquels une amélioration est à prévoir, notamment en cas de résultats inférieurs aux objectifs programmés.
Utilisez la matrice d’ Eisenhower
pour réfléchir à vos priorités.