Une bonne partie des dirigeants se laisse submerger par l’urgence et se concentre sur l’opérationnel. La réalisation du budget prévisionnel demeure un moment de réflexion essentiel dans la vie d’une entreprise. S’il n’a pas de valeur strictement comptable, il est pourtant indispensable pour vous projeter dans l’avenir. Il sert de point d’appui pour réaliser les prévisions, piloter et contrôler la bonne santé future de votre société.
Définissez clairement vos objectifs et votre stratégie
Vous l’aurez compris, le budget prévisionnel est le reflet de la stratégie de votre entreprise et de son impact sur les chiffres. Bien entendu, il ne s’agit pas de se contenter de fixer la progression globale du chiffre d’affaires souhaitée. Au contraire, ce document devra fixer avec précision les objectifs de vente pour chaque marché, chaque secteur d’activité, voire chaque produit. Pour déterminer au plus près le volume d’activité, tenez compte de votre situation en interne (politique commerciale, variations saisonnières…) mais aussi de la conjoncture globale et de son environnement (fournisseurs, concurrents, administration fiscale…).
Dégagez de cette analyse également les grands postes de dépenses qui sont indispensables à la vie de votre entreprise. Choisissez ceux que vous allez renforcer et ceux pour lesquels vous allez investir le minimum. Si vous lancez un nouveau service, vous allez par exemple certainement choisir de renforcer le poste de publicité sur toute l’année.
Anticipez les évolutions
Il est important de bien identifier les variables clés qui vont avoir une influence sur les dépenses et recettes. Même si vous ne pouvez pas anticiper la totalité, essayez toujours de coller au plus près de la réalité. Pour cela, fondez vos estimations sur les dépenses et recettes des projets déjà réalisés ou des produits phares de l’entreprise. Prenez également en compte les charges courantes que vous êtes certain de payer tous les mois.
Le plus simple reste de reprendre le budget réalisé au financement initial si vous ne savez pas par où commencer et d’y inscrire ce que vous aviez oublié. N’oubliez pas non plus de tenir compte des variables saisonnières. Le prévisionnel vous sert donc à calculer votre besoin en fonds de roulement et à contrôler que votre trésorerie tiendra la route. Il peut vous aider à chercher de nouveaux postes de recettes pour l’alimenter. Il vous aide à planifier vos actions commerciales ainsi que vos investissements et vous permet de savoir si vous allez avoir les moyens de recruter des collaborateurs ou encore de chercher un nouveau local.
Exploitez et ajustez votre budget prévisionnel
Ça y est, vous avez réalisé votre budget et vous vous apprêtez à le ranger dans le premier tiroir venu… Ne commettez pas cette erreur ! Comparez régulièrement les résultats par rapport à vos estimations tout au long de l’année. Lorsque vous constatez des écarts, analysez-en les causes afin de redresser rapidement le cap ou de prendre les mesures adéquates.
Le budget reste utile toute l’année. D’ailleurs, il n’est même pas figé. Vous pouvez très bien décider, à la suite d’un changement majeur, de modifier vos prévisions pour les mois à venir ou de prendre de nouvelles mesures qui impacteront celui-ci.
L’idée est de ne jamais avancer à l’aveugle et, ainsi, d’éviter de se retrouver dans une situation irréversible. Les logiciels de gestion en temps réel vous seront ici d’un grand secours et vous feront gagner du temps. Ils vous permettront de visualiser les écarts entre votre budget planifié et celui qui sera réalisé dans les faits. Ces écarts sont automatiquement calculés à partir des éléments comptables. Ils permettent de savoir si des postes sont à recalculer. Le cas échéant, n’attendez pas la fin de l’année pour mettre en place une solution qui rééquilibre le budget : nouvelle stratégie marketing pour augmenter les recettes, diminution des dépenses …
Communiquez le budget
N’oubliez pas que le budget prévisionnel doit être partagé par tous les acteurs de l’entreprise car ses prévisions sont à l’origine du plan d’action qu’ils auront à suivre et montrent les objectifs généraux de l’entreprise. Une mauvaise compréhension des hypothèses du budget prévisionnel nuit à la bonne réalisation de la stratégie.
Pour un fonctionnement optimal, assurez-vous que les collaborateurs connaissent et comprennent leurs objectifs. Utilisez une solution collaborative de budget et rendez ainsi celui-ci accessible en ligne par vos équipes. Si nécessaire, demandez aussi aux managers d’organiser une réunion afin de partager les orientations qui ont été actées dans le budget.
Principales composantes du budget prévisionnel
- Le chiffre d’affaires mensuel (produits et activités)
- Les taux de marge par produit ou activité
- Les charges de personnel
- Les charges fixes (loyers, honoraires, taxes…)
- Le seuil de rentabilité de l’entreprise
- Les estimations et prévisions des différents postes de charges
- Le calcul de l’écart entre le réalisé et le prévisionnel