Souvent l‘on pense que l’organisation fait partie des qualités innées et qu’un entrepreneur s’il ne la possède as a de fortes chances de perdre un temps précieux qui se répercutera sur le développement de son business. Or, savoir s’organiser est une méthode de travail qui permet aux idées, aux innovations, aux qualités de l’entrepreneur d’utiliser à bon escient toutes ses ressources.
« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires ».
Peter Drucker
L’utilisation optimum du temps pour un entrepreneur est un des facteurs de sa réussite. C’est pourquoi ne pas perdre de temps et utiliser son temps de manière à ne créer que de la valeur ajoutée pour son business fait partie intégrante de ses défis quotidiens. Le temps est relatif selon Einstein. Vérité de la Palisse puisque une même journée de travail peut sembler longue comme elle peut filer en un instant. Le secret pour tirer le meilleur parti du temps : bien l’organiser. Le flou artistique est le pire ennemi de l’entrepreneur.
Comment faire votre planning ?
L’homme moderne semble courir sans cesse après le temps… Et si cet homme moderne n’avait juste pas bien appris à planifier sa journée ?
La dernière fois que vous vous êtes fait un planning de travail, cela remonte à la période de vos révisions du baccalauréat ? Pas de panique, en suivant les trois principes suivants, vous devriez vous en sortir pour planifier intelligemment vos tâches et gagner en efficacité.
Faites des to do list précises.
Listez les petites tâches et grandes missions à réaliser sur l’année, le mois, la semaine, et enfin sur chaque journée. Vous pouvez par exemple consacrer la dernière heure du vendredi soir à réaliser votre planning de la semaine à venir et l’actualiser au fur et à mesure. Pensez à y inscrire absolument toutes les tâches, même celles qu’on a peu l’habitude d’inscrire sur un agenda, telles que la prospection ou la veille concurrentielle. Veillez à faire varier vos activités dans la journée, de façon à alterner des tâches qui demandent beaucoup de réflexion avec des activités plus légères. Prenez en compte les critères de chronobiologie pour penser votre planning : pas de tâches d’intense réflexion le vendredi soir par exemple !
Focalisez-vous sur l’essentiel.
Avant d’aborder la réalisation même de votre planning, réfléchissez bien : quelles tâches sont essentielles au développement de votre entreprise ? Quelles actions peuvent vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires et de contribuer au bien-être de vos salariés ? Ces tâches-là doivent représenter le cœur de votre planning. Le reste sera fait à des heures de moindre attention, ou sera directement à déléguer.
Mathieu Nebra
Mathieu Nebra lors d’une interview de Dynamique, fondateur d’OpenClassRooms, a partagé son expérience :
« La vraie raison est de travailler sur ce qui a le plus de valeur ajoutée. En tant qu’entrepreneur, nous avons beaucoup de choses à faire et il est essentiel de se focaliser sur ce qui a le plus de valeur pour éviter de perdre du temps au final. Personnellement, j’utilise beaucoup mon IPhone et mon Mac pour m’organiser. En règle générale, le dimanche soir je fais une revue de toutes les tâches que j’ai à faire dans la semaine. Il y a environ une centaine de pages. Je les retrie en fonction de leur priorité et pendant ma semaine je ne garde que 10-20 pages. Dans la journée je regarde les 2/3 pages destinées à ce jour et je suis uniquement concentré sur celles-ci. Cela m’évite d’être noyé et de ressentir un sentiment de panique. Je me rajoute d’autres tâches si je suis en avance et j’évite d’être interrompu.
Le fait d’avoir une to-do list me permet d’éviter de me demander si j’ai oublié quelque chose. Une à deux fois par jour je repasse en mode réflexion et je trie. Dès que j’ai une idée, je la note grâce à un logiciel qui retranscrit automatiquement et intelligemment. Il a été un peu coûteux à acquérir mais je suis très content car je gagne du temps. »
Fini la procrastination !
