La gestion d’une entreprise c’est entre autres la maîtrise de sa comptabilité. Certes, si votre compétence s’avère d’être expert en communication, celle-ci ne vous paraîtra pas essentielle. Mais tout entrepreneur sait que pour diriger ses équipes, il lui sera nécessaire d’acquérir des données pour répondre aux différents besoins de l’entreprise et des services. Confier votre comptabilité à un professionnel constitue à n’en pas douter un choix judicieux. Mais vous devez maîtriser des notions clés en qualité d’entrepreneur. En effet confier à un professionnel certes la gestion de votre entreprise sans aucun pouvoir de contrôle par manque de connaissance peut se révéler dangereux pour la pérennité de votre entreprise. Voici quelques notions qui vous permettront de rester vigilant comme le seuil de rentabilité, également nommé « point mort », du fonds de roulement et du besoin en fonds de roulement.
Le « point mort » (ou seuil de rentabilité)
Si vous avez constitué un business plan selon les règles de l’art, vous avez forcément calculé votre seuil de rentabilité (ou point mort). Jusqu’à ce que vous ayez atteint ce seuil de rentabilité, votre activité naissante générera des pertes de démarrage.
Il existe une équation assez basique qui vous aidera à connaître l’état de votre trésorerie :
Trésorerie = Fonds de Roulement (FR) – Besoin en Fonds de Roulement (BFR)
Le fonds de roulement (FR)
Par fonds de roulement, l’on entend les capitaux de l’entreprise qui ne contribuent pas au financement des actifs immobilisés et demeurent disponibles pour le financement du fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Fonds de roulement = (capitaux propres + emprunts à terme) – dépenses d’investissement
Comme en témoigne cette formule, si le fonds de roulement ne suffit pas à financer votre activité de manière correcte, vous devrez faire face à des problèmes de trésorerie.
Le besoin en fonds de roulement (BFR)
Donnée mouvante qui évolue au gré de la vie de l’entreprise, le besoin en fonds de roulement (BFR) désigne en fait le décalage de trésorerie qui résulte de l’activité courante de l’entreprise. En effet, l’entreprise doit pendant son cycle de production réaliser certaines dépenses qui ne seront couvertes qu’à l’occasion de l’encaissement des ventes ou des prestations.
Pour calculer le BFR, l’on utilise l’équation suivante :
Besoin en fonds de roulement = stocks + créances clients – dettes fournisseurs
Dans cette formule, l’expression créances clients renvoie, en cas de délais de règlement, à l’argent que vos clients vous doivent après livraison. Il se peut aussi que vos fournisseurs consentent un délai pour le paiement de vos factures. L’on parle alors de dettes fournisseurs. Le BFR correspond ainsi à cet argent investi au quotidien dans le fonctionnement de votre entreprise.
Au moment de créer votre entreprise, vous avez sans doute prévu les financements – capitaux permanents et autres investissements – destinés à couvrir ce besoin en fonds de roulement. Normalement, la confiance aidant, votre banque devrait accepter de financer pour partie le BFR de votre entreprise en accordant des crédits d’exploitation.
Deux cas de figure périlleux :
À noter un cas de figure assez périlleux : votre entreprise enregistre une hausse trop brutale de son activité entraînant une forte augmentation du besoin en fonds de roulement au point qu’il devient supérieur au fonds de roulement et plonge votre trésorerie dans le rouge.• Soit votre banque assume ce manque de trésorerie,
• Soit votre entreprise ne peut honorer ses engagements et risque alors de tomber en cessation de paiement
Il se peut que dans certains cas, vous n’ayez pas de besoins en fonds de roulement
Limiter les frais
Au démarrage et encore plus dans le développement d’une entreprise, il est primordial de veiller à limiter les frais. Les dépenses doivent toujours être subordonnées au dégagement de bénéfices à moins qu’elles ne soient vraiment indispensables à votre activité naissante. Ainsi, si vous démarrez seul, la jouissance de locaux professionnels peut s’avérer tout à fait inutile. Dans le cas contraire, n’hésitez pas à solliciter les pépinières d’entreprise qui devraient vous permettre d’obtenir des locaux à un tarif avantageux.
