Les réunions qu’on le veuille ou non sont indispensables à la vie de l’entreprise. Comment réaliser des réunions performantes ? Focus sur quelques idées à prendre en compte.
Bien sélectionner les participants de chaque réunion
Interrogez-vous sur le choix des participants : les participants sont-ils réellement et directement concernés par le sujet ? Est-ce qu’il serait plus efficace que l’information ou les décisions leur soient transmises par un compte rendu envoyé par e-mail ? Évitez de faire perdre du temps à des personnes qui n’ont pas impérativement besoin d’assister à la réunion. Quel est l’objectif de leur présence à cette réunion ? Quelle valeur apporte-t-il ?
Mettre en place des indicateurs
N’hésitez pas à mettre en place des indicateurs qui peuvent être par pôle d’activité ou métier mais également pour l’ensemble de l’entreprise. Vous pouvez ainsi dire que votre objectif est d’atteindre X chiffres d’affaires ce mois-ci, de mettre en place un projet. Mais surtout présentez l’ensemble de votre entreprise afin de mettre en exergue l’influence de tous les pôles sur l’atteinte du résultat. Certaines entreprises n’hésitent pas à évaluer l’impact de chaque service sur la performance globale de l’entreprise et à retransmettre toutes les données en direct lors de conférences. Vous pouvez ainsi mettre en valeur la contribution de tous vos services à l’objectif final. C’est une manière d’exprimer votre reconnaissance et de stimuler vos collaborateurs.
Cerner la motivation de vos collaborateurs
Il n’est sûrement pas inutile de vous le répéter mais vous devez comprendre ce qui anime chacun. Tout le monde n’aime pas son travail pour la même raison et l’argent ne représente pas toujours la solution pour motiver tout le monde. Vous devez vous intéresser à chaque personne et à ses objectifs personnels. Vous devez les accompagner au maximum dans la réalisation de ceux-ci si vous le pouvez. Un collaborateur qui veut par exemple évoluer en compétences ? Formez-le afin qu’il atteigne son objectif ! Un collaborateur qui souhaite se diversifier et participer à un projet, suscitez ses idées et ne portez pas de jugement sans l’avoir écouté.
Être à l’écoute de tous
Vous ne pourrez pas tout le temps être accessible mais il faudra montrer que vous êtes disponible. Vous êtes, vous aussi, un maillon de l’entreprise et chaque personne est importante. Montrez que vous accordez du temps à tous et que l’on peut vous parler librement. Ce n’est pas en vous enfermant tout le temps dans votre bureau que vous pourrez montrer la considération que vous avez pour chacun ou que vous restiez entouré en permanence de votre équipe de direction que vous pourrez connaître vos équipes.
Rédiger un compte rendu sous forme synoptique
Le compte rendu synoptique propose une vision d’ensemble d’une situation : des faits et des actions à mener. Il permet de visualiser rapidement l’ensemble d’une réunion. Il demande l’utilisation d’un vocabulaire précis pour éviter les interprétations. Celui-ci retranscrit environ 20 % des propos émis et se présente sous la forme d’un tableau de 3 à 4 colonnes maximum. Il devrait être rédigé comme suit :
- soit en français courant : phrases courtes ;
- soit en français prise de notes (noms et verbes à l’infinitif porteurs des idées).
Le compte rendu synoptique suit un plan thématique. Les thèmes abordés, lors d’une réunion, peuvent être retranscrits selon leur ordre d’importance et non selon leur chronologie. Cependant, dans les réunions, où le sujet est d’analyser un problème, on utilisera de préférence un plan analytique selon la logique suivante : constat, causes, conséquences, objections éventuelles, limites et solutions.
Les titres de chaque partie :
- captent l’attention du lecteur ;
- structurent le compte rendu ;
- permettent une lecture rapide et sélective.