Stagiaire : un recrutement à ne jamais prendre à la légère

Besoin d’un coup de main pour honorer une grosse commande, un important contrat ou gérer tout simplement les affaires courantes ? Et si vous faisiez appel à un stagiaire pour vous délester de certaines tâches. Mais attention,  la législation est aujourd’hui très stricte et vous ne pouvez pas agir à votre guise.

Si n’importe quelle entreprise peut accueillir un stagiaire, cela n’est pas possible pour tout et n’importe quoi. Ainsi, le législateur précise qu’une convention de stage ne peut pas être signée pour :

• Remplacer un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail a été suspendu,
• Assurer les fonctions d’un emploi permanent,
• Pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité (c’est alors vers l’intérim ou l’emploi en CCD qu’il faudra se tourner),
• Pour occuper un emploi saisonnier.

Pour quoi embaucher un stagiaire alors ? La plupart des entreprises n’étant pas philanthrope, il est évident que le recrutement d’un stagiaire correspond à un besoin réel et permet de pallier un manque (récurrent ou non) dans l’effectif de l’entreprise.

6 questions à se poser avant de recruter

Voilà pourquoi un stagiaire ne se recrute pas n’importe comment et qu’une véritable stratégie mérite d’être mise en place. Il faut, en effet, prendre le temps de se poser les bonnes questions, même si les « besoins » sont clairement identifiés :

• Avez-vous de quoi l’accueillir dans de bonnes conditions ? Le bon déroulement du stage dépend souvent de l’accueil du candidat.
• Avez-vous le temps et les moyens de le former ? Car un stagiaire, cela reste un débutant qui ne connaît rien à la vie de l’entreprise, rien à votre activité, ni à vos exigences ou encore à votre méthode de fonctionnement. La désignation d’un responsable de stage ou d’un tuteur est donc vivement conseillée.
• Sur quelle durée ? Plus le stage est long plus le risque est important pour l’entreprise si le stagiaire ne correspond pas aux attentes. Une durée de 2 ou 3 mois semble être une bonne solution. Et ce, tout en sachant qu’un stage doit être intégré dans un cursus pédagogique et ne doit pas excéder 6 mois par année d’enseignement.
• Avez-vous du temps à lui consacrer personnellement pour le conseiller sur son projet professionnel, son cursus et ses compétences ? Notez qu’à l’issue du stage, vous devrez rédiger une attestation décrivant les travaux effectués.
• Quelles seront les tâches exactes confiées au stagiaire ? Et entrent-elles bel et bien dans le cadre de sa formation ?
• A-t-il vocation à rester dans l’entreprise à l’issue du stage ? Le stage peut, dans bien des cas, être une porte d’entrée dans l’entreprise.

Combien ça coûte ?

Si le stage est prévu pour durer plus de deux mois (consécutifs ou non), l’entreprise doit verser une indemnité mensuelle au stagiaire. Son montant est à définir au moment de la signature de la convention de stage. Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature.
Selon le site du service public, voici les dernières directives.
La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l’année d’enseignement scolaire ou universitaire, c’est-à-dire :

• Plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
• Ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue, sur la base d’une durée journalière différente.

Sinon la gratification reste facultative pour l’employeur.
Le taux horaire de la gratification est égal à 3,75 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 25 € x 0,15).
Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.
Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. L’employeur doit le vérifier dans la convention collective.
Un simulateur de calcul permet aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.
À noter :
Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année au 1er janvier. Si cette modification a lieu en cours de stage (par exemple pour un stage prévu entre le 1er décembre et le 15 février), la convention doit explicitement prévoir une revalorisation de la gratification en fonction du changement du 1er janvier.
La gratification est mensuelle : elle doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.
Pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 30 mars 2018, soit 3 mois calendaires, pour un total de 448 heures effectuées : janvier (22 jours x 7 heures = 154 heures), février (140 h), mars (154 h), la gratification totale due =
448 x 25 € x 15 %= 1 680 €

• Option 1 : versement chaque mois du réel effectué :

o janvier = 577,50 €;
o février = 525 €;
o mars = 577,50 €

• Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage)  :

1 680 €/3 mois = versement chaque mois de 560 €.
Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d’heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l’objet d’une régularisation globale selon le nombre d’heures effectuées.

Attention !
Cette exonération ne s’applique pas aux stagiaires de la formation professionnelle continue, aux bénéficiaires de la formation à la recherche et aux stagiaires des associations à caractères pédagogiques.

Recruter ou pas ?

Au final, le recrutement d’un stagiaire est-ce une bonne idée ? Car son statut et sa place dans l’entreprise sont un peu particuliers. Il n’est pas salarié, n’a pas de contrat de travail, n’est pas inscrit sur le registre du personnel et ne bénéficie pas non plus de la convention ou de l’accord collectif de l’entreprise. Et pourtant, il peut très bien remplir des tâches importantes pour la vie de l’entreprise et reste généralement soumis au même rythme de travail que les salariés. Il est donc important de prévoir régulièrement des points entre le stagiaire et son tuteur afin d’évoquer de son travail, les choses qu’il peut améliorer et réorienter les missions si nécessaire. Il ne faut surtout pas rester figé dans un fonctionnement qui ne convient à personne.