Selon le Digital Transformation Index 2020 de Dell Technologies, 71 % des entreprises françaises ont accéléré leurs programmes de transformation numérique. La crise sanitaire et son corollaire le confinement les a conduites à remplacer les postes fixes par des ordinateurs portables équipés d’outils collaboratifs et de visio-conférences. La dématérialisation des échanges est devenue un incontournable au sein des entreprises. Celles-ci ont été obligées de généraliser le télétravail sans l’avoir anticipé. Des mesures gouvernementales ont été mises en place pour soutenir les entreprises dans leur travail de digitalisation des RH et de passage au tout-numérique.
Numériser les documents
La digitalisation ne s’improvise pas ! La digitalisation au sein des ressources humaines permet de gagner un temps considérable. Cependant, il faut le reconnaître une fois que celle-ci est déjà bien avancée. Mais là où le bât blesse est qu’il s’agit de numériser tous les documents pour ne plus s’encombrer de tonnes de papiers au quotidien et respecter la nature. Ce travail se révèle une action fort chronophage. Certes, la numérisation offre l’opportunité de créer une base de données qui peut être utilisée pour d’autres besoins.
Et cela s’avère un réel gain de temps pour les services qui peuvent réaliser des études internes. Si la digitalisation permet de gagner du temps pour les RH c’est aussi une pratique écologique. Les entreprises se positionnent dans une transition RSE (Responsabilité Sociale des entreprises). En effet, le fait de ne plus imprimer de nombreuses pages très régulièrement contribue à une politique écologique. Il vaut mieux numériser les documents et les diffuser par mails. Non seulement vous gagnerez du temps et de l’argent, mais vous serez aussi plus respectueux de la planète.
Recruter des experts ou des prestataires spécialistes de la digitalisation
La digitalisation nécessite d’avoir des experts digitaux que l’on peut trouver au sein de l’entreprise ou qu’il faudra embaucher pour mener la stratégie de transformation digitale.
Créer une culture digitale au sein de l’entreprise
Il s’agira de déterminer avec précision les différents services touchés par la transformation, et les y préparer. Des équipes auront sans doute besoin de fusionner, ou de communiquer, pour accueillir de nouvelles procédures de travail basées sur le digital.
La culture d’entreprise doit être repensée et remodelée en fonction de la digitalisation à venir. Notamment en termes de compétences et de procédures. Les outils à employer, les bonnes pratiques, les habitudes d’échange et de relation des collaborateurs vont changer de façon significative. La culture d’entreprise doit être progressivement changée pour s’adapter à cette nouvelle technologie, aux applications et aux logiciels adoptés. Mais aussi pour faire place à une nouvelle organisation du travail qui intègre ces éléments.
Adapter l’organigramme à la digitalisation
Un nouvel organigramme va s’imposer. Il va donc falloir mettre en place et adopter de nouveaux processus. Les fiches métiers appropriées doivent être rédigées, afin que les postes évoluent officiellement vers une forme adéquate. Il faut identifier et mettre en place des KPI (Key Performance Indicator) qui permettront de jauger les avancées de la transformation et la qualité de son implémentation dans l’entreprise.
Enfin, il faut s’assurer au fur et à mesure que les changements liés à la digitalisation sont bien intégrés et acceptés par les collaborateurs et le management de l’entreprise.
Un point positif : les nouveaux embauchés sont plus aisément intégrés dans l’entreprise grâce à la digitalisation des processus et des outils. Ceux-ci leur permettent par exemple d’avoir les informations nécessaires à leur intégration à portée de clics mais aussi avoir une information actualisée.
Accompagner la transformation numérique de l’entreprise avec les bons outils
Choisir les bons outils pour procéder à la transformation numérique d’une entreprise, c’est essentiel. Il faut donc prendre le temps de tester différents logiciels et applications, différents matériels, avant de les adopter définitivement. Il faut que leurs caractéristiques offrent les meilleures solutions aux besoins de l’entreprise en matière de développement, de gestion et d’expérience clients. Afin de ne rien oublier, il faut axer la transformation sur les trois pôles suivants :
- les mobiles
- le cloud
- les réseaux sociaux.