Tout est urgent et vous êtes en retard sur tout ! Submergé par les demandes immédiates, vous ne savez plus par où commencer et ce que vous devez traiter en priorité. Maîtriser les techniques essentielles pour organiser votre travail, bien gérer son temps et ne plus perdre de temps est essentiel. En les appliquant, pas de doute, vous deviendrez le maître du temps !
Les règles à s’imposer pour gagner du temps
Gérer son temps, c’est d’abord savoir s’imposer une autodiscipline sur tous ces détails qui ont tendance à plomber notre planning.
Rangez votre bureau :
Cela n’a l’air de rien mais le bazar sur votre bureau et dans vos placards vous fait perdre un temps fou chaque jour ! Ainsi, réussir à ressortir un dossier caché parmi un tas de paperasses, débusquer un contrat dissimulé au fin fond de votre tiroir… autant d’actions banales qui deviennent héroïques dans un bureau mal rangé ! Prenez quelques minutes le matin ou le soir pour classer les papiers qui traînent sur votre bureau et pour mettre de l’ordre sur votre table. Et n’oubliez pas : ce qui vaut pour votre bureau physique est tout aussi valable pour votre bureau d’ordinateur. Allez, un peu de courage, mettez de l’ordre chaque jour dans vos fichiers numériques ! Objectif : pas plus de 3 clics et 3 secondes pour accéder au fichier dont vous avez besoin.
Apprenez à dire non :
Ce n’est pas parce que vous n’acceptez pas tout ce que vos collaborateurs vous demandent de faire que vous n’êtes pas un bon manager ! Rendre service en accomplissant une tâche rapide, oui, mais perdre son temps sur des activités inutiles, non ! Si vous expliquez simplement à votre collaborateur que vous n’avez pas le temps de le recevoir immédiatement car vous avez d’autres priorités par exemple, pas de doute qu’il comprendra.
Faites-vous un planning :
Si un bateau ne suit pas scrupuleusement un axe de navigation le menant vers une destination, il risque fort de dériver dans tous les sens et de ne jamais arriver à bon port. Il en va de même lorsqu’on aborde une nouvelle journée de travail : sans un plan très clair des tâches à accomplir, il est difficile de mener à bien un projet ou même juste d’avancer. Et n’oubliez pas : tenez-vous à la tâche prévue sur votre planning et ne surfez pas entre 3 tâches différentes : vous paralyserez votre efficacité.
Fixez-vous des délais :
Si vous ne projetez pas de terminer une tâche en 2 heures, c’est bien simple, vous ne la terminerez pas en 2 heures ! Sa réalisation pourra prendre 3 heures, ou même la journée entière ! Si vous ne vous imposez pas des limites, il sera plus dur de résister à la tentation de vous éparpiller, de passer d’une tâche à l’autre, ou tout simplement de vous arrêter sur des détails insignifiants et bien sûr chronophages.
Notez tout :
Un email qu’on a oublié d’envoyer, un papier qu’il aurait absolument fallu remplir ce jour… et voilà votre planning du lendemain chamboulé par les tâches à rattraper et leurs conséquences à gérer. Et parce que la mémoire humaine a ses limites, l’App Store regorge d’applications pratiques pour constituer ses to do list. Ne jamais reporter à demain ce que l’on peut faire le jour même.
Arrivez une heure plus tôt au bureau :
Connaissez-vous le secret des dirigeants efficaces ? Ils se lèvent aux aurores pour arriver plus tôt que tout le monde au bureau. Pas de coups de téléphone, pas de collègues pour venir frapper à la porte, et surtout le calme… l’idéal pour avancer sur les gros dossiers qui demandent une concentration particulière.
Conservez des créneaux pour les imprévus : C’est bien connu, le propre des plannings réglés au millimètre c’est qu’ils sont impossibles à tenir ! Alors planifiez chaque jour une heure de battement dans votre planning. Si tout se passe normalement, ce créneau devrait être vite rempli par un imprévu urgent à gérer. Et si par miracle tout venait à se passer sans accroc dans votre journée, profitez de cette heure supplémentaire pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire.
Apprenez à déléguer :
Pas facile à faire… mais si vous voulez pouvoir un minimum sortir la tête de l’eau, il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches. Identifiez pour cela les fonctions que vous maîtrisez le moins bien ou qui sont trop chronophages. Et apprenez à faire confiance à vos collaborateurs !
Soyez attentif :
Une information mal comprise car vous n’écoutiez pas votre interlocuteur à 100 %, ou un email juste survolé, et c’est peut-être une erreur que vous allez commettre sur la réalisation d’une tâche. Pour ne pas avoir à perdre du temps à refaire un dossier ou à rappeler un client, soyez pleinement attentif à ce que vous faites.
Transmettez vos méthodes à vos collaborateurs :
Toutes ces techniques s’avèrent très pratiques pour gagner du temps… à la seule condition que vous ne soyez pas le seul à les appliquer ! Si vous êtes très efficace mais que vos collègues n’ont pas intégré les méthodes de base pour gagner du temps, il y a fort à parier que vos efforts ne porteront pas les fruits espérés.