Les réunions ont parfois changé de forme avec le télétravail qui s’est imposé. Pourtant, la mauvaise habitude de prolonger les réusons sans raison persiste. De plus, l’animateur de la réunion est bien souvent en difficultés pour l’écouter. Les réunions dans les sondages apparaissent le plus souvent chronophages et souvent sans grand intérêt. Certaines traînent en longueur et vous ne savez pas comment les écourter. Il existe pourtant des techniques pour sortir de la réunionite et optimiser votre temps. Quelques astuces pour sortir de la spirale de la réunion qui n’en finit pas.
Tous les sondages le mettent en épingle. Il suffit de lire les commentaires des interviewés pour comprendre comment sont perçues les réunions : chronophages, pertes de temps, improvisées…
Pour créer la cohésion des équipes, rien de plus pertinent que des réunions qui ont du sens et qui suscitent l’implication des collaborateurs. Si une réunion démotive les collaborateurs c’est qu’elle n’a aucune valeur ajoutée et qu’elle doit être soit supprimée, soit transformée ! Rien ne justifie la perte de temps. Le dirigeant ou le manager doit tout mettre en œuvre pour que les réunions dont il a la responsabilité soient performantes.
Stop à la multiplication des réunions et des rituels d’une autre temps
Une réunion ne doit jamais se transformer en rituel et cela d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des outils performants qui permettent de communiquer des informations qui ne nécessitent pas d’être évoquées lors d’une réunion. Il arrive que des dirigeants ou des managers multiplient les réunions pour se rassurer ou pour garder le contrôle de leurs équipes. Rien n’est moins porteur de sens.
Stop aux réunions improvisées et au tour de table
Il vaut mieux annuler une réunion que de maintenir une réunion que l’on n’a pas eu le temps de préparer. Elles n’auront pour résultat que de vous décrédibiliser et se transformer en un tour de table pour meubler le temps. De plus, certaines personnes qui ont besoin de s’exprimer vont s’éterniser sur des sujets qui n’intéressent pas l’ensemble des participants et susciter leur exaspération. Rien de pire que de voir des participants qui ne suivent pas les échanges, qui répondent à leurs mails et textos !
Stop aux réunions longues
Selon une étude IFOP, l’attention des cadres décroche en moyenne au bout de 52 minutes de réunion. Et après seulement 30 minutes pour 23% d’entre eux. Pourtant, la durée moyenne d’une réunion est souvent bien au-delà. A raison de trois réunions par semaine en moyenne pour les cadres, une entreprise ne peut pas être compétitive. Une évidence mais qui ne trouve pas d’effets dans la réalité.
Stop aux participants qui n’ont pas leur place dans la réunion
Inutile de convier tout le monde, les personnes présentes ont une raison d’être là parce qu’elles sont impliquées par les sujets évoqués. Elles ne sont pas là pour justifier de l’importance de la réunion.
Le nec plus ultra : désigner un maître du temps
Il aura pour mission de chronométrer la réunion dans les temps : 30 minutes et pas une de plus. L’idéal est de charger un maître de temps à chaque réunion pour gérer le temps. N’oubliez pas de le féliciter à la fin de la réunion pour son efficacité. En amont, il aura pour mission d’avoir préparé la salle, de vous avoir rencontré pour l’ordre du jour et de l’avoir envoyé à chaque participant.
Le nec plus ultra : fixer un ordre du jour
Organiser une en réunion sans en avoir fixé d’ordre du jour c’est aller vers toutes les dérives. Il est bien de demander en amont si les personnes ont des questions. Si vous pensez que le sujet doit être abordé lors de la réunion, vous l’intégrez à l’ordre du jour, si vous pensez que ce n’est pas le moment propice, proposez de le traiter à un autre moment.
Le nec plus ultra : faire un standing meeting
Plus de tables ni chaises. La réunion d’une durée de 15 minutes s’installe en cercle et les participants échangent en face à face debout pendant une courte durée. La forme du cercle favorise les prises de paroles spontanées mais aussi de tous
Pour réussir votre réunion, rien de tel qu’un excellent PowerPoint. Concevez un document simple, efficace, cohérent, agrémenté d’éléments visuels percutants, mais toujours adapté à votre public mais aussi à la durée de la réunion.