Un voyage d’affaires n’est déjà pas de tout repos. Il est souvent synonyme de fatigue intense et met à rude épreuve votre organisme. S’il faut compter sur le stress dû à une mauvaise préparation préalable, il peut vite tourner au cauchemar. Voici quelques trucs et astuces à prendre en compte avant de partir.
Faites le point sur les documents administratifs
Attention aux délais de l’administration. Les demandes de passeport et de visa prennent du temps. Faites le nécessaire dès que les dates du voyage sont établies. Prenez également garde à la validité de vos documents d’identité. Ils doivent être en règle durant votre séjour même si cela peut paraître évident.
Pour connaître les informations pratiques et de dernière minute du pays dans lequel vous vous apprêtez à séjourner, le ministère des affaires étrangères met à votre disposition des indications utiles dans l’onglet « conseil aux voyageurs ». (www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs)
Jouez la sécurité
N’oubliez pas de voyager de faire une copie de vos documents d’identité en cas de perte ou de vol ainsi que la copie des documents propres à votre séjour. N’hésitez pas à en imprimer un exemplaire que vous séparerez des autres documents car réunir le tout n’aurait que peu de sens. Vous pouvez également en garder une trace sur le cloud au cas où. Lors de la réservation de votre hébergement, de votre vol ou de votre moyen de locomotion, demandez toujours une confirmation écrite. Notez aussi les adresses et les numéros de téléphone de vos futurs interlocuteurs.
Essayez, tant qu’à faire, de voyager léger afin d’éviter la perte de vos bagages, qui augmenterait naturellement votre stress. Une valise cabine légère suffira surtout si l’hôtel où vous séjournez est équipé d’un pressing. A l’intérieur, s’y trouveront une à deux tenues de rechanges sobres, un ordinateur réservé aux déplacements et qui ne contient pas de données importantes, le dossier contenant les réservations et les documents essentiels à votre séjour, des devises locales. N’oubliez pas de sauvegarder au préalable votre présentation professionnelle et les documents à partager avec vos contacts sur place sur une clé USB et de le faire également pour toutes vos données sur un disque dur qui restera au bureau ou dans votre habitation.
Prenez soin de votre santé
Avant le départ, mettez à jour vos vaccinations et informez-vous sur les recommandations de santé. Le site de l’Institut Pasteur notifie les actualités épidémiologiques ainsi que les vaccinations recommandées en fonction des modalités de séjour. (https://www.pasteur.fr/fr/centre-medical)
Adaptez vos départs et vos rendez-vous au phénomène du jetlag. Prenez du temps pour vous détendre et vous reposer avant de commencer vos entretiens professionnels. Des boules quiès ou des masques de nuit sont des indispensables à vous doter surtout si le voyage est long.
Enfin entre les réunions, accordez-vous du temps de repos, de relaxation ou de visites guidées dans la ville où vous séjournez. Cela vous permettra de recharger les batteries avant un nouveau rendez-vous.
Prenez en compte les détails logistiques
Avant de partir, il faut élaborer une check-list qui sera le garant mémento de votre voyage. Pensez à prévoir des vêtements spécifiques suivant le programme de votre séjour (réunion, gala, rendez-vous d’affaire…) et suivant la météo.
Prévoyez vos déplacements à l’avance. Lors de votre arrivée à l’aéroport, faites-vous accueillir afin d’être conduit à l’hôtel sans peine. Quant à l’hébergement, choisissez-le en fonction de son positionnement géographique afin d’être bien placé pour arriver à l’heure aux rendez-vous. Vérifiez également les options proposées au sein du bâtiment et qui pourraient vous être nécessaires (laverie, réseau wifi/4G,…).
N’oubliez pas votre adaptateur, sans quoi il vous sera peut-être difficile d’utiliser votre ordinateur ou votre téléphone portable sur place. Sachez également la durée de vie de chacun de vos appareils, n’oubliez ni de les charger ni de prendre les appareils de recharge adéquats.
Organisez-vous
Pour bien préparer un voyage d’affaires, faites un planning du déroulé de votre voyage d’affaires. Renseignez-vous sur les coutumes locales, les codes vestimentaires, la gestuelle et les salutations propres au pays. Lors de vos discussions sur place, n’abordez pas de questions personnelles avec vos interlocuteurs. Apprenez également quelques expressions qui vous seront utiles durant votre séjour surtout si le pays n’est ni anglophone ni francophone. Faites imprimer également de nouvelles cartes de visites suivant la langue de vos interlocuteurs et n’hésitez pas à en prévoir davantage.
Durant votre absence, déléguez vos dossiers à vos plus proches collaborateurs. Mettez en place également des mails automatiques d’absence avec l’adresse numérique et le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence.