L’ère de la technologie a donné naissance à la dématérialisation des factures. Plus de 2 milliards de factures sont rédigés annuellement en France. Le traitement de chacune d’entre elles est estimé à 17 euros par traitement, et cela fait intégralement partie des dépenses obligatoires d’une entreprise. Pour plus d’éco-responsabilité et de facilité de gestion, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation des factures. Elles sont incitées par l’état à changer leurs habitudes !
C’est quoi la dématérialisation des factures ?
À la différence des factures sur support papier, les factures dématérialisées se font par télétransmission. Plus simple et adaptée aux nouvelles ressources logistiques, la dématérialisation des factures permet de faciliter l’échange de facture entre deux partenaires. Il existe actuellement deux types de dématérialisation possible dans le pays. Le premier est l’EDI (Échange de Donnée Informatisé). Il s’effectue par fichier structuré et ce procédé peut être interprété automatiquement à l’aide d’un programme informatique. Le second est la transmission des factures de façon électronique (par mail) qui demeurent fiables grâce à la mise en place de la signature électronique.
Attention !
Il faut pouvoir garantir l’authenticité de l’émetteur du document, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu et donc le contenu de la facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier !
Pourquoi aller vers la dématérialisation ?
De plus en plus d’entreprises utilisent la dématérialisation pour faciliter leurs calculs. Ce genre de procédé permet de gagner un temps considérable. C’est ce qui motive la plupart des sociétés à entreprendre la dématérialisation de leurs factures. En ce qui concerne les factures entrantes d’une entreprise, la dématérialisation permet de les traiter automatiquement, ce qui permet une réduction drastique des coûts. En ce qui concerne les factures sortantes, le processus de dématérialisation offre l’opportunité de répondre à une requête provenant des gros clients. Sans oublier, là aussi, la réduction des coûts concernant leur établissement.
En résumé, quelques avantages de la dématérialisation de factures
• Des gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Le coût d’une facture papier s’élève en moyenne à 17 €, le coût d’une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 4 € (source : prestataires).
• Des gains de productivité : une solution de dématérialisation intégrée qui fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance (pour l’envoi, la certification, et l’archivage) évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée.
• Un archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, sur demande de l’administration fiscal ou du client.
• La réduction des délais de transmission des documents (encaissement plus rapide).
• L’intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation (SAP).
• Les factures électroniques ont une valeur probante/irréfutable (dans la mesure où législation stricte qui les encadre est respectée).
Qu’en est-il de l’archivage ?
L’archivage électronique simplifie la tâche pour les entreprises. Contrairement aux factures classiques, tous les documents dématérialisés sont répertoriés électroniquement. Ce procédé facilite la recherche immédiate d’une facture en cas de besoin. Pour ce qui est de sa transmission dans le répertoire d’archives, il se fait rapidement et automatiquement. Il est également envisageable de l’intégrer avec les progiciels et les logiciels de facturation. Sans oublier sa possibilité de consultation via mobile. Dans tous les cas, l’archivage est obligatoire, donc autant aller vers l’archivage électronique, plus simple et sans doute plus efficace
Comment conserver ses factures électroniques ?
Depuis le 22 mars 2017, la loi autorise les entreprises à archiver (pour une durée minimum de 6 ans) toutes leurs factures au format numérique, y compris celles éditées sous la forme originelle du papier. Mais il est impératif de respecter certaines conditions pour garantir que la numérisation a été faite à l’identique : les couleurs du document doivent être identiques, l’image ne doit pas être retouchée, le fichier doit être conservé sous format PDF et un système doit permettre d’horodater et de sécuriser son contenu. Le fichier peut être compressé à condition de n’entrainer aucune perte de données.
Selon les directives données par le gouvernement :
– L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation
Pour garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
– d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– d’une empreinte numérique ;
– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
Ou
-de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. »
Où en est la fiscalité en termes de dématérialisation ?
Dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique, toutes les entreprises françaises devront éditer des factures numériques afin d’adresser leurs demandes de paiement pour des contrats conclus par l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.
La facturation électronique a notamment pour objectif de réduire l’impact écologique et les coûts engendrés par l’impression, et d’améliorer la régularité des paiements.
L’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 a prévu un passage progressif à la facturation électronique pour les entreprises :
- dès le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
- le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
- le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprise (10 à 250 salariés)
- le 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés)
Créé par l’Agence pour l’informatique de l’Etat, Chorus Pro est le portail spécifiquement développé pour la facturation électronique à l’ensemble de la sphère publique. Le site d’information de Chorus Pro, et notamment sa rubrique documentation, précise le dispositif de la facturation électronique.
L’État a accéléré la généralisation de l’envoi électronique des déclarations et des paiements fiscaux professionnels. L’entreprise ne peut aujourd’hui plus se soustraire.
Ainsi,
– déposer vos déclarations de résultats (BA RSI, BIC RSI, IS RSI et BNC, BIC RN, IS RN et BA RN)
– payer votre impôt sur les sociétés, l’utilisation de la téléprocédure est obligatoire.
– déposer une demande de remboursement de crédit de TVA, déclarer la TVA sur les services électroniques due dans les autres États membres de l’Union européenne (UE)
– déposer une demande de remboursement de TVA dans l’UE. Le dépôt de la déclaration de CVAE, son paiement ou le paiement de la CFE aussi…
doivent être effectués sous forme électronique.
En France dématérialiser des factures est considéré comme règlementaire. Chaque document émanant de la dématérialisation doit être stocké intégralement. D’après l’article 289 b du CGI, les entreprises sont autorisées à échanger des données informatisées via dématérialisation des factures. L’article 289 V du CGI stipule également que la dématérialisation sous format PDF est acceptable aux yeux de la loi. En somme, les documents émanant d’un processus de dématérialisation sont à part entière conformes et légaux.
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