Il arrive souvent après une conférence de demander l’avis de personnes qui ont participé sur notre prestation. Cependant, chacun le sait, il est difficile de dire à une personne que le contenu ne l’a pas intéressé. Il est essentiel de s’interroger en amont sur la meilleure manière de faire. Une mauvaise préparation et gestion des conférences peut rapidement nuire à l’image de l’entreprise. Alors comment faut-il faire pour que celle-ci soit profitable à l’entreprise ? Comment l’organiser et comment l’animer ?
Une conférence permet de débattre ou d’informer sur un ou plusieurs sujet(s) donné(s). Pour ce faire, elle doit être animée par une personne chargée du bon déroulement. Le but étant d’optimiser au maximum le temps afin d’éviter d’en faire perdre inutilement à ceux qui y participent.
La phase de préparation
Animer une conférence c’est aussi la préparer. Selon le sujet sur lequel elle portera, l’animateur a souvent la charge de la préparer. Il ne doit pas hésiter à répéter et à s’entraîner, plusieurs fois si nécessaire. Il doit ainsi en résulter des questions que l’animateur pourra poser lors de la conférence. Le principe est de générer un fil conducteur sur lequel elle va s’articuler. Le choix des questions et l’ordre de ces questions devront être pertinents. La qualité de la conférence repose sur la logique de son organisation et sur un certain côté pragmatique. Chaque thème et chaque point abordés doivent être utiles et apporter une partie de la réponse au débat lancé.
Pour convier les invités à la conférence, il est préférable d’envoyer à chacun, plusieurs jours à l’avance, un mail indiquant la date, l’heure et le lieu (numéro de salle par exemple). Il est judicieux, après avoir reçu les réponses des invités, de renvoyer, aux personnes ayant répondu positivement à l’invitation, un mail de confirmation la veille de la conférence.
Pour éviter les imprévus (pannes de matériel et autres), arrivez en avance sur le lieu de la conférence. Prévoyez le temps nécessaire à l’installation de votre matériel et de la mise en place. Vous devez aussi arriver en avance pour recevoir vos invités. Si vous avez prévu de faire intervenir des intervenants, demandez-leur également de venir en avance pour prendre le temps de les accueillir et d’établir le contact. Cela permettra que chacun soit plus à l’aise pendant la conférence et de confirmer le programme pour que chacun sache quand il doit parler. Cela vous permettra aussi de les introduire plus facilement.
Pendant la conférence
En tant qu’animateur, veillez à ce que toutes les conditions d’écoute soient réunies. Qu’il s’agisse du son, de la visibilité de l’animateur et des projections ou même du chauffage de la salle et des bruits extérieurs. N’oubliez pas que vous avez la responsabilité du bon déroulement, en cas d’imprévu ou de réactions intempestives, vous serez donc chargé de résoudre les problèmes comme un médiateur.
N’hésitez pas à rebondir sur des propos faits afin de donner plus de pertinence à l’enchaînement et au suivi de la conférence. Veillez par ailleurs au respect des horaires indiqués en prévoyant du temps pour d’éventuelles questions. Coupez court aux commentaires trop longs qui n’apportent pas un réel intérêt par rapport au thème lancé.
En fin de conférence, résumez en une ou deux phrases ce qui a été évoqué. Remerciez également l’ensemble des personnes d’être venues.
Les compétences et attitudes requises en tant qu’animateur
Pour animer correctement une conférence, certaines aptitudes sont nécessaires et une attitude est à adopter. La première chose découle du fait que l’animateur doit rester objectif. Dans un esprit constructif, son seul intérêt est le bon déroulement de la conférence. Il doit se montrer respectueux envers chacun et respecter toute idée proposée. Il doit être accueillant et à l’écoute. Par ailleurs, Il doit aussi se montrer ouvert aux relations et être dans un état d’esprit serein, le sens du contact est un plus, mais qui a son importance. La personne chargée d’animer la conférence doit se montrer confiante envers ses intervenants. Pour faire passer ce sentiment, l’animateur doit être dynamique et enthousiaste, et faire passer sa motivation afin de susciter pleinement leur participation, et ce jusqu’à la fin.
Toutefois, en tant que meneur, il doit rester ferme quant au programme fixé et respecter le temps imparti. Par souci d’égalité et de neutralité, il doit essayer d’accorder un temps de parole équivalent aux intervenants et aux invités lorsqu’ils souhaitent émettre des avis, des commentaires ou poser des questions. Si des intervenants ou des personnes posent des questions ou font des commentaires qui s’éloignent du débat dont il est question, l’animateur est chargé de rappeler le thème de la réunion afin de respecter le programme et le sujet qui fait débat.
Maintenant à vous d’en lancer si ce n’est déjà fait !