Quel que soit le motif, une absence prolongée ou encore les absences récurrentes d’un salarié impactent l’entreprise de manière non négligeable. Que l’incidence soit directe sur le chiffre d’affaires d’une entreprise ou sur son fonctionnement, il s’agit de la pallier surtout dans le cas où il s‘agit d’une petite structure. Quelle doit être la réaction du chef d’entreprise face aux absences prolongées d’un salarié ?
Les motifs d’absence d’un salarié
Qu’on se le dise : les motifs d’absence que les salariés peuvent invoquer sont nombreux. Ils font partie des aléas de la vie. En toutes circonstances, il reste tenu d’informer le chef d’entreprise. A défaut, son absence sera considérée comme un abandon de poste. Certains motifs sont plus courants que d’autres comme les absences dues à un projet de formation, pour maladie, motifs familiaux ou encore pour maternité/paternité. D’autres n’affectent la présence que sur une période courte de 2 à 4 jours au maximum comme le décès d’un conjoint, la naissance d’un enfant ou encore le mariage du salarié ou celui de ses enfants.
A ces absences justifiées s’adossent d’autres types d’absences. Elles vous demandent de traiter la situation différemment comme dans le cas où le salarié prolonge son absence sans justificatif ou lorsqu’il s’absente alors que sa demande n’a pas été accordée. Vous devez alors prendre certaines mesures.
Absence prolongée et non justifiée, que faire ?
Si le salarié est malade, il dispose de 48 heures pour vous le faire savoir. Vous ne devez en aucun cas considérer l’absence prolongée comme étant une démission même si certains signes peuvent vous y faire penser. Face à celle-ci, il ne s’agit pas d’agir de manière précipitée même si vous pouvez vous y préparer. Votre collaborateur peut parfaitement avoir rencontré une situation qui l’a mis dans l’impossibilité de vous contacter.
Après 48 heures et si aucune justification n’a été faite, le premier bon réflexe consiste à envoyer au salarié un courrier recommandé avec accusé de réception. Il s’agit d’une mise en demeure au salarié pour justifier son absence. Dans sa notification, vous avez le droit de le mettre en garde sur les diverses sanctions qu’il peut encourir. La plupart des courriers en la matière sont en général conçu en ce sens.
Le recrutement d’un nouveau salarié
Comme vous l’aurez compris, l’absence ne justifie pas systématiquement un licenciement. Vous ne devez donc pas vous enflammer et anticiper un recrutement sur le long terme en cas d’absence. Vous pourriez rapidement vous retrouver dans une situation délicate où vous auriez deux salariés qui pourvoient le même poste. Il s’agit souvent de prendre son mal en patience et de trouver des solutions temporaires.
Ainsi et dans le cas où le poste le nécessite, vous pouvez transférer la charge de travail à d’autres salariés dans la limite de leur contrat de travail. Vous pouvez également procéder à un recrutement temporaire sous la forme d’un CDD ou d’intérim pour la période d’absence. Même si vous ne savez pas exactement pendant combien de temps la situation va perdurer, vous devez avant tout penser à ne pas bloquer l’entreprise et la mettre en difficultés. Certes, vous ferez des économies mais vous risquez de dérégler le fonctionnement de l’entreprise.
La procédure : les sanctions possibles
Après celle-ci, trois cas peuvent se présenter. La plus simple : vous pouvez, après réception de la mise en demeure, recevoir un justificatif d’absence. Dans ce cas, il n’y aura comme sanction que l’avertissement ou le blâme pour ne pas vous avoir averti.
Dans le cas où le salarié réintègre la société sans justificatif préalable, vous pouvez le convoquer immédiatement et le sanctionner. Selon les raisons avancées et le déroulement de l’entretien, vous pouvez sanctionner votre salarié d’un simple avertissement jusqu’au licenciement pour faute grave.
Dans la mesure où le salarié n’a pas repris son poste et ne s’est pas toujours manifesté, son absence pourrait être traduite par une démission. Ainsi, vous serez dans l’obligation de licencier le salarié, dans le respect total de la procédure. Vous devrez alors convoquer le salarié pour un entretien préalable, dans l’optique d’un licenciement. Attention tout de même car la procédure suit son cours même si l’employé n’est pas présent à l’entretien. Par ailleurs, vous devez notifier au salarié son licenciement. Même si le temps vous manque, vous devez rester attentif concernant la rédaction de la lettre de licenciement car elle vous sera opposable.