Organiser ses journées de travail lorsque les imprévus s’accumulent. Depuis deux ans les chefs d’entreprise ont vu leurs emplois du temps chamboulés car il leur a fallu face aux retards de livraison, à la pénurie de matières premières, à la fermeture des frontières… mais aussi au télétravail qui s’est imposé pendant le confinement. Les dirigeants d’entreprises croulent chaque jour sous de nombreuses responsabilités et de tâches à accomplir. Afin de gérer au mieux leur start-up, les dirigeants ont besoin d’une organisation sans faille. Mais comment faire lorsque toutes les décisions dépendent de vous ?
Liste de tâches et gestion du temps
Comment obtenir un rapport qualité/temps irréprochable? Certains dirigeants très connus y arrivent, alors pourquoi pas vous ? Le temps, c’est la chose la plus dure à gérer, mais cela s’apprend. Le principe de la liste est plus que jamais utile pour s’organiser. Chaque jour, au réveil, il est bon de commencer par une liste des choses à faire.
Notez tout ce qui vous vient à l’esprit. Sur une liste de 20 choses au départ, vous pouvez en enlever la moitié, celles qui sont les moins importantes.
Classez les tâches qu’il reste par ordre d’importance et conservez votre liste. Ensuite, il convient d’être réaliste quant au temps qu’il faut pour réaliser chaque tâche. Pour les dossiers très importants, prévoyez du temps « seul », sans être dérangé par le téléphone ou une visite. Pour les vraies urgences, vous avez de toute façon votre portable personnel, donc pas de panique… Les fausses urgences peuvent attendre ! Par ailleurs, efforcez-vous de ne réaliser qu’une tâche à la fois. Les multiplier, c’est risquer de se mélanger et de perdre son temps. Pour garder « votre rythme », apprenez à ne pas dire « oui » à tout ce que l’on vous demande. Si ce n’est pas possible pour vous, dites « non », personne ne vous en voudra.
Centraliser son réseau de contacts
Une autre astuce pour ne pas perdre de temps lorsque vous avez des coups de téléphones à passer : enregistrez tous vos contacts au même endroit où dans le même smartphone. Si vous enregistrez un numéro sur un téléphone et un autre sur un ordinateur fixe, vous serez complètement perdu ! Regroupez tous vos contacts et gardez-les à portée de main.
Hiérarchiser et déléguer
Il n’y a pas de secret ni de recettes miracles. Les dirigeants d’entreprises qui arrivent à gérer leur temps sont ceux qui planifient tout.
Les plus grands entrepreneurs hiérarchisent tout, toute l’année. Rien n’est laissé au hasard, sauf les imprévus qu’il faut également savoir gérer et organiser ses journées de travail … avec le sourire ! En tant que dirigeant, et afin de garder du temps pour les urgences (les vraies) et les imprévus, savoir DELEGUER ! Vous avez du personnel de confiance? Alors profitez-en et laisser les exécuter leur tâches.
Concentrez-vous tout au long de la journée sur votre liste du jour, sur votre planning. Le soir, remettez de l’ordre dans votre bureau. Cochez sur votre liste tout ce qui a été réalisé. Ceci vous donnera une idée de ce que vous aurez à faire le lendemain.