Déterminez ce qui est urgent et ce qui est important.
C’est la méthode qu’utilisait le président Eisenhower pour déterminer son agenda. Chaque matin, hiérarchisez vos tâches de la journée en faisant un tableau de 4 cases : les tâches urgentes et importantes, à faire en priorité, celles qui sont urgentes mais peu importantes, à déléguer, celles qui sont importantes mais pas urgentes, à remettre à un peu plus tard, et enfin les tâches non urgentes et non importantes, souvent à éliminer.
« Je le ferai demain, là j’ai un petit peu la flemme… » Cette petite phrase anodine est une véritable serial killeuse de planning ! Faire tout de suite ce qu’on pourrait reporter à demain est une technique infaillible pour gagner du temps aujourd’hui… et surtout demain !
Lorsque vous êtes tenté de reporter une tâche au lendemain, prenez quelques secondes pour vous demander pourquoi vous souhaitez ne pas la faire tout de suite. N’avez-vous pas encore tous les éléments à disposition pour effectuer cette tâche ? Avez-vous d’autres urgences à traiter ? Ou tout simplement avez-vous peur de vous attaquer à cette tâche ? Si la bonne réponse est la dernière, alors rappelez-vous : cette fameuse tâche vous effrayera tout autant demain ! Alors, pour contre-attaquer la procrastination, l’idéal est de détailler la grande mission qui vous fait peur, ou vous décourage, en de nombreuses micro-tâches simples à réaliser, et de ce fait plus abordables.
Deux options
1. Commencer par les tâches les plus simples à réaliser.
Ceci vous permettra d’avoir le sentiment d’avoir déjà bien avancé avant de vous attaquer aux activités les plus ardues. Ces mini-réalisations vous encourageront à continuer et à aller au bout de la mission.
2. Faire le plus difficile en premier.
Parfois il vaut mieux se forcer un peu pour effectuer les travaux qui semblent les plus rébarbatifs en premier, afin de se libérer du stress qu’ils procurent. Une fois ces tâches ardues accomplies, l’esprit sera plus libre pour réaliser rapidement toutes les petites actions qui restent à faire. Une astuce : pour s’encourager à effectuer une tâche qu’on préférerait reporter au lendemain, il faut parfois se motiver en se promettant une contrepartie agréable une fois cette action accomplie.
Améliorez votre rapidité de décision
Etre efficace dans son travail, c’est aussi apprendre à ne plus tergiverser 3 heures avant de prendre la moindre décision.
Efficacité rime avec réactivité !
Pour ne plus perdre de temps dans ses journées de travail, il convient de devenir plus réactif face aux multiples décisions à prendre. Il existe quelques stratégies utiles pour améliorer sa rapidité de prise de décision :
Prendre sa décision seul
Face à une problématique, il y a bien souvent autant d’avis que de personnes. Demander à tous ses collaborateurs ce qu’ils pensent du problème sera totalement contre-productif : en plus de perdre du temps en menant son petit sondage, le dirigeant devra au final faire face à la difficulté supplémentaire d’être obligé de faire le tri parmi les 10 avis différents.
Apprendre à analyser rapidement les données
Même si le dirigeant doit aussi se fier à son intuition, souvent très juste, lorsqu’il fait face à une décision à prendre, il lui faut tout de même bien analyser l’ensemble des données relatives au problème. Pour cela, il devra avoir mis en place en amont un système d’accès rapide à l’information, en classant ses différents dossiers. Il devra également avoir bien repéré les sources capables de lui délivrer les éléments tangibles pour prendre sa décision.
Demander conseil à une seule personne
Si le dirigeant n’arrive pas à prendre une décision seul, parce qu’il n’est pas expert sur la question par exemple, il doit se limiter à un seul contact pour prendre conseil. Un travail doit là aussi être fait en amont pour identifier les bonnes personnes capables de le conseiller en cas de besoin sur tel ou tel sujet.