Quand on évoque la gestion d’entreprise, nombreux sont ceux qui pensent qu’elle se limite à la gestion comptable et financière. Or, gérer une entreprise ne représente pas qu’une simple imputation de factures dans votre comptabilité. Vous devez être capable d’englober aussi bien la gestion comptable, les relations humaines, les implications matérielles et financières. Pour cela vous devez avoir de bonnes pratiques pour gagner du temps, manager avec efficacité ses équipes, et optimiser votre trésorerie entre autres. Focus sur 8 bonnes pratiques.
Utiliser le plus tôt possible des logiciels performants
Nous vivons à une époque où la gestion du temps est un précieux capital. Pour gérer avec efficacité, il est nécessaire d’utiliser des logiciels qui vous permettent d’avoir une gestion pertinente de vos bases de données et cela en quelques clics. L’objectif est de pouvoir retrouver rapidement les informations nécessaires qui vous offrent l’opportunité de répondre aussi bien à une demande d’un prospect, du service commercial, d’un salarié et même du service des ressources humaines. La mise en place de logiciels comme l’ERP Sage X3 est essentielle dès le début car ce n’est pas lorsque vous serez débordé que vous aurez le temps de vous familiariser avec les outils ou d’importer toutes vos données surtout si elles ne sont pas numériques et au bon format. Professionnalisez votre approche le plus tôt possible.
Mettre en place des indicateurs de gestion
Les indicateurs de gestion sont la boussole nécessaire pour toujours maîtriser les dépenses et les recettes. Trois indicateurs de gestion doivent être nécessairement connus : le fonds de roulement, le besoin en fonds de roulement (BFR) et le seuil de rentabilité. Dans la pratique, vous devrez en avoir d’autres à portée de main et par exemple contrôler au jour le jour votre trésorerie. L’idéal reste qu’ils vous donnent un maximum de visibilité sur le temps ou qu’ils puissent vous alerter d’une anomalie. Les indicateurs peuvent être variés, certains n’hésitant pas à prendre comme indicateur par exemple le turn-over, l’encours clients ou fournisseurs ou encore le délai moyen de paiement. C’est à vous de déterminer les indicateurs les plus pertinents et qui vous serviront de repères pour savoir si tout va bien dans votre entreprise en un coup d’œil.
Synchroniser et automatiser les tâches
Automatiser les tâches, fait partie du ba.ba d’une entreprise performante. Déjà car l’automatisation permet de supprimer les tâches répétitives qui peuvent influer sur la masse salariale, sa productivité et peut-être sur sa motivation. Ces tâches répétitives sont généralement à faible valeur ajoutée, chronophages et fastidieuses comme par exemple : automatiser les réponses e-mails, les réponses liées aux demandes d’informations, votre fichier de prospection, les sauvegardes de votre site Web, vos publications sur les réseaux sociaux, la gestion des impayés, automatiser la comptabilité… Mais le nec plus ultra reste de synchroniser les informations afin que quel que soit le service, ils puissent transmettre des données en temps réel et permettre d’utiliser les données sans avoir à effectuer une nouvelle implémentation ou transfert de données.
Mettre en place des procédures
Si on veut harmoniser le travail des équipes, la clef se trouve dans la mise en place de procédures judicieuses qui demande donc en amont de bien réfléchir pour qu’elles soient utilisables par tous et qu’elles ne soient pas un casse-tête qui démotivent les équipes. Les procédures évitent les erreurs et que chacun applique une méthode illisible pour les collaborateurs d’autres services. Surtout, elles peuvent vous permettre en cas de difficulté (absence prolongée ou encore départ) de ne pas perdre le savoir-faire et de reprendre rapidement la main. Faire des procédures permet d’uniformiser les pratiques mais aussi de diminuer certains risques.
Apprendre à déléguer
Déléguer est particulièrement important dans la gestion d’une entreprise si l’on souhaite accélérer sa croissance. Certes il est important de cerner toutes les compétences et besoins d’une entreprise mais il est loin d’être judicieux de vouloir qu’une seule personne soit aux commandes de tous les services et notamment vous, si vous êtes le chef d’entreprise. Si vous pouvez réaliser le travail d’une, voire cinq personnes, vous ne serez jamais aussi efficace qu’une centaine. A noter que la délégation reste souvent facilitée par la présence de … procédures, notre point précédent. La grande difficulté de la délégation réside surtout dans des peurs et notamment celle de perdre le contrôle. Il faut donc choisir la bonne personne et ne pas être basé sur un rapport affectif avec son travail pour que la personne choisie soit capable de prendre des initiatives et soit force de propositions. Ce n’est pas parce qu’elle ne fait pas tout comme vous qu’elle ne le fait pas bien.
Éviter la procrastination !
Le principe essentiel est de ne jamais remettre au lendemain les tâches quelles qu’elles soient. Pour cela, la maîtrise de la « to do list » est essentielle. Elle vous évite de procrastiner et peut même servir d’outil de motivation, les jours sans. Elle doit être mise à jour quotidiennement et vous permet notamment d’éviter de penser aux tâches que vous n’aurez à effectuer que le lendemain alors que vous avez déjà assez de travail dans une journée pour ne vous concentrer que sur lui. La procrastination engendre souvent également un surplus de travail. Ce n’est pas parce que vous ignorez un email auquel vous ne voulez pas répondre qu’il ne va pas engendrer un autre email et donc d’autres tâches.
Il existe bien d’autres bonnes pratiques en gestion comme celle de savoir se remettre en question. En l’occurrence, le monde ne cesse d’évoluer et d’être confronté à des tempêtes. Vouloir garder des habitudes devenues obsolètes ou des logiciels dépassés est loin d’être une attitude qui sera la source du développement de votre entreprise. Il faut veiller à une concurrence de plus en plus informée en raison des réseaux sociaux et ne pas hésiter à changer de business model pour anticiper les évolutions ou les bouleversements. Vous l’aurez compris, bien gérer n’est pas une mince affaire.