Dans les entreprises, nous trouvons de plus en plus de logiciels intégrés capables tout autant de gérer la comptabilité, la paie que la production, les achats ou la logistique. On parle d’ERP de l’anglais Enterprise Ressource Planning (en français PGI pour Progiciel de Gestion Intégrée).
L’intérêt de ces logiciels est leur efficacité notamment, car ils évitent toutes les ressaisies et facilitent les synergies entre les différentes activités de la société. Toutefois, ces logiciels coûtent cher.
Ils sont très structurants pour la société et peuvent permettre de véritables gains de productivité, mais a contrario peuvent être la cause de pertes de temps et de valeurs importantes.
Un registre public d’accessibilité est devenu obligatoire.
Ces logiciels sont indispensables avec les nouvelles directives concernant les établissements recevant du public (ERP) puisqu’ un registre public d’accessibilité est devenu obligatoire. En effet, depuis le 22 octobre 2017, les gestionnaires d’établissements recevant du public (ERP) doivent mettre à la disposition du public un registre public d’accessibilité.
Outre la liste des prestations proposées par l’établissement pour l’accessibilité des personnes handicapées, le registre doit contenir :
• la liste des pièces administratives et techniques relatives à l’accessibilité de l’établissement aux personnes handicapées ;
• la description des actions de formation des personnels chargés de l’accueil des personnes handicapées.
Un arrêté publié au Journal officiel du 22 avril 2017 précise le contenu et les modalités de diffusion et de mise à jour de ce registre, selon la catégorie et le type de l’établissement.
Les ERP situés dans un cadre bâti doivent être tels que toute personne handicapée puisse y accéder, y circuler et y recevoir les informations qui y sont diffusées, dans les parties ouvertes au public.
L’information simple à lire et à comprendre par le public doit être diffusée par des moyens adaptés aux différents handicaps.
Les gestionnaires d’ERP sont libres de choisir la forme du registre, sous version papier ou numérique.
Il est essentiel de bien mettre en place ces logiciels. Voyons les étapes clefs :
Etape 1 : avoir une équipe dédiée
Avant toute chose, il faut constituer une équipe dédiée qui pilotera le projet de A jusqu’à Z. L’installation d’un nouvel ERP est un long processus qui prend souvent plus d’un an. C’est un enjeu financier et opérationnel clef pour toute entreprise. Il sera très structurant pour le fonctionnement de la société. La qualité du groupe de travail est essentielle. Il devra représenter toutes les sphères de l’entreprise concernées par le projet. Les personnes devront pouvoir se consacrer à 100% au projet quand cela sera nécessaire. Il devra rendre compte directement au comité de direction du groupe.
Etape 2 : l’élaboration du cahier des charges
Sa première tâche sera l’élaboration du cahier des charges. Sa qualité est essentielle. C’est une évidence, mais malheureusement trop souvent oubliée. Le cahier des charges a une double fonction : la première c’est de vous permettre de définir clairement ce que vous voulez et comment vous le voulez. Vous définirez le champ de couverture du logiciel (comptabilité, production, logistique, trésorerie…) et ce qui restera en dehors de ce champ. Plus il sera précis, plus vous aurez réfléchi à vos modes de fonctionnement, plus vous aurez de chances qu’ils correspondent à vos besoins.
Les oublis ou les erreurs que vous ferez à ce stade, vous les retrouverez dans le produit que vous mettrez en place. Vous devrez vivre avec pendant toute la durée de vie du logiciel. Le cahier des charges est votre outil de communication avec les fournisseurs qui soumissionneront. Leurs réponses seront d’autant plus pertinentes qu’il a été élaboré avec soin et qu’il est compréhensible même pour des gens qui ne connaissent pas votre métier.
Etape 3 : bien choisir ses fournisseurs
Le choix des fournisseurs qui recevront votre cahier des charges est également important. Il faut qu’ils soient suffisamment nombreux pour que vous ayez un choix, mais pas trop nombreux, car cela vous prendra beaucoup trop de temps de dépouiller toutes les offres. Bien les choisir c’est avoir des fournisseurs qui vont travailler sur votre plateforme technologique. Ils seront capables d’adapter leur produit à vos besoins, pourront vous former, assurer la maintenance et le développement du logiciel pendant toute sa durée de vie.
L’élaboration des critères de choix qui constituera votre grille de lecture des réponses à votre appel d’offres est également très importante. Il s’agit de rendre votre sélection la plus objective possible. Bien entendu, le coût rentrera dans les critères, mais il peut y en avoir bien d’autres comme l’ergonomie, les engagements sur les délais, sur la formation …. A vous de les choisir, mais attention à ne pas en choisir trop, car cela revient à s’éparpiller et à ne pas réfléchir à ce qui est vraiment fondamental pour vous.
