Pour optimiser le plus possible votre temps, vous devez apprendre à bien vous organiser. Vos journées ne doivent pas se décider le matin même en arrivant au bureau. Connaître au préalable ce qui vous attend vous permet d’éviter le plus possible de composer avec l’imprévu. Prenez le temps nécessaire à la mise en place de votre emploi du temps. Voici 6 conseils pour bien vous organiser.
L’organisation ne se limite pas à un planning à respecter à la lettre. Elle doit inclure les imprévus et donc permettre d’avoir la capacité de s’y adapter. Ainsi, les absences, les grèves, les ruptures de stock… et tout ce que nous ont appris les différentes crises depuis 5 ans, nous obligent à devenir flexibles et encore davantage organisés.
1/ Planifier les activités
Vous ne pouvez pas réussir à conserver tous vos rendez-vous et autres activités en mémoire. Tout planifier dans un agenda peut vous faciliter grandement la vie. Il s’agit même d’un point indispensable qui réduira votre stress. Laissez le moins de place possible à l’imprévu pour maîtriser totalement vos journées. Ne vous contentez pas de prévoir uniquement la journée qui arrive. Planifiez les différents moments de la semaine voire du mois pour conserver une vision à long terme de ce qui vous attend. En optant pour une telle durée, vous garderez la possibilité de modifier ou d’aménager votre emploi du temps comme vous le désirez. Profitez-en également pour inclure des moments de loisir et des moments pour gérer les imprévus. L’occasion idéale pour allier vos différentes activités, et le tout, sans aucune pression !
2/ Prévoir des ajustements
Prévoir à l’avance vos journées vous offre une possibilité que vous n’auriez pas si vous ne le faisiez pas : pouvoir ajuster votre emploi du temps de façon efficace. Organisez chaque semaine un bilan de ce que vous avez fait pour vérifier l’avancée de vos projets, ou encore la bonne tenue de vos rendez-vous. Vous pourrez alors prévoir les changements nécessaires. Un autre bénéfice s’offre à vous grâce à cette organisation : finaliser le planning de la semaine qui arrive avant le week-end vous permet de profiter pleinement de vos jours de repos. Pour optimiser au maximum votre agenda, demandez-vous quelles sont les raisons qui vous ont poussé à changer votre emploi du temps afin de pallier ce type de situation à l’avenir. Devenez prévoyant !
3/ Etablir des priorités
Vous devez accepter que vous ne réussirez pas forcément à tout faire dans la journée. Pour rester le plus efficace possible, établissez des priorités. Lorsque vous réalisez votre agenda, pensez toujours à réaliser cette étape au préalable pour ne pas les oublier. N’hésitez pas à rendre bien plus visible ce qui demeure prioritaire dans votre planning. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez à devoir vous en occuper à la dernière minute, le tout, accompagné d’une montée d’adrénaline et d’une diminution de la qualité de votre travail. Prévoyez toujours un délai un peu plus large pour la réalisation de ces tâches afin de pallier n’importe quelle sorte d’imprévu.
4/ Aménager des plages de disponibilité
Pour rester organisé toute la journée, il vous faut penser à chaque détail. Que pouvez-vous prévoir de plus ? Pour éviter de vous faire déranger toutes les minutes, prévoyez d’établir des plages horaires libres. Communiquez-les à tous vos salariés afin que ces derniers ne vous dérangent pas en dehors des périodes prévues à cet effet. Mettez-les à des moments stratégiques. Rappelez-vous que votre concentration ne peut pas demeurer optimale toute la journée. Trouvez les instants où votre efficacité diminue de façon conséquente pour placer les créneaux horaires où l’on peut vous déranger. Pour obtenir de l’ordre même durant cette période, n’hésitez pas à instaurer un système pour réserver un rendez-vous à l’avance. Vous pourrez ainsi prendre plus de temps pour préparer la rencontre. Organisez-vous en toutes circonstances !
5/ Ne pas organiser trop de réunions
Organiser des réunions demeure nécessaire pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Il ne faut tout de même pas en prévoir trop. Elles peuvent vite tourner à la réunionite et représenter une perte de temps. L’organisation peut devenir plus difficile si le nombre de réunions est trop important. Une diminution de la motivation des participants peut également se faire ressentir. Prévoyez un rassemblement uniquement quand la situation le demande et de façon à pouvoir tout préparer. Avant de mettre en place quoi que ce soit, demandez-vous si le message que vous souhaitez faire passer peut se faire à l’aide d’un simple mail ou d’un mémo. Si cela s’avère suffisant, ne perdez pas de temps dans une réunion inutile. Interrogez-vous à chaque fois sur son utilité.
6/ Eviter de trop parler
Peu importe la situation dans laquelle vous vous trouvez, lorsque vous faites face à des interlocuteurs, ne perdez pas de temps inutilement en vous attardant dans la discussion. Vous risquez de sortir de votre emploi du temps et de ne pas respecter le temps alloué à ce moment. Contentez-vous d’aller uniquement à l’essentiel. Ne monopolisez pas non plus le temps de parole. De cette façon, vous ferez preuve de respect envers les personnes présentes, et vous leur laisserez plus de temps pour s’exprimer et partager leur avis. Cherchez toujours le moyen le plus rapide de transmettre votre message et de prendre l’opinion des autres. Votre agenda ne se modifiera plus à cause de discours interminables. Devenez un maître en la matière !
Dans la vie d’un entrepreneur, une des clés de la réussite demeure dans l’organisation. Garder une maîtrise totale sur votre temps vous permet de ne pas vous laisser surprendre par des imprévus et de ne laisser aucune place au stress. Prévoyez toutes vos activités futures avec soin. Profitez-en également pour tenter d’harmoniser au mieux votre vie professionnelle et privée. Ajoutez dans votre emploi du temps des activités personnelles pour bâtir vos journées autour et accorder-vous des moments. Vous pourrez ainsi conserver votre efficacité. A vos agendas !