Vous avez décidé de recruter un ou plusieurs stagiaires pour consolider vos projets et aider vos équipes. Une bonne idée, mais rappelez-vous que les stagiaires ne sont pas des salariés et que vous êtes soumis à d’autres obligations et droits les concernant. Vos obligations face à vos stagiaires se sont d’autant plus renforcées depuis la loi du 10 juillet 2014 concernant le cadre des stages. Les détails.
La gratification du stage
Si vous recrutez un stagiaire sur une durée inférieure à deux mois, la gratification est facultative. Vous êtes libre de l’octroyer ou non. A l’inverse pour les stages excédant cette durée, la rémunération de votre stagiaire devient obligatoire (celle-ci doit être stipulée dans la convention de stage). Le montant est basé sur le nombre d’heures de présence effective du stagiaire. En 2021, le taux horaire minimum correspond à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, ce qui revient à une rémunération de 3,9 euros par heure. En 2021, ce taux correspond à 3,9 €/heure.
La gratification est due au stagiaire dès le 1er jour du stage et mensuellement. D’ailleurs, cette gratification est versée à chaque fin de moins et non en fin de stage. L’avantage ? Elle reste exonérée de charges sociales pour votre entreprise.
Un nombre limité de stagiaires
Ne vous méprenez pas en espérant pouvoir employer le nombre de stagiaires que vous souhaitez. La loi 2014-788 du 10 juillet 2014, réformant les stages, vous indique que le quota de stagiaire reste réglementé. Celui-ci correspond à un maximum de 15% de l’effectif pour les entreprises ayant un effectif d’au moins 20 salariés. La loi ne s’arrête pas au nombre de stagiaires par entreprise, mais également à celui par tuteur. En effet, il s’avère qu’un tuteur ne peut suivre plus de trois stagiaires conventionnés. Pour toute suspicion d’enfreinte à ces règles (et d’autres tels que la durée du stage) l’inspection du travail peut être amenée à vous demander une copie de la convention de stage.
Une convention de stage obligatoire
Votre stagiaire n’est pas un salarié. Il est relié à l’entreprise, non pas par un contrat de travail mais par une convention de stage. Elle a pour but de définir les missions et les objectifs du stagiaire ainsi que des mentions obligatoires telles les dates de début et de fin de stage, la rémunération, la liste des avantages offerts… Elle comporte également le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire et d’une protection en cas d’accident du travail.
La convention doit comporter votre numéro SIRET, votre adresse et contact ainsi que l’identification de l’organisme de formation. Une fois cette convention éditée, elle doit être signée par les trois parties : l’entreprise, le stagiaire et l’organisme de formation. Rappelez-vous que cette convention demeure obligatoire, pour que le stage puisse se dérouler dans un cadre légal.
En résumé
La convention de stage doit comprendre un certain nombre d’éléments dont notamment :
- les dates du stage ;
- les missions du stagiaire ;
- les conditions d’encadrement du stage ;
- les autorisations d’absences ;
- la gratification et autres avantages ;
- la protection sociale du stagiaire ;
- l’évaluation du stagiaire et de son compte rendu ;
- la délivrance d’une attestation de stage ;
- les modalités de résiliation du stage ;
- les clauses applicables du règlement intérieur de l’entreprise.
Cette convention pourra être modifiée par la signature d’un avenant entre toutes les parties, les avenants permettant par exemple de prolonger ou de décaler le stage.
Une durée maximale à respecter
Sachez que la durée d’un stage ne peut excéder six mois, dans une même entreprise, par année d’enseignement. Celle-ci fut mise en place par la loi du 10 juillet 2014. Elle est calculée une nouvelle fois selon la présence effective du stagiaire. En clair, une journée reste équivalente à 7 heures de travail (consécutives ou non) et un mois correspond à 22 jours de travail (consécutifs ou non). La durée maximale est donc de 132 jours ou 924 heures. Aucune dérogation pour prolonger un stage au-delà d’une durée de six mois n’est possible.
La mise en place d’un délai de carence
Vous ne pourrez accueillir successivement plusieurs stagiaires, sur un même poste, qu’à l’expiration d’un délai de carence. Celui-ci est égal au tiers de la durée du stage précèdent. A titre d’exemple si votre précédent stagiaire a effectué un stage d’une durée de six mois, vous devrez attendre deux mois avant de pouvoir recruter un stagiaire sur le même poste. Si votre stagiaire a interrompu de lui-même son stage avant son terme, ce délai de carence n’est plus applicable.
Votre signature sur l’attestation de stage
Depuis le 1er décembre 2014, les entreprises d’accueils doivent obligatoirement délivrer à l’étudiant, une attestation à la fin de son stage, selon l’article D124-9 du code de l’éducation « Une attestation de stage est délivrée par l’organisme d’accueil à tout élève ou étudiant. Cette attestation mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant. »
Autorisation des absences
Si le stage est d’une durée supérieure à deux mois, votre stagiaire peut bénéficier de congés et d’autorisations d’absences pour son stage. Vous n’êtes pas obligé de les rémunérer sur leur temps d’absence même justifié, car la gratification d’un stagiaire est demeure calculée sur son nombre d’heures travaillées. Cas exceptionnel, si votre stagiaire est enceinte, en cas de paternité ou d’adoption, la rémunération doit être maintenue si elle est prévue dans la convention de stage.
Des avantages à accorder
Même si votre stagiaire n’est pas un salarié, vous devez lui faire bénéficier des mêmes droits que ces derniers. Notamment sur le travail de nuit, les repos hebdomadaires et les jours fériés. Si vous avez mis en place un restaurant d’entreprise ou une formule de ticket restaurant, votre stagiaire y a accès. Vous devez également lui accorder les protections du code du travail. Prenez en compte qu’il vous est interdit de lui faire effectuer une tâche dangereuse.
Vous êtes désormais préparé à l’arrivée de votre ou de vos futurs stagiaires. A vous de leur apporter la meilleure expérience professionnelle possible !