Apprendre à déléguer !

Déléguer c’est dégager du temps pour vos nouveaux projets ou tout simplement pour prendre du recul sur votre activité, voire pour vous concentrer sur les missions à plus forte value. Ce n’est pas avec une charge de travail trop intense que vous allez avoir le temps de développer votre entreprise. Oui mais comment faire ?

Avant d’envisager la délégation, vous devez avoir conscience que déléguer revient à accepter que vous ne pouvez pas tout faire vous-même, que vous pouvez être utile ailleurs et que plus vous êtes nombreux à agir, plus vous pouvez produire.

Savoir quoi déléguer avant tout

Il est toujours compliqué de savoir quoi déléguer surtout quand on maîtrise totalement les tâches et que l’on produit très rapidement. Elles n’ont pas toutes la même valeur et ne nécessitent pas toutes d’être traitées par un expert. Vous avez bien d’autres missions complexes à accomplir que des celle que n’importe qui peut réaliser. Commencez par lister vos tâches, vos missions et vos objectifs. Vous constaterez qu’avec un minimum de formation, vous pouvez déléguer la plupart de celles-ci. Il y en a souvent peu qui nécessitent réellement votre expertise. Vous ne devez pas tout déléguer car sinon vous n’auriez peut-être plus rien à faire et vous pourriez vite songer que c’est vous qui êtes devenu le poids mort de l’entreprise.

Pour déterminer ce qu’il faut déléguer une première approche consiste à utiliser la matrice d’Eisenhower et à distinguer vos tâches en fonction de l’urgence et l’importance et à déléguer tout ce qui n’est ni urgent ni important ou encore urgent mais pas important, bref à ne garder que ce qui est important.

Une autre approche beaucoup plus satisfaisante, même si elle n’est certainement pas aussi efficace, consiste à considérer les tâches délégables en fonction du niveau d’ennui qu’elles vous procurent, surtout s’il provient d’une répétition perpétuée depuis des années. Certes, ce n’est peut-être pas ce que vous devriez déléguer en premier mais vous rendrez votre travail bien plus intéressant et vous pourriez vous retirer l’énorme poids de la lassitude. Ce n’est pas parce qu’une tâche vous ennuie qu’il en est de même pour vos collaborateurs. Après tout, chacun ses goûts et ses aptitudes.

Trouver la bonne personne

Une fois ce travail réalisé, il faut constater qu’une deuxième difficulté se présente, celle de la confiance car « on n’est jamais mieux servi que par soi-même ». La peur que la tâche soit mal exécutée et les conséquences d’un raté peut vite faire en sorte que vous entriez en mode « rétention ». Vous avez alors tendance à tout vouloir contrôler ou encore à ne donner que des tâches complètement inintéressantes. Certes, rien ne vous empêche de contrôler mais il y a bien un moment où la personne sera en charge donc autant lui accorder un minimum de confiance. Le tout étant de trouver les bonnes personnes notamment celles qui sont compétentes.

Déléguer une tâche ne se fait pas forcément par l’intermédiaire d’un recrutement. Vous pouvez parfaitement évaluer le potentiel et l’appétence de vos collaborateurs ainsi que le niveau de charge de travail pour savoir à qui vous allez attribuer certaines de vos tâches. Rien ne sert de déléguer une tâche à une personne qui n’a pas le niveau de compétences/expérience ou ne pourra pas être formée pour assumer la tâche. Si elle possède le niveau de compétence requis, il ne s’agit pas de donner que les tâches à très faible valeur ajoutée ou complètement inintéressante. Déléguer une tâche c’est faire confiance et montrer éventuellement une perspective d’évolution à votre collaborateur qui pourra substituer à vous sur des tâches liées. Dans la mesure du possible, il faut déléguer des missions gratifiantes.

La grande difficulté de la délégation : la confiance

Qui dit délégation dit confiance. La plus grande difficulté à déléguer réside dans le fait de laisser une autonomie à votre salarié. Déjà parce que vous ne pouvez pas être constamment derrière lui car il n’y aurait que peu de gain de temps. Même si vous voulez éviter les impairs, il doit pouvoir choisir ses méthodes et sa manière d’exécuter la tâche. Bien sûr, vous pouvez l’aider à bien faire en lui prodiguant des conseils voire en contrôlant le travail a posteriori et en cherchant à comprendre les erreurs qu’il a commises. Certes, il prendra certainement plus de temps que vous à l’exécuter mais il vous a bien fallu du temps pour développer votre propre compétence. Autre point à ne pas négliger, vos collaborateurs peuvent faire mieux que vous en abordant les tâches différemment et de manière plus efficiente.

Ne pas simplement donner la tâche

Avant de larguer les tâches n’importe comment, vous devez vous assurer de bien les transmettre et de passer quelques minutes au moins à définir clairement avec votre collaborateur ce que vous attendez de lui. Certains éléments peuvent vous apparaître comme évident mais ne le sont pas forcément pour lui. La communication joue un rôle primordial et il vous faudra peut-être perdre un peu de temps au début pour que la délégation soit efficace dans le temps.

Plutôt que de passer directement à autre chose, rien ne vous empêche de lui demander s’il a des interrogations. Il risque d’en avoir sur le temps mais au fur et à mesure qu’il exécutera ce type de missions, elles devraient disparaître. Lors de cette délégation, n’hésitez pas à vérifier que vous avez bien transmis les points suivants : objectifs, résultats, importance de la tâche, ordre de priorités, moyens à disposition, nature de la tâche et implication. Attention lors du contrôle à ne pas vous en prendre à votre salarié avec des formules dévalorisantes comme « C’est pourtant très simple à faire », … Surtout en cas de difficultés. Vous devez être compréhensif.