Aujourd’hui plus que jamais, il est crucial de réaliser des réunions de qualité. Pour que vous mémorisiez les conseils suivants pour animer efficacement une réunion, nous vous proposons une astuce de mémorisation, sous forme de commandements. Si un des points est difficile à appliquer pour vous, décidez d’en faire votre atout majeur qui étonnera vos collaborateurs par votre changement.
Vous souhaitez simplement faire passer un message à vos salariés ? Un simple e-mail général ou un document affiché sur le panneau du CE devrait suffire. Si, par contre, vous avez besoin de recueillir les avis des salariés sur un sujet, alors dans ce cas il est nécessaire d’organiser une réunion. Il faut donc bien cerner l’objectif de la réunion avant de la lancer car le temps perdu ne se rattrape jamais.
Un ordre du jour explicite : tu prépareras.
Comment être sûr que votre réunion sera un fiasco ? Pour cela, rien de plus simple, organisez une réunion comme ça, pour rien, pour échanger de tout et de rien ! Ne rassemblez pas vos collaborateurs sans leur préciser un ordre du jour qui servira de fil rouge à cette réunion. Cet ordre du jour doit être présenté avec son objectif.
Un temps limité pour cette réunion : tu donneras.
N’avez-vous jamais été coincé de longues heures durant dans une salle de réunion avec le vague sentiment de perdre votre temps ? Pour éviter d’observer vos salariés baillant et observant les mouches qui volent lors de cette réunion, fixez une heure de fin… et respectez-la !
Les échanges : tu recentreras.
En tant qu’animateur de la réunion, votre rôle sera de veiller à ce que la discussion ne parte pas dans tous les sens. Au besoin, stoppez les échanges pour rappeler aux participants l’ordre du jour et faire en sorte que la conversation reste productive.
Une ambiance détendue mais concentrée : tu créeras.
Lors de la réunion, veillez à ce que l’ambiance ne soit pas trop stricte, car cela pourrait impressionner les timides. Attention, votre réunion ne doit pas non plus ressembler à un grand concours de blagues !
A ton management : tu veilleras.
Une erreur dans votre management peut-être le symptôme d’un problème plus général dans votre façon d’animer une équipe. Profitez de cette occasion qui se présente pour réévaluer votre management et creusez-vous la tête pour savoir comment l’améliorer.
Seulement les personnes concernées : tu inviteras.
Pour une réunion dont l’ordre du jour est de définir les process de communication du pôle RH, il n’est pas forcément nécessaire de convier le responsable du pôle compta ! Une des clés de la réussite de votre réunion sera le ciblage des participants.
Les personnes plus réservées à s’exprimer : tu aideras
Tout le monde n’a pas la même aisance qu’un responsable syndical ou que vous-même à s’exprimer devant un public ! Les plus timides doivent eux aussi pouvoir exprimer leur point de vue lors d’une réunion. Pour cela, mettez-les en confiance et aidez-les à se lancer.
Écouter avec attention chacun : tu feras.
Doit-on le rappeler ? L’animateur d’une réunion n’est pas là pour imposer son point de vue mais pour permettre aux autres de l’exprimer.
Les engagements pris lors des réunions : tu veilleras à leur application.
L’après-réunion est tout aussi importante que la réunion en elle-même car elle va conditionner toutes les réunions qui lui feront suite. Alors pour qu’une réunion ait du sens, il faudra contrôler ses retombées.