Un projet quel qu’il soit nécessité d’établir un programme de travail avec un retroplanning pour suivre une a une le déroulé et voir si il est possible de réaliser les tâches dans les délais prévus. Un programme de travail doit exposer les objectifs et les processus de réalisation d’un projet. Il s’avère destiné à améliorer la compréhension de ce dernier par toute votre équipe, ainsi qu’à vous aider dans l’organisation pour être plus efficace. Voici les étapes clés pour rédiger un programme de travail.
Identifiez l’objectif principal de votre programme de travail
Il existe différentes raisons qui peuvent vous pousser à réaliser un programme de travail. Pour qu’il soit bien réalisé, commencez par déterminer et écrire ce que vous souhaitez réaliser. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous risquez de vous éparpiller. Le programme de travail doit vous permettre d’identifier de façon claire et précise le projet sur lequel vous allez travailler au cours des prochains mois. Il peut s’élaborer suite à un examen des résultats ou pour le lancement d’un grand projet. Gardez bien en tête que ce dernier est généralement prévu pour une période de temps définie, par exemple 6 mois ou 1 an.
Commencez la rédaction d’une introduction et établissez le contexte
Un programme de travail ne vous est pas uniquement destiné. Pour le mettre en œuvre correctement, il faut que tout le monde puisse connaître les informations nécessaires à la bonne réalisation de son travail et dans le bon cadre. Commencez par rédiger une introduction (courte mais qui pose bien le sujet) et précisez le contexte de façon claire et précise. Il doit mettre en évidence les raisons qui vous ont incité à créer ce programme de travail et identifiez de façon claire les critères qui doivent être améliorés. Faites-vous comprendre par tous !
Déterminez les objectifs
Bien poser sur le papier les objectifs que vous souhaitez atteindre demeure primordial. Ils doivent être précis afin de n’omettre aucun détail. Une autre règle reste tout de même à respecter : le réalisme. Les objectifs ne doivent pas être irréalisables, sinon ils ne servent à rien et risquent de décourager vos équipes. Il reste possible que vous soyez face à des objectifs qui changent dans le temps. Dans cette situation, il convient de les classer en trois catégories : à court terme, à moyen terme ainsi qu’à long terme. Ces derniers ne seront pas les mêmes en fonction de leur compartiment. N’oubliez pas de prendre cet aspect en compte !
Posséder des objectifs reste nécessaire, mais il faut malgré tout que ces derniers restent logiques et intelligents. Dans le cas contraire, ils s’avéreront inutiles. La solution ? Vérifier qu’ils répondent à certains critères. Assurez-vous dans un premier temps que votre programme est spécifique. Précisez bien la cible et les mesures prises pour l’atteindre. Vérifiez ensuite que ce travail peut se mesurer. Pourrez-vous obtenir des chiffres plus tard ? Quels sont ceux qui sont pertinents ?
Dernière chose, vérifiez que les procédures employées permettent bien de réaliser les objectifs et qu’ils ne sont pas superflus. N’hésitez pas à donner une date limite à laquelle vous donnerez les résultats obtenus.
Prévoyez vos ressources
Préparez une liste précisant toutes les ressources dont vous aurez besoin. Vous avez tendance à être tête en l’air ? N’oubliez surtout pas cette étape ! Les ressources nécessaires varient en fonction de votre programme de travail. Parmi les éléments à lister, vous pouvez trouver le budget, les besoins en personnel ou encore les intervenants extérieurs dont vous aurez besoin. Mettez-y tout ce qui vous sera utile. Vous gardez la possibilité de plus ou moins le détailler, à votre guise !
N’oubliez pas les contraintes
Lors de la mise en œuvre d’un programme de travail, vous rencontrez forcément des contraintes. Essayez de prévoir à l’avance les différents obstacles auxquels vous risquez de faire face. Prenez bien le temps de tout prendre en compte pour que rien ne vous échappe. Un simple manque de temps peut entraîner des répercussions. Voyez bien à l’avance avec ceux qui s’avèrent concernés par le programme qu’il n’y aura aucun problème d’emploi du temps. N’omettez aucune possibilité !
Mettez en place des responsables
La responsabilité vous appartient, mais vous ne pouvez pas être partout et tout faire ! Pour chaque équipe qui fera partie du programme, nommez un responsable. Il veillera à la bonne réalisation d’un objectif dans le temps imparti, et vous déchargera d’une partie de travail. Choisissez une personne en qui vous avez toute confiance et dont les capacités ne restent plus à prouver. La responsabilité demeure un élément essentiel dans un programme de travail !
Établissez la stratégie
Une fois toutes ces étapes bien réalisées, il ne vous reste plus qu’à mettre en place une stratégie. Prenez tout en compte et définissez l’utilisation de vos ressources pour atteindre votre objectif ! Vous devez établir un plan d’action précis, aussi bien général qu’individualisé. Pensez à utiliser un logiciel de gestion de projet ou un calendrier pour vous aider.
La mise en place d’un programme de travail nécessite une préparation minutieuse. Il demeure nécessaire de le fabriquer étape par étape. A vous de faire le vôtre !