Voilà déjà plusieurs mois que je vous parle d’accessibilité numérique et mes articles font surtout référence aux sites web. Mais savez-vous que l’accessibilité numérique concerne également les documents bureautiques ?
Qu’entend-on par document bureautique ?
La définition officielle du Journal officiel de la République française (arrêté du 22 décembre 1981 et du 17 février 1982), affirme que la bureautique est « l’ensemble des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et principalement le traitement et la communication de la parole, de l’écrit et de l’image. »
On peut distinguer trois grandes catégories d’outils bureautiques : les outils de production de document (traitement de texte, tableur et outils spécialisés de production basés sur un métier), les outils de communication (principalement les logiciels de courriel), et finalement les outils de conservation (logiciels de gestion documentaire).
Les outils de production de document sont tout particulièrement concernés par l’accessibilité numérique, puisque ces documents ont vocation à être diffusés et doivent donc pourvoir être consultés par tous. Bien souvent, ils sont diffusés sous forme de fichiers PDF.
Pourquoi rendre des documents accessibles ?
Les documents PDF posent de nombreux problèmes d’accessibilité. Les contenus PDF par exemple ne sont en général pas compréhensibles lorsqu’ils sont restitués avec une synthèse vocale, sauf s’ils ont été correctement paramétrés à leur création.
Les informations que vous diffusez sous forme de PDF sont souvent des informations stratégiques pour votre société : catalogues, rapport annuel, rapport de développement durable, comptes-rendus de réunions, dépliants à l’occasion d’un prochain évènement, formulaire… Vous souhaitez qu’ils puissent être lus par tous, y compris sur des tablettes ou mobiles.
Les arguments en faveur de l’accessibilité des documents rejoignent ceux de l’accessibilité du web : éthique, élargissement de l’audience, coût plus faible de mise à jour et de conversion, conformité avec la législation.
Comment rendre les documents électroniques accessibles ?
Il n’est pas possible d’expliquer en quelques lignes comment procéder pour rendre un document accessible.
Voici cependant quelques règles simples, faciles à mettre en place, et qui amélioreront grandement l’accessibilité de vos documents :
- L’idéal est de rendre le document initial accessible, avant sa transformation en PDF. Il faut donc travailler sur le document Word, InDesign, Powerpoint plutôt que sur le PDF
- Indiquez la langue principale de votre document. Dans le cas où le document serait parcouru avec un lecteur d’écran, ce dernier pourra prononcer correctement le texte, sans prendre un accent anglais insupportable et incompréhensible pour lire un texte en français !
- Appliquez des styles à vos textes : titres en respectant un ordre logique, paragraphes, listes, tableaux…Ces repères sont très importants pour les personnes qui utilisent un lecteur d’écran.
- Donnez des titres explicites à vos fichiers images et ajoutez une alternative textuelle si l’image apporte une information. L’alternative textuelle est le texte qui sera lu ou apparaîtra si l’image ne peut être affichée.
- Ne donnez pas d’information par la couleur uniquement, certains utilisateurs ne les distinguent pas correctement !
- Soignez les formulaires ! Ajoutez une étiquette à chaque champ et liez-les. Regroupez tous les champs relatifs au même sujet. Identifiez les champs obligatoires. Evitez les CAPTCHA uniquement visuels et indiquez clairement si le formulaire a été soumis avec succès ou si des erreurs ont été détectées.
En appliquant ces quelques règles, vous obtiendrez un document dont l’accessibilité ne sera certes pas parfaite, mais qui pourra être lu par un plus grand nombre de vos clients. Essayez, vous verrez que faire des documents accessibles devient vite une habitude !