Cela peut paraître évident mais un recrutement réussi passe avant tout par une intégration réussie ! Or rater une intégration et voir un collaborateur quitter l’entreprise en cours de période d’essai s’avère chronophage inutilement. D’où l’importance de cadrer et préparer le processus d’intégration pour se donner le maximum de chance de pérenniser l’embauche.
Très souvent, les périodes d’essai écourtées sont le fruit d’intégration ratées. Mauvaise compréhension de la feuille de route, mauvaise compréhension des rôles dans l’organisation… autant d’écueils qui pourraient être évités avec un minimum de préparation et d’implication du manager et de ses équipes.
Nous vous proposons ci-dessous 10 conseils essentiels pour vous aider à définir clairement un plan d’intégration pour vos futurs collaborateurs :
1. Un poste de travail déjà installé
C’est la base ! Un poste de travail dédié et opérationnel est non seulement nécessaire pour l’exercice de la fonction du nouveau collaborateur, mais c’est avant tout un signe de respect. L’avoir préparé pour le jour de l’arrivée d’un collaborateur est assez révélateur de l’intérêt qu’on lui porte mais aussi de la manière de manager.
2. Annoncez son arrivée en interne, mais aussi en externe
Il s’agit là d’être cohérent au sein de l’écosystème dans lequel le nouveau sera impliqué, en s’assurant que tous les acteurs – non seulement le service qu’il va intégrer mais aussi les services avec lesquels il sera en relation – sont bien au même niveau d’information sur la nouvelle recrue, son rôle et ses nouvelles responsabilités. Il est toujours du plus mauvais effet lorsque l’on découvre ce type d’information sans avoir été mis au courant en amont et crée un malaise bien inutile.
3. Personnalisez son accueil le jour J
Prendre un peu de temps pour personnaliser l’accueil permet de créer rapidement un climat de convivialité, plutôt que de noyer d’entrée de jeu le nouveau collaborateur avec des procédures écrites ou des dossiers volumineux. Prenez un café, invitez-le à déjeuner…
4. Prévoyez une visite
…des différents services, des bureaux pour qu’il puisse prendre ses marques et commencer à avoir une vue d’ensemble.
5. Impliquez rapidement le collaborateur dans l’opérationnel
Plutôt que de le laisser plonger dans une montagne de dossiers, il est primordial d’impliquer directement le nouveau collaborateur dans vos réunions. Cela lui permettra de « prendre le pouls » de l’entreprise et commencer à en décrypter les codes et à mémoriser le nom des différents collaborateurs.
6. Impliquez l’équipe en nommant un mentor
Il s’agit là de s’assurer que la communication se fait bien entre le nouvel arrivant et les équipes. Le nouveau doit pouvoir s’appuyer sur quelqu’un pour remonter d’éventuelles incompréhensions liées à son intégration. La plupart du temps, il peut s’agir d’un profil plus expérimenté occupant une fonction similaire, mais en aucun cas la hiérarchie directe du nouveau collaborateur.
7. Restez disponible
Soyez disponible et montrez-le ! N’hésitez pas à aller vers le nouveau collaborateur et à lui faire savoir que votre porte est toujours ouverte. Cela le mettra à l’aise et, surtout, vous montrerez ainsi que vous êtes accessible !
8. Rédigez un plan d’intégration formel et planifiez les différentes étapes à l’avance
Ce rapport écrit va permettre de suivre efficacement les étapes de l’intégration de l’arrivant et sera utile au moment de la prise de décision à la fin de la période d’essai.
9. Planifiez des débriefs durant la période d’essai et donnez une visibilité sur une feuille de route précise
On appelle aussi cela un rapport d’étonnement. La nouvelle recrue à un regard neuf sur l’entreprise alors profitez-en ! Recueillez ses avis positifs, négatifs, ce qui l’interroge concernant le fonctionnement, les process de l’entreprise. Pensez à lui préciser les objectifs de cet entretien afin de favoriser son honnêteté. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses. Cependant cet entretien reste un moyen le nouvel arrivant de révéler sa valeur pour (éviter la critique facile, la naïveté confondante…).
10. Prévoyez un livret d’accueil à l’attention des nouveaux collaborateurs
Un livret d’accueil est important car il permet de s’assurer que les nouveaux collaborateurs disposent d’informations complètes et homogènes. Privilégiez des infos claires, concises sous formes de « bullet points » afin de ne pas noyer le salarié reprenant les principales procédures internes, les rôles et responsabilités de chacun…
Ces 10 points sont essentiels mais n’oubliez pas qu’une intégration réussie est avant tout une affaire de comportement !
Il s’agit avant tout de rassurer et donner confiance au nouveau collaborateur, qui en retour pourra optimiser son potentiel pour mener à bien sa mission.
Article par Benjamin Azancot