La réussite d’un événement n’est pas une tâche forcément facile à accomplir, surtout si vous n’en avez pas l’habitude.
Déterminer un espace adéquat et relativement abordable pour votre budget, gérer des invitations ou une billetterie, animer, faire participer les spectateurs, etc. représentent autant d’éléments qui seront déterminants dans la réussite de votre événement. Pour commencer, établissez une check-list quelques semaines au préalable pour ne rien laisser au hasard. Vous pouvez y inscrire tous les produits présentés, les intervenants, les collaborateurs présents, la liste des clients susceptibles d’y participer, les personnes que vous invitez. Renseignez-vous sur le parcours des intervenants ou sur les produits présentés. Sachez improviser car nul n’est à l’abri d’un trou de mémoire ou de l’impossibilité de relire ses notes. Prévoyez une maquette de votre futur stand et de la salle avec un plan pour vérifier au mieux la tenue de votre emplacement. Cela évitera bien des mauvaises surprises le jour « J ». Prévoyez un plan avec la position de votre événement et son accessibilité par les transports en commun. Rendez les accès simples et distribuez des badges à l’effigie de votre entreprise. Les aménagements ayant souvent lieu la veille du jour « J », prenez votre temps pour vous assurer de la bonne mise en place de votre position. Vous devez également définir le public visé. Vos propos ne seront pas les mêmes s’il s’agit de clients, de partenaires ou de cadres en interne. Suivant les catégories de personnes, il vous faudra plus ou moins vulgariser vos propos. Il vous faut trouver la thématique car c’est la clé de la réussite de votre événement. Trouvez un sujet intéressant et un titre accrocheur ! N’oubliez pas de prévoir des temps de battement qui vous permettront de rattraper le retard que vous prendrez certainement. Le sentiment qu’auront vos participants à la fin de votre événement est à prendre en compte.
N’hésitez pas à leur demander leur avis afin d’améliorer votre édition suivante.
Weezevent
Est un logiciel gratuit de billetterie en ligne pour organiser des événements. Cet outil s’utilise en self-service et permet de planifier les date et heure de l’événement et de gérer les inscriptions, réservations et invitations. Weezevent retient une commission de 0,99 € TTC pour un billet coûtant moins de 40 € et de 2,5 % TTC pour un billet d’un prix supérieur à 40 €. www.weezevent.com
Eventbrite
Est une solution complète et gratuite pour la gestion d’événements. Après avoir créé la page de votre événement, faites-en la promotion, vendez des billets en ligne via un service sécurisé de paiement et communiquez avec les participants. Vous pouvez gérer les inscriptions puis assurer le suivi grâce aux tableaux d’analyses et aux graphiques générés automatiquement. www.eventbrite.fr
Doodle
Permet de planifier vos événements. Inscrivez le lieu et la date de l’événement puis ajoutez une description du contenu. Pour connaître le nombre de participants, réalisez un sondage public ou privé. Pour l’envoi des invitations, utilisez votre propre application de messagerie électronique et envoyez manuellement le lien Doodle à tous ceux dont vous souhaitez la venue. www.doodle.com