L’emploi du temps d’un dirigeant demeure, c’est moins qu’on ne puisse le dire, bien rempli. Rendez-vous, discours, rapports, réunions… Un ensemble de missions à organiser et à classifier si l’on souhaite ne pas se laisser dépasser. Pour relever ce défi quotidien de taille, voici quelques astuces qui vous permettront d’aménager au mieux votre emploi du temps.
Un planning pour ne rien oublier
Vous avez une excellente mémoire et donc vous pensez que le planning vous l’avez à l’esprit et que vous n’allez rien oublier. Oui, mais avec toutes les émotions, les imprévus qui s’imbriquent les uns dans les autres, vous pouvez oublier un point essentiel. Les plannings restent indispensables pour tout entrepreneur qui souhaite optimiser au mieux son emploi du temps. Toutes les tâches se doivent d’être listées et répertoriées au fil de la semaine afin qu’aucune ne soit oubliée. Votre esprit s’en sentira d’autant plus apaisé, avec la sensation de maîtriser le déroulement de vos journées. Vous connaîtrez, à l’avance, l’ensemble des travaux que vous devez effectuer. Ainsi, prenez une heure de votre temps pour classer vos différents impératifs et rendez-vous dans votre agenda. Certains outils vous assurent de le perfectionner au mieux tels que aCalendar : l’application mobile pour consulter son agenda avec une vue mensuelle, hebdomadaire et journalière, et classifier ses rendez-vous et missions avec des légendes de couleurs.
Différencier l’urgent de l’important
Parmi l’ensemble de vos impératifs, distinguez ceux que vous qualifieriez « d’urgents » de ceux estimés « importants ». Privilégiez les matinées et les débuts de semaine, où vous demeurez plus productif, pour les missions les plus urgentes. Faîtes une nouvelle liste dans laquelle vous arbitrez vos priorités, que vous intégrerez au sein de votre emploi du temps. Un bon moyen de ne pas céder au stress et à la pression.
Prendre de l’avance : un réel avantage
À la fin de chacune de vos journées, prenez le temps de vous avancer pour le lendemain. Définissez, par exemple, les plans de vos rapports, classez vos factures si vous vous apprêtez à commencer votre comptabilité ou préparez le début d’un discours. La réalisation de ces quelques tâches vous fera débuter votre nouvelle journée avec la satisfaction de savoir que le travail est déjà entamé. Le système démontrant que, plus on s’habitue à prendre du retard, plus celui-ci s’accumule s’applique également à l’inverse. Plus vous acquerrez de l’avance, plus cette pratique deviendra une habitude, pour vous, et plus vous en profiterez. De quoi améliorer vos propres performances.
Intégrer les pauses dans son temps de travail
Cessez de voir les pauses comme une perte de temps ! Au contraire, ces dernières permettent un gain de productivité. Le cerveau ne peut assurer une concentration constante, qui diminue au fil de la journée. Inutile de forcer sur vos capacités à produire. Prenez plutôt une pause-café de cinq à dix minutes pour décompresser et recharger les batteries. Vous redémarrez plus productif et plus performant. En d’autres termes, elles peuvent vous faire, contrairement à certaines idées reçues, gagner du temps.
Les mails et les notifications : à consommer avec modération
Les boites mails et les notifications de téléphone représentent, elles, une perte de temps considérable pour de nombreux dirigeants, selon leur degré d’utilisation. Ces dernières ont la fâcheuse manie de vous interrompre dans vos missions et de couper le fil de votre concentration. Vous vous devez de rester disponible, certes, mais soyez-le à des heures précises : répartissez, au long de la journée, trois créneaux uniquement destinés à la consultation de vos mails et de vos notifications, par exemple. Une astuce simple et efficace pour moins venir perturber votre concentration.
Alterner les tâches au cours de la journée
S’il reste vrai que la concentration diminue au fil des heures, elle baisse également en fonction du temps passé sur une même tâche. N’hésitez donc pas à alterner ces dernières pour rebooster votre cerveau, qui, afin de s’adapter à une nouvelle mission, s’en trouvera plus alerte. Il vous est d’ailleurs sûrement déjà arrivé de passer des heures sur un dossier : le mettre de côté un moment pour avancer sur une autre tâche et le reprendre plus tard n’en sera que plus bénéfique pour votre productivité.
Le télétravail pour un dirigeant, une excellente manière de vous organiser
Il arrive, lors de certaines journées, que votre présence au sein de vos locaux ne soit pas indispensable. Travailler au sein de votre domicile quelques jours par semaine vous permet de mieux gérer votre temps de travail et de le concilier avec votre vie personnelle. Rester disponible pour communiquer avec vos salariés en cas de besoin reste, cependant, primordial. Attention à ne pas percevoir le télétravail comme une sorte de congé mais fixez-vous des heures précises de début et de fin, et essayez de les respecter pour ne pas vous pénaliser dans l’avancement de vos tâches.
Ne pas mettre de côté votre vie privée
L’aménagement de votre emploi du temps ne concerne pas seulement vos heures de travail. En tant qu’entrepreneur, vous avez tendance à négliger votre vie personnelle. Même si votre entreprise occupe une majeure partie de votre temps, il demeure important de garder quelques moments pour vos proches ou pour vos activités personnelles. Pour ce faire, placez, dans votre agenda, des plages horaires dédiées à des rendez-vous perso ou à une activité sportive ou créative, qui vous permettront de relâcher la pression. Les temps de repas doivent également avoir leur place: le soir, hors de question de manger devant son ordinateur en terminant votre dossier, sauf exception. Partagez plutôt ce moment avec vos proches afin d’en retirer bien-être et satisfaction personnelle.