Les études montrent que la gestion administrative occupe un quart de l’emploi du temps des entrepreneurs. Comment gérer efficacement son temps pour ne pas se retrouver surchargé ?
L’entreprise Sage/Plum Consulting a publié une étude sur l’impact de la bureaucratie . Le constat est sans appel : en moyenne en France, 142 jours de travail par an sont consacrés à la gestion administrative dans les PME et environ 130 dans les TPE. 142 jours c’est plus de 28 semaines soit environ 6 mois : donc plus ou moins la moitié d’une année. Alors, il est indispensable de bien gérer son temps pour gagner du temps.
Définissez clairement vos objectifs.
Une bonne gestion passe par la définition de l’objectif final de votre projet. Cette étape vous permettra d’obtenir une vision globale et de reprendre la main sans vous laisser submerger. Une fois que vous avez déterminé le but à atteindre, vous pourrez vous donner des étapes à moyen et long terme pour y parvenir. Attention, faites preuve de rigueur.. Surtout si vous êtes un esprit actif et créatif, car vous aurez tendance à vous éparpiller. Commencez par décortiquer une journée-type en prenant les tâches les plus récurrentes. Cet exercice vous servira de base à laquelle vous pourrez rajouter au fur et à mesure les rendez-vous, imprévus… L’optimisation passe par une bonne organisation et afin d’être efficace, vous devrez être ordonné.
Priorisez l’ordre de vos tâches pour gérer votre temps
La matrice d’Eisenhower (principe venu d’une déclaration du Président David Eisenhower : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. ») consiste à classer de manière méthodique les missions à élaborer. La gestion du temps se divise en 4 catégories : les tâches importantes et urgentes, importantes et non urgentes, non importantes et urgentes et celles qui ne sont ni importantes ni urgentes. Les premières ne doivent pas être déléguées et traitées impérativement le plus rapidement possible. Elles représentent un enjeu crucial dans l’atteinte de votre objectif final.
Les tâches non urgentes mais importantes ne demandent pas à ce qu’on s’y consacre dans l’immédiat, mais il ne faut pas attendre trop longtemps car ce sont généralement elles qui demandent un traitement plus long. Si vous les repoussez trop, elles entreront finalement dans la première catégorie. Les tâches urgentes mais non importantes représentent tout ce que vous pourrez déléguer. Les tâches non importantes et non urgentes sont une catégorie qui vous révèle ce qui n’est pas crucial et qui peut être supprimé. Le gestionnaire de tâches demande de la rigueur, il faudra veiller à le mettre à jour quotidiennement pour ne rien oublier et surtout, vous devrez consacrer 15/20 minutes par jour à relire vos missions de la journée avant de débuter quoi que ce soit. Vous rappeler tous vos objectifs de la journée vous permettra de commencer efficacement dès votre arrivée au bureau.
Connaître vos limites d’efficacité.
Gérer son temps en fonction des priorités représente une bonne pratique certes, mais n’oubliez pas de le faire aussi en fonction de vos capacités. Pour cela, vous devez vous connaître et savoir ce que vous pouvez réaliser car la motivation ou la productivité varient en fonction des jours et des plages horaires. Êtes- vous plus efficace le lundi, mardi ? Plutôt en milieu de matinée ? Début de soirée ? Cette connaissance de soi s’avère indispensable car c’est dans ces plages horaires que vous vous concentrerez sur vos tâches les plus importantes. Bien organiser son planning, c’est également accepter de ne plus travailler quand vous tombez dans la contre-productivité. Il est essentiel, quand vous établissez votre gestionnaire de tâches, de se fixer des échéances réalisables pour chacune d’entre elles et d’y intégrer des plages horaires pour soi. Cela vous permet de prendre du recul et de vous détendre.
Éviter de reporter au lendemain.
C’est bien connu, la procrastination est l’ennemi de l’efficacité. Afin de gérer sa liste de choses à faire au mieux, il convient de ne pas systématiquement tout reporter. Certaines tâches, même les plus ingrates, doivent être réalisées dès qu’elles le peuvent. Pensez qu’un e-mail ouvert doit être traité immédiatement. Si vous reportez cette tâche en vous disant qu’elle peut attendre ou que vous y reviendrez plus tard, vous prenez le risque d’oublier d’y consacrer du temps !
Savoir rester concentré
Le monde professionnel aujourd’hui regorge d’outils –notamment technologiques- qui favorisent la déconcentration. Appels, SMS, alertes news en mode « push »… Pour parvenir à clôturer vos tâches les unes après les autres, vous devez être capable de vous aménager des plages de travail de 30 minutes minimum sans aucune déconcentration.