Toute entreprise demeure soumise à certaines obligations sur le plan comptable et l’approbation des comptes en fait partie. Se tenant une fois par an, cet événement consiste à faire approuver les comptes d’une société par tous ses associés au cours d’une Assemblée Générale. Décryptage du fonctionnement de ce procédé.
Préparer sa présentation avant de passer devant l’Assemblée Générale
Avant de se lancer dans l’approbation des comptes, il convient de s’occuper de sa préparation ! Organiser une Assemblée Générale (AG), qui implique les associés, a pour but de faire valider les comptes annuels d’une société puis à les répartir.
Devant intervenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, on y décide notamment de l’attribution des dividendes. Après validation, plus rien ne peut être modifié. Il incombe ainsi au dirigeant d’entreprise de mettre sur pied un rapport détaillant les chiffres de sa société sur l’année. Il doit respecter certaines formalités de sorte à ce que cette décision soit prise correctement en compte et validée par le greffe du tribunal de commerce. Les personnes concernées doivent, par ailleurs, être invitées à l’AG au moins quinze jours avant qu’elle ait lieu, par lettre recommandée.
Des documents à transmettre en amont
Le dirigeant doit, au préalable, rédiger plusieurs documents à transmettre impérativement à chaque associé avant la réunion. En voici la liste :
- l’inventaire annuel ;
- le rapport de gestion précisant la situation de la société durant l’exercice écoulé. Aussi, son évolution possible ainsi que les événements importants ;
- le rapport spécial sur les conditions réglementées ;
- les comptes annuels, qui comprennent : un bilan, un compte de résultat et des annexes, ;
- le projet de résolutions au sujet duquel les associés vont devoir se prononcer : approbation des comptes, affectation du résultat, rémunération de la gérance…
Déroulement d’une séance d’approbation des comptes
Lors de l’approbation des comptes, les associés valident les chiffres proposés par le dirigeant et affectent les différents revenus de la société. Tout d’abord, les comptes annuels envoyés par ce dernier sont soumis à l’accord de chacun. Ils peuvent ainsi se voir refusés, redressés ou acceptés. Une fois les comptes approuvés par la majorité, la répartition des dividendes ou encore la mise en réserve des bénéfices peut être décidée. Le plus souvent, la rémunération du dirigeant SAS ou SARL est déterminée au même moment, à moins que son montant ne soit déjà défini dans les statuts de l’entreprise.
Bien sûr, ce type d’assemblée ne doit pas se limiter à l’approbation des comptes. L’ordre du jour ou tout sujet nécessitant une réunion des associés peut se voir abordé. Certaines décisions peuvent ainsi être prises, telles que la ratification des conventions passées entre la société et un associé ou encore l’extension des pouvoirs du gérant.
N’oubliez pas que cette réunion particulière donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal indiquant toutes les décisions des associés. Ce document doit par la suite être transmis au greffe et marque la fin de l’approbation des comptes.
Bien rédiger le procès-verbal d’une assemblée
Le procès-verbal doit atterrir entre les mains d’une institution telle que le tribunal de commerce. Il doit prendre une forme bien spécifique. Lorsqu’il s’agit d’un acte dit « sous seing privé », c’est-à-dire effectué par les parties elles-mêmes ou par un tiers, la rédaction n’implique pas forcément la nécessité d’un professionnel juridique extérieur.
Vous n’avez donc pas à faire appel à un notaire. La responsabilité de son écriture revient alors au dirigeant de la firme. Le site officiel d’Infogreffe (registre du commerce et des sociétés en direct du greffe du tribunal de commerce, ndlr) rappelle que ce texte doit indiquer, en guise d’introduction :
- la date et le lieu de réunion,
- les nom, prénom usuels
- qualité du président de l’assemblée,
- les nom et prénom des associés présents (ou réputés présents, en cas de participation à l’assemblée grâce à des moyens de télécommunication électroniques) ou représentés (par des mandataires, c’est-à-dire des personnes munies d’une procuration, ainsi habilitées à représenter les associés concernés),
- l’indication du nombre de parts sociales détenues par chacun d’eux.
Le contenu du procès verbal
Au niveau du contenu de la réunion, le procès-verbal doit le retranscrire. Il vous faut, pour cela, décrire les points suivants :
- les documents et rapports soumis à l’assemblée,
- un résumé fidèle et objectif de l’intégralité des débats, ce qui exclut notamment toute analyse des discussions qui ont précédé l’adoption des décisions,
- le texte des résolutions mises aux voix, sachant qu’il faut reproduire non seulement
- les résolutions adoptées définitivement mais aussi celles qui ont été rejetées,
- le résultat des votes,
- toutes difficultés techniques de transmission ayant perturbé le déroulement de l’assemblée,
- la participation des associés à l’assemblée est assurée par des moyens de télécommunications.
Déposer ses comptes annuels : comment s’y prendre ?
Les démarches relatives aux comptes annuels d’une entreprise ne s’arrêtent pas à l’approbation des comptes. Étape obligatoire, il faut ensuite déposer le procès-verbal au greffe du tribunal de commerce afin de faire appliquer les décisions. Ce geste s’avère, lui aussi, incontournable. Vous ne pouvez d’ailleurs bénéficier d’un délai pour remettre vos comptes qu’en cas de difficulté de gestion. Si vous ne remettez pas les documents nécessaires à l’institution, sachez que vous vous exposez à une amende de 1 500 euros et 3 000 euros en cas de récidive.
Le dirigeant dispose d’un délai d’un mois après l’Assemblée Générale pour s’acquitter de cette tâche et de deux mois s’il opte pour une procédure de dépôt en ligne. Pour ce faire, consultez la page www.infogreffe.fr. Six pièces doivent être remises dans le cadre de cette procédure :
- Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- Les rapports de gestion ;
- La proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée ;
- La résolution votée d’affectation du résultat ;
- Les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe (le cas échéant)
S’il existe, vous devez également envoyer, le rapport du commissaire aux comptes.
Les responsabilités restent les mêmes pour toute EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée), qui renvoie à une SARL (Société à Responsabilité Limitée) constituée d’un seul associé. Lorsque vous êtes gérant d’une SASU ou d’une EURL inutile de tenir une assemblée d’approbation des comptes à vous seul ! Le simple dépôt de vos comptes annuels dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social suffit.