Les logiciels de comptabilité sont légions et il n’est souvent pas facile de faire son choix. La comptabilité reste souvent l’un des sujets difficiles pour les entrepreneurs qui n’y connaissent pour une grande partie d’entre eux quasiment rien. Alors comment faire son choix ?
Se lancer avec les fonctions essentielles d’un logiciel de comptabilité.
Au début de l’activité, l’acquisition d’un logiciel de comptabilité reste un coût tant en termes de temps que vous allez passer à comprendre comment il fonctionne que de prix si vous optez pour la gamme la plus chère. Le réflexe initial reste souvent de vouloir acquérir le logiciel le plus complet qui comprend toutes les fonctionnalités, puis de se contenter de gérer sa comptabilité grâce à un tableur Excel. La plupart des entrepreneurs n’ont en réalité que de faible besoin en termes de comptabilité et de logiciels car ils en délèguent une grande partie à leur expert-comptable. De manière basique, pour gérer votre comptabilité, sachez qu’un éditeur de devis et facture qui vous permettra de suivre les encours reste suffisant si vous n’effectuez pas vous-même vos bilans, compte de résultats, calcul de TVA… Il vous faudra souvent vérifier avec votre expert-comptable que celui-ci demeure compatible avec les logiciels qu’il utilise pour lui permettre rapidement d’intégrer vos données. Attention tout de même à ce qu’il ne vous conseille pas un logiciel car c’est plus arrangeant pour lui en vous donnant un logiciel qui fonctionne pour les entreprises plus évoluées mais n’est d’aucune utilité pour vous.
Les questions à se poser
Pour déterminer le logiciel qui vous convient, il suffit de répondre aux questions suivantes :
- Avez-vous un expert-comptable ? Vous impose-t-il un logiciel de comptabilité ? Rien ne sert d’acquérir un logiciel si, par la suite, votre expert-comptable décide de vous en faire changer. Alors renseignez-vous auprès de lui. Il pourrait d’ailleurs vous conseiller sur le logiciel à prendre.
- Quelle sera la répartition des tâches entre vous et lui ? S’occupe-t-il des paies ? Des comptes de résultats et bilans ? De la déclaration de TVA ? Selon le rôle que vous lui donnez, le logiciel devra comporter plus ou moins de fonctionnalités.
- Mon entreprise va-t-elle rapidement devenir une PME ? Il reste fastidieux de changer de logiciel car, le prendre en main prends du temps. Renseignez-vous surtout sur la possibilité d’exporter vos données.
Certains logiciels ne proposent pas cette possibilité et vous pouvez vous retrouver « bloquer » et avoir à réintégrer toutes les données dans le suivant en cas de changement, ce qui s’avère une énorme perte de temps. - Quel est mon budget annuel pour ma comptabilité ? C’est peut-être la question qui sera la première, le budget peut varier énormément d’une solution à une autre.
- Quel système d’exploitation utilisez-vous ? Acquérir un logiciel qui ne fonctionne que sur PC ou sur Mac peut évidemment s’avérer inutile si vous n’avez pas le bon système d’exploitation.
- Souhaitez-vous un logiciel qui s’occupe à la fois de votre gestion commerciale et votre comptabilité ou seulement l’un des deux ? Il peut s’avérer utile d’avoir un logiciel qui fasse les liens entre les deux automatiquement afin de gagner du temps et d’éviter la perte de données.
- Doit-il vous donner un tableau de bord ? Récupérer vos données bancaires ? Calculer vos déclarations de TVA ? Etablir la liasse fiscale ?
- Doit-il être sur un seul poste ou peut-il être utilisé sur le cloud ? L’utilisation du cloud demeure de plus en plus fréquente. L’avantage étant bien évidemment de vous permettre de vous connecter de n’importe quel ordinateur ou tablette, de pouvoir accéder à vos données de n’importe quel lieu, de vous éviter d’avoir à installer le logiciel sur tous les ordinateurs ou encore d’avoir facilement des multi-utilisateurs. Le cloud vous permet également de sécuriser vos données en évitant la perte potentielle en cas notamment de perte, de vol ou tout simplement si vous cassez l’ordinateur sur lequel est installé le logiciel, de lieu pour gérer votre comptabilité.
- Les droits doivent-ils être différents suivants les utilisateurs ? Vous pouvez en effet sur certains logiciels par exemple ne donner accès qu’aux devis ou factures créés par l’utilisateur. Cette fonction est utile par exemple si vous souhaitez connaitre le chiffre d’affaires ou la rentabilité de votre société sans laisser accès à l’ensemble à vos commerciaux qui peuvent par exemple utiliser ce même logiciel.
Les différents types de logiciels
Il existe différents types de logiciels. D’abord, ceux qui sont adaptés aux TPE. Ils vous permettent, en général, de réaliser vos devis et factures, de suivre votre encours et de gérer facilement vos déclarations de TVA. Relativement simple en prise en main, ils sont particulièrement utiles et suffisants pour ceux qui ont un expert-comptable. A titre d’exemple, QuickBooks se place comme un logiciel de comptabilité ergonomique et sécurisé, destiné aux TPE.
Les logiciels plus évolués qui vous permettent de gérer l’ensemble de votre comptabilité en interne, doivent être sélectionnés avec plus de soin. Ils peuvent vous permettre de gérer vos immobilisations, d’envoyer la liasse fiscale, de vous connecter à vos comptes bancaires, de créer votre bilan et compte de résultat par exemple. Ce type de logiciel s’avère souvent plus difficile à prendre en main car les fonctionnalités sont plus nombreuses. Sage
Comptabilité Online répond à ce type de problématiques et intègre toutes les branches comptables telles que la gestion des stocks, des notes de frais ou encore la stratégie financière.
Les logiciels qui vous permettent à la fois de gérer votre comptabilité et votre gestion commerciale sont devenus les plus courants. Ils vous permettent à la fois de gérer votre processus commercial (devis, factures, suivi…) mais aussi que celui s’intègre directement dans votre comptabilité en validant, par exemple, un devis qui sera transformé en facture. Le logiciel EBP s’occupe de la comptabilité, de la gestion des paies ainsi que celle commerciale. Un outil efficace notamment pour les PME.
Les logiciels de comptabilité métiers. Ils sont spécifiques à votre activité et peuvent être utiles notamment car ils possèdent parfois des fonctions spécifiques comme le suivi de l’avancement d’un chantier ou le contrôle des couts spécifiques à votre métier.
Ils sont particulièrement intéressants quand vous êtes mono-métier ou que vous avez une activité artisanale. Pour cela, le logiciel CIEL s’avère aussi bien adapté aux indépendants, petites entreprises, professions libérales et de santé, qu’aux experts comptables.