Etape 4 : la mise en place de l’ERP
L’ERP a été choisi. Il faut le mettre en place. Le rôle du groupe de travail est encore plus important. En effet, tous ces progiciels sont des enveloppes qu’il faut paramétrer au mieux pour correspondre à vos besoins. La qualité du paramétrage est essentielle. Elle doit être faite par des personnes comprenant parfaitement l’activité de la société tout en ayant la capacité à s’éloigner des modes de fonctionnement de l’entreprise. En effet, chaque progiciel a sa logique. Il faut la comprendre et travailler dans son cadre pour trouver la meilleure solution. L’approche peut être déroutante, mais elle va conditionner l’efficacité de l’outil. Vouloir à tout prix plaquer les modes de fonctionnement actuels sur le nouvel outil peut s’avérer très destructeur de valeur.
Etape 5 : la communication
La communication autour de la mise en place du logiciel est fondamentale. La mise en place d’un nouvel ERP est souvent une source d’angoisse pour beaucoup de gens. Nous sommes particulièrement en France, très conservateurs, et le changement nous fait souvent peur. Il est donc essentiel de bien communiquer pour à la fois recueillir toutes les informations nécessaires à la mise en place, mais également pour expliquer comment l’outil va fonctionner et le vendre en interne. La communication va s’appuyer sur des personnes relais au sein de l’entreprise. Il s’agit des super-utilisateurs. Ils ne font, en général pas partie de l’équipe projet, mais ce sont des utilisateurs qui connaîtront bien leur partie du logiciel. Ce sont donc des gens qui sont ouverts au changement, curieux et prêts à s’investir pour faire fonctionner le progiciel. Ils seront des ambassadeurs de votre nouvel ERP et faciliteront son adoption par la société.
Etape 6 : la formation
La formation au nouveau logiciel est également importante. Il ne fonctionne probablement pas du tout comme l’ancien. Vos équipes sont souvent perdues au départ. La formation va permettre à chacun de prendre ses repères, à se familiariser puis à travailler avec le nouvel outil. Cette formation d’abord assurée par le fournisseur sera petit à petit transférée aux super-utilisateurs. On voit ici que communication et formation sont fortement imbriquées et que leur objectif c’est de favoriser l’adoption du nouveau progiciel par les équipes et de faire en sorte qu’ils apprennent le plus rapidement possible à s’en servir.
Faites attention au turn-over
Votre nouvel ERP est maintenant en place. C’est très bien, mais ne croyez pas en avoir fini avec lui. Vous allez garder cet outil pendant de nombreuses années. Il faut qu’il continue à fonctionner de manière optimum pendant toute cette période. Mais vous allez faire face à un problème que rencontrent toutes les entreprises : le turnover. Dans 3 ans beaucoup des personnes qui auront mis en place le logiciel dans l’équipe projet ou comme super-utilisateurs auront changé de poste voire d’entreprise. La perte de savoir est importante, pourtant les bases du progiciel doivent être maintenues, sa logique doit être respectée. Le départ des « sachants » va rendre cela beaucoup plus compliqué.
Pour lutter contre cela, il existe deux moyens :
- La documentation : elle a dû être constituée tout au long de la mise en place du progiciel. Elle doit être maintenue par la suite. Il faut qu’elle soit disponible et que les nouvelles équipes soient à même de la comprendre, utiliser et mettre à jour
- Les équipes : cela concerne aussi bien les informaticiens que les super-utilisateurs. Il faut, dans toute la mesure du possible, avoir systématiquement un doublonnage. Le premier rôle d’un super-utilisateur est de former une deuxième personne qui pourra prendre le relais quand il sera absent ou parti. Le projet a été mis en place, mais l’équipe projet doit passer la main à un responsable de l’ERP qui sera chargé du fonctionnement de l’ERP, mais également de la maintenance de la documentation et du maintien du niveau de connaissance des équipes.
En conclusion
Mettre en place un nouvel ERP est un enjeu important pour une entreprise, à la fois sur le plan financier, mais également sur la qualité de son fonctionnement. C’est donc un enjeu stratégique. Il est essentiel de se donner tous les moyens pour réussir, à commencer par les moyens humains. La qualité du projet, c’est d’abord la qualité des hommes qui lui seront dédiés. Il faut également prendre conscience que même quand l’ERP a été mis en place, il est fondamental de s’assurer que la connaissance et la maîtrise du progiciel continueront à être assurées pendant toute sa durée de vie.
Article par Michel Pivot