Externaliser du fait des nouveaux moyens de communication est devenu un jeu d’enfant car les relations sont simplifiées mais pourtant internaliser possède une valeur ajoutée incontestable. De nature très complexe, la décision d’externaliser ou non relève d’un véritable enjeu stratégique, d’un engagement sur le long terme qui peut avoir des conséquences irréversibles pour les entreprises. L’externalisation concerne aujourd’hui tous les pans d’activité, qu’il s’agisse d’un métier ou d’un service entier : comptabilité, RH, informatique, relation commerciale, logistique, production… Si de nombreuses organisations ont pris cette direction dans les années 90, beaucoup en sont néanmoins revenues en ré-internalisant certaines fonctions. Quels critères prendre en compte pour opérer son choix ?
La compétence et la ressource
La compétence est une des raisons principales d’externalisation dans les TPE et PME, sur les fonctions comme celles liées à la comptabilité, la paie ou encore le recrutement par exemple, qui ont la particularité de représenter un risque important. Perte de temps et erreurs, les conséquences peuvent engendrer des sanctions financières voire engager la responsabilité et la survie de l’entreprise. Ainsi, les entreprises préfèrent s’appuyer sur des professionnels détenteurs des connaissances afférentes à leur domaine de compétences, et ce dans un cadre où des règles de confidentialité ont été fixées. Cette notion de compétence est souvent associée à celles du recentrage sur le cœur de métier et du temps disponible, celles-ci étant aussi des critères de choix vers l’externalisation.
Un autre facteur de décision concerne ensuite la ressource, puisque certaines activités nécessitent d’être dotées de certains outils particuliers, dont il faut avoir la maîtrise et les capacités de maintenance ou d’actualisation. L’exemple se vérifie pour la gestion de la comptabilité et de la paie qui imposent de disposer de logiciels adaptés. En optant pour cette solution, les dirigeants souhaitent donc éviter des investissements en bénéficiant de la ressource du prestataire.
La rentabilité et la flexibilité
Comme autre argument imparable, les entreprises s’appuient sur la rentabilité. Dans ce cadre, de nombreuses décisions d’externalisation ont conduit à des délocalisations vers des pays où la main-d’œuvre est meilleure marché. Elles adoptent également cette solution en appréciant le rapport entre le volume et le coût de chaque tâche annexe, comme pour la gestion des envois postaux ou des newsletters par exemple. Selon l’analyse, il s’avère en effet plus rentable de faire appel à un acteur externe spécialisé. Celui-ci, dont c’est l’activité première, peut réaliser des économies d’échelle lui permettant de proposer des tarifs avantageux à ses clients.
Les besoins de flexibilité, notamment en périodes de pics d’activité, peuvent ensuite être invoqués pour être capable de s’adapter rapidement.
Les limites de l’externalisation
Une fois passée l’effet de mode et les premiers conflits, dont certains sont allés jusqu’au procès, des entreprises ont finalement décidé de ré-internaliser certaines fonctions, au regard de deux inconvénients majeurs.
La première limite à l’externalisation concerne la perte d’identité et d’indépendance. En passant par un prestataire, les entreprises perdent indéniablement en ressource et en expertise, dans un contexte neutre ne tenant pas forcément compte de leurs spécificités.
La seconde s’attache à la qualité de la réalisation du travail. En effet, les clients n’ont finalement pas de véritables garanties relatives au respect des conditions d’exécution de la prestation, même si celles-ci sont contractuelles, en termes de délais, de consignes éventuelles, de cas particuliers, de confidentialité, et de sécurité des données.
La solution intermédiaire
L’externalisation relève donc d’un choix propre à chaque entreprise, selon sa taille, ses besoins, son organisation, son dirigeant… Aussi, s’offrent à elles d’autres alternatives intermédiaires. Elles peuvent ainsi envisager de faire appel à un Centre de Services Partagés (CSP) ou de mettre en place un contrat à mi-chemin entre l’interne et l’externe où le prestataire assure notamment formation, mise à jour et aide technique.