Lorsque l’on entreprend, une chose est sûre : rien ne se passe jamais comme prévu. Par nature, vous aurez toujours des éléments qui échappent à votre contrôle et qui vous arrivent. Savoir gérer l’imprévu demeure un impondérable lorsque l’on crée ou dirige une entreprise. Zoom sur quelques bonnes pratiques pour mieux les prendre en compte.
Savoir gérer les imprévus émotionnellement
La première chose à savoir faire quand un imprévu arrive est de ne pas paniquer. Trop nombreux sont les entrepreneurs qui sont impactés émotionnellement par l’arrivée d’une nouvelle qui ne va pas dans le sens de leur projet. Si le pic d’adrénaline peut être salvateur notamment en cas de réelle urgence, il est très (trop) souvent contreproductif. Déjà parce que vous ne devez pas communiquer le stress à vos équipes et surtout pas leur faire payer quelque chose qu’ils ne maitrisent peut-être pas.
Savoir gérer les imprévus commence par ne pas tomber dans l’émotionnel lorsque vous avez une (mauvaise) nouvelle. Si vous êtes submergé, n’hésitez pas à vous demander si cette nouvelle est si terrible que cela. L’enjeu est de traiter le plus rationnellement l’imprévu et avec efficacité. Paniquer n’apporte rien si ce n’est une perte de temps supplémentaire.
Apprendre à vous réorganiser
Lorsqu’un imprévu arrive, il ne s’agit pas de tout laisser tomber pour le traiter forcément en priorité. Déjà, il faut vous intéresser au degré d’urgence de celui-ci. Le traitement peut parfois attendre plusieurs heures. Surtout, interrompre ce que vous êtes en train de faire peut s’avérer contreproductif notamment si vous êtes sur une tâche courte. Chaque tâche que vous reportez pour mettre l’imprévu en priorité peut perturber le bon déroulement d’autres projets.
Concrètement, n’hésitez pas à noter l’imprévu notamment s’il peut être traité par la suite. Vous pourrez très bien l’implanter dans votre to do list une fois que vous aurez terminé votre tâche en fonction de son urgence. Prévoir ainsi des moments pour traiter les imprévus dans votre journée demeure rarement un luxe et vous devez rapidement évaluer le temps que vous prendra la gestion de cet imprévu.
Déléguer, une solution parfois intelligente
Gérer l’imprévu soi-même représente souvent une perte de temps non négligeable. Pouvoir déléguer toutes les tâches demeure une solution efficace notamment pour ne pas trop perturber votre programme quotidien. N’hésitez pas à mettre en place pour chacune de vos fonctions une manière de gagner du temps même si elle entraîne un surcoût. Il s’agit parfois de rogner sa marge plutôt que de perturber votre emploi du temps, notamment si cela risque de mettre du retard sur l’ensemble de vos projets. A noter que chaque retard entraîne des requêtes supplémentaires qui peuvent rapidement finir par vous submerger.
Faire des réunions sur les imprévus
Cela peut paraître simple mais dans bon nombre de cas les imprévus sont prévisibles. Alors autant lister les plus récurrents pour déterminer les solutions que vous pouvez envisager en amont. Gérer l’imprévu vous évitera de vous pencher sur la question lorsque vous serez en plein rush. Vous pouvez gagner ainsi un temps considérable plutôt que vous retrouver dans une situation où vous devez être au four et au moulin. N’hésitez donc pas à les prévoir et parfois à mettre en place de solutions même si le problème n’est pas survenu. Avoir prévu en amont une difficulté de trésorerie ou un retard de paiement par exemple, vous permet parfois de le traiter facilement alors qu’il aurait pu complètement bloquer votre chaîne d’approvisionnement.