Procrastiner ce n’est guère un mot à la mode. C’est la lutte permanente pour lutter contre la force d’inertie inhérente à tout être humain. Or la procrastination a des conséquences néfastes dans les relations avec les autres car elle met la personne d’être en permanence en retard et donc sous le jugement et le regard des autres. Voici quelques quelques astuces pour stopper la procrastination
« C’est trop compliqué…. Je ne pourrai pas le faire… promis, je commence demain… je le ferai dans la soirée… au cours de la semaine… je n’ai pas eu le temps… ». Avez-vous l’habitude de tenir de tels propos ? Si oui, sachez que vous êtes un « procrastineur » : une personne qui a tendance à repousser à plus tard ce qu’il doit faire. Et quand vous êtes dirigeant d’entreprise, mieux vaut essayer d’enrayer au plus vite cette mauvaise habitude aux risques de vous retrouver dans une impasse !
Selon Diane Ballonad Rolland, dans son ouvrage J’arrête de procrastiner ! publié aux éditions Eyrolles « La voie du kaizen, utilisée par les entreprises japonaises dans les années cinquante, est probablement l’une des stratégies les plus efficaces, et assurément la plus douce, pour créer du changement et atteindre un objectif. En adoptant la voie du kaizen, également appelée la philosophie « des petits pas », tout, je dis bien tout devient possible, accessible, à notre portée ! »
Et elle ajoute « La procrastination naît le plus souvent du découragement que nous avons tous ressenti un jour devant l’ampleur d’une tâche à accomplir, qui nous apparaît soudain « insurmontable » …. »
Voici quelques astuces utiles pour vous libérer de la procrastination.
Soyez prêt à changer de comportement
Au même titre qu’une personne qui est décidée à perdre du poids, vous devez être motivé, être prêt à changer de comportement et préparer le terrain pour y arriver. Vous devez être convaincu que vous aurez à faire des efforts dans les jours à venir pour remettre sur les rails votre faculté à respecter le planning quotidien.
Commencez par vous organiser
Comme au bon vieux temps, faites une liste des choses à faire au cours d’une journée. Commencez par les choses les plus importantes et les plus difficiles avant d’enchaîner avec les moins importantes. N’oubliez rien sur la liste. Pensez à découper les activités les plus longues en plusieurs étapes et à mettre une limite de temps pour chacune d’elles. Par exemple, au lieu de mettre « envoyer un mail au client X », mettez plutôt « envoyer un mail au client X à 11 h ». À la fin de la journée, vous allez vous sentir fier en regardant la liste.
Privilégiez les activités de deux minutes
Dans son livre « Getting Things Done », David Allen conseille de s’occuper en priorité des activités qui prennent moins de deux minutes. Par exemple, envoyez un mail, imprimez un rapport, appelez un client pour le relancer, faire la vaisselle juste après le repas, sortir la poubelle, etc. Ce sont généralement les tâches que vous répétez tous les deux jours. Efforcez-vous donc à être productif toutes les 120 prochaines secondes.
Faites au plus simple
Une organisation trop compliquée peut se traduire en corvée pour votre subconscient. Dans ce cas, vous n’aurez plus envie d’accomplir une tâche. N’attendez pas le moment parfait ni le produit parfait ni le projet parfait, bref ne soyez pas perfectionniste. Évitez de penser que tout ce que vous faites doit être parfait.
Restez calme et concentré sur une tâche
Pour être productif, vous ne devez pas vous laisser distraire par autre chose. Dès que vous entamez une tâche importante, concentrez-vous au maximum pour la finir avant d’entamer une autre. Ne vous laissez pas déconcentrer par la sonnerie de notification des messages de votre smartphone. Il est recommandé de mettre son téléphone portable sur silencieux ou de couper temporairement sa connexion internet. Cela évite d’être tenté par l’envie de lire les dernières publications toutes les 3 minutes sur les réseaux sociaux. Vous pouvez lire vos messages à la pause.
Prenez de vraies pauses
Au travail, essayez de souffler vraiment lors de vos pauses. Cela permet d’être concentré et efficace le reste de la journée. Vous pouvez également vous consacrer des mini pauses au cours des heures de travail afin de prendre un café ou d’appeler rapidement un proche pour avoir des nouvelles. Dans ce cas, essayez de chronométrer le temps d’une pause volontaire (5 à 10 minutes). Attention, dès que le minuteur sonne, remettez-vous vraiment au travail.
Travaillez en équipe
Si vous n’arrivez pas à vous concentrer seul, allez vers les autres. Parfois, travailler en équipe permet de stopper la procrastination. En équipe, les idées se complètent et cela marche mieux. Chaque membre motive la troupe et contribue à l’atteinte des objectifs. Une compétition s’instaure et stimule chacun pour ne pas se retrouver à la traîne.
Accordez-vous des récompenses
Imaginez des récompenses réalistes et à la mesure de l’effort. Dites par exemple, si j’arrive à terminer ce dossier, je m’offre un café, un gâteau, des sushis au déjeuner, un week-end en Espagne, etc.