Les entreprises négligent parfois l’arrivée de leurs salariés qui est pourtant un moment déterminant pour la fidélisation de leurs futurs collaborateurs. Les processus d’onboarding (« embarquement » en français) représentent ceux liés à toutes les meilleures pratiques pour l’accueil et l’intégration du salarié. Ces derniers ont d’ailleurs largement tendance à se digitaliser ces dernières années.
La nécessité de bien prévoir l’onboarding
20% des salariés qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter s’ils n’ont pas été suffisamment familiarisés avec leur nouvel environnement de travail dès le premier jour. C’est dire son importance dans le processus de recrutement. L’accueil ou l’onboarding doit donc être réussi tant au niveau humain, administratif que matériel. Si vous désirez que votre nouvel entrant soit le plus rapidement opérationnel, vous devez anticiper son arrivée en préparant le matériel et les outils nécessaires à la bonne marche de son travail, mais également prendre conscience qu’il arrive dans une structure dont il ne connaît pas les rouages.
Préparer l’accueil du salarié revient également à lui faire comprendre comment fonctionne l’entreprise, car chacune d’entre elles a des règles de fonctionnement qui lui sont propres que ce soit en termes de management, des outils de communication, des relations dans les équipes, etc. Il est donc essentiel de transmettre certaines informations dès l’arrivée de votre collaborateur voire lors de votre première rencontre. À défaut, il risque de se retrouver perdu et de ne pas savoir quoi faire. Il aura dès son entrée dans votre entreprise une mauvaise image de l’entreprise d’où l’importance de la première journée.
Des processus qui se digitalisent
Si autrefois l’onboarding se faisait principalement via un livret d’accueil, la tendance est aujourd’hui à la digitalisation des processus même si seulement un tiers des entreprises ont mis en place des solutions digitales. Oui, mais pourquoi se digitaliser ? Tout d’abord parce que certaines tâches sont sans valeur ajoutée et représentent une perte de temps comme celles liées à la paie, à la gestion des notes de frais ou des congés par exemple.
La digitalisation vous donne également la possibilité de limiter le risque d’erreurs et surtout de mieux gérer les forces en présence dans votre entreprise notamment pour les périodes de vacances. Surtout, la digitalisation vous permet de mesurer votre ROI de recrutement et de diminuer votre turnover puisqu’un onboarding réussi diminue très nettement les risques que votre collaborateur quitte l’entreprise. Elle évite d’avoir des informations obsolètes et vous coûtera beaucoup moins cher en termes d’impression.
Vous l’aurez compris, l’efficacité du social learning ne fait plus aucun doute dans les entreprises qui l’ont mise en place. Le social learning vise en effet à partager ses connaissances avec les autres membres d’un groupe d’apprenants. Il s’agit en effet d’une méthode qui s’appuie sur le partage d’informations et la collaboration. C’est ce que l’on appelle l’apprentissage social. Vous pouvez également utiliser des logiciels qui permettent l’élaboration des processus de formation, également appelés LMS (Learning Management System). Ce type de logiciel permet de prendre en compte les différentes étapes de la formation du nouveau salarié.
Les étapes pour la réussite de vos processus d’onboarding
Pour réussir l’onboarding, vous pouvez commencer à prévoir un programme d’intégration avec les managers même avant d’avoir trouvé votre perle rare. Vous pourrez ainsi déterminer s’il y aura une journée d’intégration au sein de l’équipe, des formations éventuelles, des rencontres à programmer, de créer une réunion de bienvenue ou encore de sensibiliser le salarié au fonctionnement de certains outils que vous utilisez en interne et qu’ils n’utilisaient pas forcément dans leur expérience antérieure. Ce n’est, en effet, pas parce qu’ils ont occupé un poste similaire qu’ils utilisaient les mêmes moyens de communication. La présence d’un programme d’onboarding rassure et montre que vous avez préparé la venue de votre collaborateur.
Après avoir pris la décision de prendre un candidat, vous devez mettre en place une communication effective. Vous devez en effet entretenir un certain lien. Dans ce sens, il s’agira d’être particulièrement attentif à ce qu’il ne se sente pas délaissé juste après son intégration. Si le préavis vous protège, il est également une période pendant laquelle le salarié se sent particulièrement vulnérable et bien souvent stressé. Certains profils étant particulièrement convoités, mieux vaut garder un œil sur leur bien-être, car cette période représente également une période pendant laquelle il peut décider de quitter l’entreprise.
Pour garder ce lien, vous pouvez évidemment le faire via des réunions, un rapport d’étonnement, des appels téléphoniques, des emails d’information sur l’actualité de l’entreprise ou encore via les réseaux sociaux professionnels : les moyens ne manquent pas.
Portez une attention particulière à votre nouveau salarié dès le premier jour afin qu’il ne se sente pas totalement perdu. Dans l’idéal, faites en sorte que le manager, les collaborateurs ou encore votre RH soient présents pour s’occuper de lui et lui expliquer le fonctionnement de l’entreprise. Un visage familier contribue à rassurer votre salarié. N’hésitez pas dans ce cadre à lui nommer un référent dont la mission du jour sera de faciliter son intégration en lui faisant visiter les locaux (ne pas oublier la cuisine et la machine café : lieu où se retrouvent les différents collaborateurs), présentant de manière générale l’entreprise, lui expliquant le fonctionnement des différents services, des outils ou encore tout ce qui touche à l’administratif (on pensera notamment à la mutuelle, tickets restaurants et les éventuelles notes de frais).
Celui-ci peut également aller présenter la recrue aux différentes parties prenantes. Le référent peut parfaitement être le manager direct et peut lui décrire plus exactement les missions exactes. Bien évidemment, préparez le matériel dont il aura besoin que ce soit les fournitures administratives (cahier, stylo, feuilles, classeurs…), l’ordinateur avec des identifiants qui fonctionnent et la présence des logiciels qui lui seront utiles, un badge d’accès, son éventuel téléphone portable, la carte d’accès à la cantine d’entreprise… Veillez également à lui assigner un bureau dans lequel il aura tout le nécessaire à disposition. Le manque d’anticipation en la matière peut lui faire perdre plusieurs jours alors préparez minutieusement sa venue. Vous gagnerez ainsi du temps et surtout il se sentira véritablement utile dans votre entreprise.
Enfin, n’oubliez pas de réaliser des rendez-vous de suivi réguliers (au moins tous les quinze jours) tout au long de la période d’essai afin de voir si votre nouveau salarié se sent à l’aise, rencontre des difficultés, a des éventuelles interrogations, s’est bien intégré à l’équipe, etc.