Votre entreprise n’est pas une banque ! Le paiement à l’échéance est une obligation pour vos clients. Mettez en place une procédure de recouvrement efficace pour raccourcir le délai d’encaissement de vos créances commerciales. Voici des astuces de Pros pour se faire payer et en finir avec les mauvais payeurs !
L’encaissement du produit des ventes dans un délai prévu contribue à la viabilité d’un business model. Le fonds de roulement de l’entreprise en dépend. Les entreprises doivent donc prendre des mesures préventives pour la maîtrise de leur « poste clients ».
Anticiper avant tout
A l’ouverture du compte d’un nouveau client, formalisez toujours les conditions de règlement et l’encours autorisé, soit les conditions particulières du contrat de vente. En imposant le renseignement systématique de ces informations dans la « fiche client », et en communiquant ces données autant en interne que chez votre acheteur, vous montrez, à vos équipes ainsi qu’au tiers concerné, toute l’importance stratégique du cycle de l’argent pour une relation commerciale sereine et équilibrée. Une mini-enquête sur internet voire une demande d’information financière auprès d’une société d’assurance-crédit ne doit choquer aucun client sérieux.
Les bons de commande et les factures, les points névralgiques
Rien de tel que de faire cocher un document par lequel le client reconnaît avoir pris connaissance de vos conditions générales de ventes. Les termes des CGV et du contrat de vente sont importants même si la valeur moyenne de vos factures est faible : le suivi d’une multitude de petits impayés est aussi coûteux qu’ingérable.
Ensuite, vos dossiers commerciaux seront toujours complets : si, en plus des factures émises, vous conservez les bons de commandes dûment validés par l’acheteur et les preuves de livraisons (bons de livraisons ou fiches d’interventions signés par le client) vous disposez de pièces justificatives, bien utiles en cas de litiges. Dans le pire des cas, ce sont ces documents qui seront étudiés par un tribunal.
Juridiquement, l’émission d’une facture ne suffit pas à faire valoir une créance commerciale. Par exemple, pour une commande notée au téléphone, sans écrit de confirmation par le client, le vendeur ne disposera d’aucun moyen de preuve : une facture ne suffit pas à justifier d’une créance commerciale.
Ne pas hésiter à mettre en place une procédure
Une fois pour toute, vérifiez que toutes les mentions légales figurent sur vos factures et déterminez une procédure interne de conservation des éléments de preuve de l’exécution des ventes : la traçabilité de l’ensemble des documents constitutifs du dossier est rendue possible par le rappel systématique des numéros de commandes sur tous les documents concernant un contrat de vente.
Relancer avant l’échéance
Les sociétés qui adoptent des procédures strictes pour le règlement de leurs achats sont de plus en plus nombreuses. Les grandes entreprises, qui disposent de systèmes d’information contraignants, ne vous préviendront pas, quand elles retiendront le paiement de vos factures pour un simple blocage administratif dont vous ignorez tout.
Envers les débiteurs négligents, qui ont tendance à oublier les échéances, par défaut d’organisation ou par calcul, la bonne pratique est de leur rappeler vos droits, par un message soft, sans attendre le dépassement d’échéance.
Il s’agit de s’assurer que votre facture est arrivée, en bonne et due forme, chez la personne qui a le pouvoir de la régler. C’est une prise de contact assez facile : vous n’avez aucun grief. C’est donc une bonne occasion pour votre entreprise d’avoir un échange détendu avec l’acheteur : « Cher client, notre livraison s’est-elle bien passée ? Je voulais également savoir si, du point de vue administratif, notre dossier était à jour chez-vous ? Quelle est la personne qui s’occupe de cela ? et « Sur quelle semaine avez-vous prévu notre règlement ? » n’a rien de choquant, surtout dans une conversation entre comptables.
Ce type de dialogue peut rapporter gros : vous pourrez agir vite si le client évoque un problème ; ensuite, ce dernier n’aura plus aucune excuse à faire valoir, pour repousser son paiement.
La procédure de relance d’impayé après l’échéance
Une relance efficace passe par un scénario étudié et systématique.
Exemple de scénario de recouvrement :
- Lettre de relance n°1, avec relevé des factures échues, adressée 3 jours après l’échéance.
- Lettre de relance n°2, plus sèche, 8 jours après une première lettre restée sans effet.
- Lettre de relance n°3, avec mise en demeure de payer et menace de contentieux, en cas d’absence d’encaissement 30 jours après l’échéance.
Vous devriez coupler ces lettres formelles avec des actions au téléphone. Cependant seuls les écrits (éventuellement les lettres recommandées) pourront prouver vos démarches.
Pour impacter favorablement le niveau de trésorerie de votre société, la relance doit être systématique : des lettres ou des appels téléphoniques lancés dans une forme hésitante font comprendre au débiteur que vos relances sont peu suivies. Dans ces cas-là, les clients n’ont « même pas peur ». Ils paieront d’abord ceux de leurs créanciers qui savent se montrer persévérants dans l’art de récupérer leur dû.
L’idéal, en matière de recouvrement, est de disposer d’un suivi informatisé dans lequel toutes les phases du recouvrement sont consignées au fil de l’eau : solde restant dû, âge de l’arriéré, date et contenu des courriers et appels téléphoniques échangés, promesses faites par le client, mention et date de la prochaine action de relance à faire.
Et si malgré vos efforts, le recouvrement amiable ne fonctionne pas, pensez à la procédure de requête en injonction de payer, procédure judiciaire simple à mettre-en-œuvre.
Anticipation, persévérance … et traçabilité de la relance
Une bonne gestion du « poste clients » passe par l’attribution, à chaque client d’une limite de crédit dont le franchissement déclenche une alerte sur l’écran des employés qui « appellent » le compte, voire un blocage informatique des livraisons.
A cette fin, la direction de l’entreprise doit désigner des fondés de pouvoirs (crédit manager, comptable, directeur commercial) qui seront chargés de définir et mettre à jour les plafonds de crédit et les conditions de paiement accordées à chaque client. Soyez intransigeant : protégez vos prérogatives par mot de passe. On ne plaisante pas avec la trésorerie.