Il est rare qu’une entreprise s’occupe de tout et que d’internaliser l’ensemble des activités. Que ce soit par manque de compétences ou de temps confier certaines activités à des prestataires externes s’avèrent souvent judicieux même si parfois cela représente un certain coût. Quelles sont activités à externaliser ?
Il est clair qu’à vouloir tout faire, on risque souvent de ne rien faire. Même si vous avez le sentiment que contrôler l’ensemble des éléments est essentiel, certaines activités vous font perdre du temps et vous n’êtes pas rentable quand vous vous en chargez. Un exemple courant ? La paie. Editer vous-même vos fiches de paie demande un savoir-faire qu’il est rare de maîtriser étant donné le nombre de règles qu’il existe dans le domaine. Déléguer la paie représente souvent un gain de temps et d’argent. Le but reste donc de libérer vous ou vos équipes de ces tâches qui ne concernent pas vos missions stratégiques et de simplifier votre organisation.
Les tâches à externaliser
Pour déterminer les tâches qui sont à externaliser, vous pouvez commencer par vous poser cinq grandes questions pour guider vos choix. Quelles sont les activités :
- qui me prennent du temps et qui ne concernent pas directement le fait de pouvoir livrer ma prestation ou mon service ?
- qui n’ont pas de valeurs ajoutées pour celui-ci ?
- pour lesquelles, je n’ai pas les compétences en interne ?
- qui mobilisent des ressources déjà utiles pour développer mon activité ?
- qui me coûtent plus cher que de les faire externaliser ?
A l’aide de ces quatre questions, vous pourrez rapidement cerner les activités à déléguer tout de suite.
Les principales activités qui sont déléguées
Même si toutes les entreprises ont leur spécificité, la plupart des entreprises délèguent souvent les tâches suivantes en premier :
1- La comptabilité : il s’agit d’un métier qui demande de maîtriser des compétences qui s’acquièrent avec une formation de comptable. En externalisant, vous quittez la crainte d’avoir mal calculé votre TVA et de vous retrouver en difficulté par exemple avec l’Urssaf. Le fait que votre comptabilité soit externalisée vous permet également de de montrer que vous êtes transparent.
2 – La paie : une tâche qui s’avère très complexe à gérer car les lois évoluent tout le temps et donc les calculs de cotisations ne sont jamais les mêmes à prendre en compte. Elle demande une réelle expertise afin de ne pas commettre d’erreurs.
3 – Le juridique : de nouvelles lois vient le jour constamment et afin d’être en conformité avec elles tant sur le plan des ressources humaines que de la sécurité, externaliser à un juriste compétent peut se révéler utile. Surtout si sa présence au sein de l’entreprise ne s’avère pas nécessaire.
4 – Le centre d’appel / prospection téléphonique : s’il est courant de faire ses rendez-vous soi-même, vous pouvez externaliser votre prospection téléphonique à des sociétés comme JobPhoning qui représente ne alternative moderne et rentable pour externaliser ses campagnes de téléprospection à des professionnels indépendants du secteur et qui possèdent des équipes dédiées à ce travail.
5 – L’accueil et la prise de rendez-vous téléphonique : cela vous permet de répondre à votre clientèle et de donner une excellente image de l’entreprise grâce à la présence constante des assistantes sans embaucher une personne à temps plein.
6 – La livraison : les acteurs spécialisés permettent de réaliser des gains de temps et d’argent : ils répondent à chaque demande spécifique (coursier pour un document, livraison de gros colis qu’ils viennent chercher dans l’entreprise à des prix compétitifs et font des économies d’échelles.
7 – Les ressources humaines : le recrutement est un art difficile et chronophage. Il vous détourne parfois des tâches stratégiques. La sélection qu’elle soit au niveau des curriculum vitae ou des entretiens réalisés par un cabinet de recrutement vous permet de gagner un temps considérable. Vous pouvez ainsi uniquement rencontrer des candidats qui conviennent au poste que vous proposez. S’il n’est pas rare de le réinternaliser par la suite, il peut représenter pour vous une difficulté toute particulière au début. Il demande une expertise qui s’acquiert au fil des années.
8 – La rédaction : Il s’agit d’un véritable métier et il faut écrire bien et vite. Passer trop de temps dans la rédaction peut vite s’avérer chronophage et peu rentable. Rédiger des plaquettes, des brochures demandent un savoir-faire pour se démarquer de la concurrence.
8 – La communication : Il faut pouvoir déterminer comment bien communiquer et connaitre l’ensemble des dispositifs, leurs avantages et inconvénients pour que vos campagnes restent rentables et pertinentes. Les professionnels vous aident à choisir les supports adéquats mais également peuvent travailler votre communication pour qu’elle soit efficace.
10 – Les Relations Presse : connaitre les journalistes prend du temps et la connaissance des sujets qui les intéresse représente un véritable métier. Pour réaliser des interviews qui développent votre notoriété, les communiqués de presse, sélectionner les rencontres pertinentes… Faire appel à eux peut se révéler judicieux.
11 – Le community management : Il faut savoir comment animer et y passer du temps. Pour ne pas avoir des réponses intempestives qui peuvent nuire à votre réputation et à celles de l’entreprise ou encore ne jamais laisser un commentaire sans réponse, l’externalisation peut devenir une solution ?
A noter que rien ne vous empêche d’internaliser par la suite ces différents domaines si votre activité se développe.