La to-do list est un des outils les plus utilisés et permet de manière efficace de gérer son temps tout en diminuant son stress. Bien souvent elle se résume à une liste de toutes les tâches à effectuer qui ressemble plus à un agenda qu’à une vraie to-do list efficace. Les conseils pour bien utiliser l’outil.
Elle sert d’abord d’aide mémoire puisqu’elle consiste pour la plupart d’entre nous à écrire les tâches que nous ne voulons pas oublier dans la journée mais qui peuvent nous échapper. Bien souvent, elle prend la forme d’un bloc-notes (sur ordinateur ou téléphone portable) et à une liste de tâches. Vous pouvez les connecter grâce à des applications comme « Todo genius » ou « Toodledo ».
Une liste pro et perso
Vous n’êtes qu’un individu et le temps que vous partagez entre ce que vous devez faire professionnellement et personnellement est souvent indissociable. Certaines actions exigent d’être réalisées dans votre temps de travail surtout quand on est chef d’entreprise et que la frontière entre travail et vie personnelle est ténue. Inutile donc de les séparer, mettez-les dans la même liste quitte à la séparer en deux.
Une liste de petites taches
La to-do list n’est pas censée comporter toutes les tâches gourmandes en temps (plus de 30 minutes) même si nous faisons souvent l’inverse. Elle ne devrait, dans l’idéal, qu’inclure les plus petites tâches. Il s’agit de celle que vous aurez le temps de réaliser entre deux rendez-vous ou dans des endroits non propices à effectuer les plus grandes. Les plus importantes devant entrer dans votre agenda.
Une liste de tâches et non d’objectifs
Le premier défaut de la to-do list est qu’elle a souvent tendance avec le temps à ressembler plus à une liste d’objectifs du type « signer le contrat avec M. » qu’à une liste de tâches que vous devez effectuer. Cette liste ne doit pas vous stresser mais plutôt vous rassurer et vous permettre d’avancer au fur et à mesure de la journée dans les tâches à accomplir. Evitez donc toute formule de ce type dans la to-do list. Préférez un « envoyer le contrat à M. »
Une liste journalière
La to-do list s’actualise chaque jour et doit être remise à jour en permanence afin de ne pas oublier les petites tâches. Le plus simple reste de l’avoir à portée de main et de l’actualiser dès que possible. Elle peut être sous la forme de fiche bristol, d’un bloc notes papier, d’une application smartphone, d’un bloc-notes ordinateur …
Une liste à minuter
Chaque tâche doit comporter le temps que vous souhaitez y consacrer. Si une tâche vous paraît très longue, vous pouvez souvent la diviser en petites tâches. Minuter les tâches vous permet souvent d’éviter de les reporter au lendemain.
Une liste à traiter
On sait rarement par où débuter dans ce cas. Chacun peut alors s’y prendre à sa manière. Vous pouvez soit traiter aléatoirement les tâches soit commencer par les plus rapides. Cette seconde option à l’avantage de faire ressentir le sentiment d’accomplissement alors que commencer par les plus longues vous donnera l’impression de ne pas avancer.
Si vous n’arrivez pas au début à exclure les plus grandes tâches de cette liste car vous vous en servez aussi comme agenda, ne culpabilisez pas, c’est déjà un premier pas.
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Pourquoi est-il important de s’organiser avec talent ?
La vraie raison est simple : pour travailler sur ce qui a le plus de valeur ajoutée. En tant qu’entrepreneur, nous avons beaucoup de choses à faire et il est essentiel de se focaliser sur ce qui a le plus de valeur pour éviter de perdre du temps au final.
Personnellement, j’utilise beaucoup mon iPhone et mon Mac pour m’organiser. En règle générale, le dimanche soir je fais une revue de toutes les tâches que j’ai à faire dans la semaine. Il y a environ 200 à 300 tâches. Je les retrie en fonction de leur priorité et pendant ma semaine je ne garde que 10 à 20 tâches. Dans la journée, je regarde les deux tiers des tâches destinées à ce jour et je suis uniquement concentré sur celles-ci. Cela m’évite d’être noyé et de ressentir un sentiment de panique. Je me rajoute d’autres tâches si je suis en avance et j’évite d’être interrompu.
Le fait d’avoir une to do-list me permet d’éviter de me demander si j’ai oublié quelque chose. Une ou deux fois par jour je repasse en mode réflexion et je trie. Dès que j’ai une idée, je la note grâce à un logiciel OmniFocus qui retranscrit automatiquement et intelligemment. Il a été un peu coûteux à acquérir mais je suis très content car je gagne du temps.