L’optimisation du temps représente un élément essentiel de la vie de tout entrepreneur. Pour passer des journées productives, vous ne devez pas faire n’importe quoi n’importe quand, au risque de finir vos journées complètement à plat. Mais, comment faire pour sélectionner à bon escient quelles tâches réaliser à quel moment de la journée ? Comment définir le moment opportun pour réaliser ces quelques tâches et activités indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise ?
La journée-type n’existe pas
Tout d’abord, il faut noter que la journée type d’un chef d’entreprise ou d’un cadre dirigeant à laquelle vous n’allez pas déroger … n’existe pas. Votre programme doit demeurer relativement flexible car vous ne pouvez pas tout prévoir à l’avance. Un contrat important à signer et qui nécessite une implication totale en amont, la perte d’un gros client qui oblige toute l’entreprise à se mobiliser dans la recherche d’autres clients susceptibles de remplacer celui définitivement perdu, un sous-traitant qui n’est plus en mesure de faire face à la demande et qui oblige, là encore, à trouver une solution de remplacement … Autant de situations qui peuvent perturber votre emploi du temps et qui peuvent complètement le remettre en cause.
S’il n’est pas possible de tout figer, il reste possible de définir des activités et des tâches récurrentes. Il il faudra également de prendre en compte des événements ponctuels et des imprévus.
Tout est une question d’habitude !
De toute évidence, la gestion d’un emploi du temps pour un chef d’entreprise ou un cadre est une question d’habitudes personnelles.
Si, dans le cadre de votre activité courante, vous êtes plus porté sur la réaction ponctuelle aux événements, optez alors pour une feuille de route variable, sans trop d’activités définies à l’avance. Ceci vous permettra de vous adapter rapidement à la situation du moment, comme vous aimez à le faire.
Soyez plus organisé notamment si vous êtes quelqu’un de méthodique et que vous aimez l’organisation avant toute autre chose. Dans ce cas, n’hésitez pas à créer un planning rigide, qui ne laisse que peu place à l’improvisation et à la réaction immédiate.
Clairement, aucune solution n’est parfaite. Il reste cependant indispensable d’écouter vos habitudes, de prendre du recul sur votre rythme habituel de travail pour créer le planning qui sera le plus proche de vos besoins et de vos nécessités personnelles.
Quelles activités pour quel moment de la journée ?
Si votre fonctionnement personnel influe grandement sur votre manière de définir vos actions, le cerveau fonctionne à peu près toujours de la même manière.
La première partie de la journée
Pour ce qui est de la première partie de votre journée, il est important de privilégier les impératifs d’information. Consultation des mails, des activités à réaliser sur le restant de la journée, des mots laissés par vos collaborateurs… En bref, toutes les informations relatives à votre journée à venir et les activités qui ne prennent que peu de temps.
Au début de la journée, attaquez en premier à la tâche que vous détestez le plus ou qui est la plus difficile en termes de concentration. Tout simplement parce que votre cerveau fonctionne de manière optimum et que vous éprouverez un sentiment de satisfaction. D’autre part, vous n’aurez pas en tête toute la journée cette « corvée » que vous détestez tant faire.
Après la pause de midi
Après la pause de midi, il faut effectuer les activités directes. Il s’agit de toutes celles qui nécessitent une implication sur le terrain. Notamment, réunion avec l’ensemble ou une partie de vos collaborateurs, visite d’un point de vente ou d’une usine de votre groupe, entretien avec des parties prenantes (fournisseurs, sous-traitants etc…). Les activités directes sont celles également qui vous permettent de faire les choses de manière automatique sans trop recourir à votre réflexion. Votre organisme étant en pleine digestion, vous aurez en effet du mal à rester concentré. Celles-ci représentent en général une grande partie de votre quotidien professionnel journalier. Ainsi, vous ne devez nullement les négliger. Une telle organisation peut-être tout à fait bénéfique et efficiente.
Notez que votre productivité baisse en fin de journée. Commencer une tâche qui vous demande beaucoup de concentration vers 17H sera relativement difficile pour votre motivation autant que pour votre cerveau qui aura déjà été mis à rude épreuve.
Pensez à prendre des pauses régulières et à prévoir les imprévus qui apparaitront sans aucun doute. Votre productivité ne fera qu’augmenter pendant les périodes où vous travaillez. Vous pourrez traiter certaines urgences sans sortir de l’objectif que vous vous êtes fixé. N’hésitez pas à prévoir des délais de battements entre les tâches pour vous éviter de devoir à chaque fois modifier votre emploi du temps en fonction de votre performance du jour.