Surveiller les postes « clients » et « fournisseurs »
Voici une série de conseils simples à respecter :
- Veillez à facturer le plus rapidement possible. À noter que la facturation peut parfois être tributaire d’une organisation interne inefficace générant des « crédits invisibles », source de décalages dans la trésorerie.
- Assurez-vous à l’aide d’un échéancier du suivi efficace des règlements pour relancer vos clients les plus oublieux.
- Faites respecter les délais de règlement offerts à vos clients. Rien n’interdit d’accorder des délais supplémentaires mais il convient au préalable d’en déterminer le coût et l’impact sur votre trésorerie. Car le besoin en fonds de roulement dépend de l’importance des délais-clients accordés.
- Selon la nature de votre activité, restez à l’écoute du secteur pour éviter impayés et ruptures d’approvisionnement en vous tenant informé de la santé financière de vos gros clients et de vos fournisseurs stratégiques.
- N’hésitez pas à contrôler les délais de livraison des fournisseurs, et pour plus de sûreté, essayez de diversifier vos sources d’approvisionnement.
Surveiller les investissements
En période de croissance, il vous appartient de surveiller et maîtriser vos équipements ainsi que le BFR. Ainsi, gardez-vous de céder aux sirènes des bonnes affaires qui, trop ambitieuses pour une activité naissante, pourraient compromettre la pérennité de votre entreprise. Dans le même esprit, il est fortement déconseillé d’anticiper des investissements futurs, ce qui pourrait alourdir le compte de résultat par des charges fixes.
Avoir une bonne connaissance de ses prix de revient
Différents périls vous guettent si vous ne prêtez pas attention à l’ensemble de vos coûts : la vente à perte en raison d’un prix fixé insuffisant, passer à côté d’une détérioration éventuelle de la santé financière de la société, ne pas chercher à réduire ces coûts, … Autant de risques à éviter grâce à une connaissance des différents coûts générés par votre activité. Un fois ce savoir acquis, il sera alors possible d’agir pour les réduire.
Contrôler la qualité
Touchant à la production des biens ou des services ainsi qu’aux produits, achetés ou sous-traités, que l’on retrouvera in fine dans votre produit, le contrôle de la qualité est une donnée importante de la gestion qui doit absolument avoir été évoquée auprès de vos salariés éventuels. En effet, c’est l’image de votre entreprise donnée au départ à vos interlocuteurs qui les marquera tout au long de vos rapports. C’est le plus souvent cette image qui conditionne l’octroi de leur confiance et, s’il arrivait qu’elle soit écornée, il ne serait pas aisé de reconquérir cette confiance.
Surveiller les stocks
En premier lieu, cela impose de définir son niveau de stocks optimum. Pourquoi ? D’une part, cela évite de produire des stocks superflus ainsi qu’une charge financière injustifiée et, d’autre part, cela permet de vendre sans ruptures de stocks et retards dans la livraison de vos clients. Il vous appartient donc de contrôler vos stocks de manière régulière. À cette fin, vous pouvez recourir à un inventaire physique, obligation annuelle à la date de clôture des bilans qui demande de vérifier in situ les quantités. Mais, vous devriez aussi procéder à une surveillance des stocks par un inventaire comptable établi grâce au fichier stock. Souvent, un nouvel entrepreneur souhaitera acheter en quantité plus importante que ses besoins pour obtenir un prix d’achat réduit à l’unité. A priori bienvenue, cette idée pourrait s’avérer préjudiciable. Ce « sur-stockage » pourrait en effet augmenter les risques de stock inutilisable, le BFR, occasionner des problèmes de place ….