Savez-vous que, dans la plupart des sociétés, les bureaux ne sont occupés qu’environ 60 % du temps ? De nombreux collaborateurs surfent entre les rendez-vous sans repasser par les bureaux. Et pendant ce temps-là, certains postes restent inutilisés, ce qui coûte de l’argent à l’entreprise. Quelques conseils pour optimiser les frais liés à la location de vos locaux.
Près de 40 % des actifs d’une entreprise sont aujourd’hui dédiés aux frais immobiliers. Autant dire que chaque entrepreneur à tout intérêt à bien réfléchir sa stratégie d’occupation de ses locaux ! Or, le constat est clair : dans de nombreuses entreprises, les bureaux sont mal utilisés et la société perd ainsi de l’argent. Ainsi, pourquoi payer cher de la surface qui ne sera utilisée que très rarement par des commerciaux en vadrouille ? Pour réaliser des économies substantielles et également limiter la fatigue liée aux déplacements inutiles, il existe des solutions…
La mutualisation des bureaux, quelle économie !
Fini le temps où on louait 30 bureaux pour ses 30 collaborateurs ! « On s’aperçoit aujourd’hui que près de 40 % des bureaux ne sont pas occupés. Les entreprises payent un espace qui reste vide une bonne partie du temps » fait remarquer Olivier de Lavalette, directeur général de Regus région Europe du sud. Pour cela, la solution qui s’offre aux dirigeants est de recourir à la mutualisation des locaux, soit de ne payer des bureaux que quand vous les utilisez. Pour cela, il peut s’avérer financièrement intéressant de recourir à des abonnements dans des centres d’affaires.
Le coworking, favoriser les synergies
Le coworking est à la mode. Ce nouveau mode d’organisation du travail basé sur un espace de travail partagé favorise les échanges et les synergies entre les entrepreneurs qui l’intègrent. Le coworking permet entre autres de rompre l’isolement et il est très adapté aux porteurs de projet et aux entrepreneurs travaillant seuls. Les échanges entre les membres permettent de s’enrichir mutuellement, de créer des synergies, des groupes de travail, des associations de compétences et aussi de développer un courant d’affaires.
Des bureaux situés partout, où vous voulez !
« Si le siège social de l’entreprise est dans Paris, mais que les prospects se situent tous à la Défense, les commerciaux perdront une bonne heure et demie à revenir aux bureaux avant de repartir pour un autre rendez-vous. C’est une perte de temps, d’énergie et donc de productivité » affirme Olivier de Lavalette. Pour cela, la meilleure solution reste de louer un espace pour que le commercial puisse travailler entre deux rendez-vous dans un lieu professionnel où il trouvera tout pour travailler : connexion internet, imprimante, téléphone… Ces centres d’affaires peuvent tout aussi bien être utiles pour organiser des réunions. La salle dédiée aux réunions dans une entreprise est en effet souvent très peu utilisée.
L’audit de l’utilisation de vos locaux, un incontournable !
Avant d’entreprendre toute action de limitation de vos frais immobiliers, prenez le temps de bien réfléchir à l’utilisation actuelle de vos locaux. Les postes sur lesquels vous pouvez réaliser des économies vous apparaîtront clairement et vous pourrez alors définir une stratégie de limitation de coûts par réorganisation de l’espace de travail.
La flexibilisation du travail, l’avenir ?
« Une étude récente, réalisée par les analystes d’IDC, affirme cette tendance du travail flexible. En effet, selon IDC, le nombre de travailleurs mobiles pourrait atteindre 1,2 milliards d’ici 2013 » rappelle Olivier de Lavalette. L’ère du travail nomade est arrivée, ce qui pourrait permettre aux entrepreneurs de réduire leurs frais de location de 60 %, tout en se libérant des contraintes liées à l’engagement du bail longue durée.