Négocier pendant un repas d’affaires relève quasiment de l’art. Des liens peuvent se nouer et des relations de confiances peuvent s’établir plus facilement qu’on ne croit lors de ce moment de convivialité. À condition de rester naturel et de respecter quelques règles de base.
1/ Choix du restaurant
Le restaurant doit être adapté à la fois à l’interlocuteur que vous invitez et à l’objectif sous-jacent du repas. Il conviendra de savoir, au préalable, si c’est le business qui prime ou si c’est la convivialité et la détente. Dans tous les cas, optez pour un endroit calme où il sera possible de parler sans avoir à élever la voix. Un endroit que vous connaissez, de préférence, pour ne pas avoir de mauvaise surprise en termes de confort, d’accueil et de service.
2/ Être ponctuel
Soyez le premier arrivé pour pouvoir accueillir vos clients ou partenaires, les mettre à l’aise et montrer votre déférence à leur égard. Ouvrez-leur la voie, prenez les choses en mains et installez-les à table.
3/ Présenter les personnes qui ne se connaissent pas
Si nécessaire, faîtes les présentations de manière courtoise, en prenant le temps de détailler les fonctions de chacun et en inversant l’ordre hiérarchique (de la personne la moins « importante » à la plus « importante »). Présentez d’abord vos proches ou vos collaborateurs à vos clients, et non l’inverse.
4/ Être prévenant et galant
Laissez les places les plus confortables aux clients. La banquette par exemple ou la place avec une vue dégagée sur la salle ou l’extérieur. Prenez soin de désigner à chaque convive sa place autour de la table et en réservant la place face à vous à votre principal interlocuteur.
5/ Eteindre son téléphone
Pour ne pas être distrait par une sonnerie ou une vibration, éteignez complètement votre smartphone. Ce genre de repas exige une concentration totale.
6/ Se tenir correctement
On apprend cela aux enfants dès leur plus jeune âge : ne mettez pas vos coudes sur la table et tenez-vous droit. Ne vous avachissez pas sur votre siège, laissez vos mains visibles (ne le mettez pas sur vos genoux ou sous la table) et n’allongez pas vos jambes.
7/ Opter pour un Menu
En choisissant un Menu (plutôt que des plats à la carte), vous êtes assuré que tous les convives seront servis au même rythme et que le repas ne s’étirera pas trop en longueur. Suggérez donc un Menu, tout en laissant une marge de manœuvre à votre interlocuteur et en approuvant ses choix afin de le mettre à l’aise. Évitez les plats en sauce et les autres mets compliqués à manger.
8/ Choisir le vin
Vous invitez, c’est donc à vous de choisir le vin. Demandez toutefois, au préalable, l’accord de toute la table. C’est ensuite à vous de remplir les verres à chaque fois qu’ils sont vides. Si vous n’êtes pas amateur de vin, demandez conseil subtilement à votre invité et acceptez une petite quantité de vin dans votre verre, quitte à ne pas la boire.
9/ Trinquer ou pas ?
L’usage veut qu’on ne trinque pas lors d’un repas d’affaires. Vous pouvez vous contenter de lever légèrement votre verre (20cm maximum au-dessus de la table) et de regarder vos invités en les saluant.
10/ Parler business
Inutile d’attendre trop longtemps pour entamer le sujet qui vous a réuni autour de cette table. Après les banalités d’usage et en attendant les premiers plats, engagez sobrement la conversation ou la négociation. Sans être trop brutal, toujours avec tact et délicatesse, en regardant votre interlocuteur dans les yeux, le visage détendu et en vous tenant droit.
11/ Être le chef d’orchestre
Une fois tout le monde servi, ne lancez pas un joyeux « Bon appétit » à la tablée, mais commencez simplement votre assiette.
12/ La serviette
La serviette doit rester sur vos genoux ou sur votre chaise si vous quittez la table. Elle ne doit pas apparaître autour du cou ou sur la table. Évitez par ailleurs de saucer l’assiette avec du pain.
13/ Payer
Pour régler la note, l’idéal est de quitter la table au moment du café pour aller régler l’addition discrètement. Autre solution : vous faire envoyer la note au bureau. Dans tous les cas, évitez qu’elle soit vue par vos invités.
14/ Quitter le restaurant
Une fois le repas et le café terminés, remerciez chaleureusement vos invités de vous avoir accordé du temps et levez-vous lentement de table. Vos invités vont suivre.
15/ Remercier une seconde fois
Prenez soin de remercier une seconde fois vos invités après les avoir quittés. Soit par mail, soit par SMS, soit par courrier et prévoyez si besoin une prochaine rencontre.