Gérer la facturation est chronophage ! Il arrive souvent qu’happé par d’autres tâches essentielles, les dirigeants ne se penchent sur les paiements qu’en dernier et se retrouvent donc dans une situation de crise. Mais elle est la source des revenus de l’entreprise et elle est la gardienne de sa pérennité. Pour garantir l’épanouissement de votre entreprise, il convient de vous assurer que les clients paient de manière régulière leurs factures. La gestion de la facturation constitue un véritable enjeu pour le succès et le développement de la société. Pour une gestion fiable et efficace, le respect de certaines règles s’impose.
Mettre en place une organisation efficace
Pour gérer efficacement la facturation, il convient d’établir une méthodologie bien précise. Cette stratégie consiste à mettre en place des conditions générales de ventes qui définissent les principales règles à suivre par les clients. Elle procure à l’entreprise un moyen de preuve lui permettant d’attaquer le client en justice si jamais il refuse de respecter son engagement. Pour assurer l’efficacité de cette méthode, cette dernière doit faire l’objet d’un suivi très rigoureux. L’utilisation d’outils adaptés s’avère indispensable.
Bien communiquer les conditions de paiement de l’entreprise
Cet élément constitue le corollaire de la règle relative à l’établissement des conditions générales de vente de l’entreprise. La transmission ne se limite pas à une simple communication des règles, les clients doivent comprendre les effets de l’adhésion à ces conditions. Ces conditions peuvent concerner le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis, les délais, la date limite de paiement…
Déterminer les limites de la gratuité
Lors de la recherche de prospects, le commercial propose généralement des projets pilotes à ses clients potentiels. Tout au long de la réalisation de ce projet, ces clients bénéficient de la gratuité de produits ou services. Pour éviter tout risque de conflits, il convient de bien délimiter la durée de cette gratuité. Aussi, avant que le délai de gratuité n’arrive à son terme, il faut notifier le client sur l’arrivée prochaine dudit délai.
Contrôler la solvabilité des clients et demander un acompte
La régularité du paiement des clients s’avère importante pour une entreprise en phase de démarrage et de croissance. Dans le cas où de nouveaux clients proposent des paiements à crédit de commandes d’une quantité importante, il s’avère judicieux de vérifier leurs antécédents en procédant à une enquête de solvabilité.
Réclamer le paiement sans tarder
L’art de la gestion de la facturation consiste à optimiser les entrées de fonds. Pour augmenter les liquidités, il faut assurer le paiement des factures de manière régulière. Pour ce faire, il faut éviter de retarder l’envoi des factures. Il ne faut pas hésiter à demander un accusé de réception de la facture au client afin de limiter les risques de conflit.
La relance client : trouver le bon rythme
Le rappel de paiement diffère selon qu’il s’agit d’un particulier, d’un professionnel ou d’une administration. Il vaut mieux établir un calendrier de relance en fonction des caractéristiques du client. Pour un rappel efficace et fiable, il faut augmenter la pression au fur et à mesure que la date d’échéance s’éloigne. Avant de procéder à des mesures plus sévères (une injonction de payer ou l’envoi d’une lettre de mise en demeure en recommandée et avec accusé de réception), il faut respecter certaines étapes. Un minimum de trois relances s’avère indispensable avant d’envoyer une lettre de mise en demeure.