Une facture suit des règles édictées par les services publics et ne tolère pas de fantaisie et surtout pas des oublis ni des insertions approximatives. Une facture reste la preuve incontestable d’une transaction entre deux entités : le vendeur et son client. Quelques règles sont prescrites quant à sa forme, car elle risquerait dans le cas contraire de ne pas être valide et de ne pas vous être réglée. Quand et comment facturer, que mentionner sur une facture, focalisons-nous un peu sur cette formalité.
Quand facturer ?
L’émission d’une facture est obligatoire dans le cas d’une vente à un professionnel. Celui-ci en aura besoin pour tenir sa comptabilité et récupérer sa TVA. Par contre, lors d’une vente à un particulier, l’établissement d’une facture est facultatif. Elle ne sera établie qu’aux conditions suivantes :
- si le client le demande,
- si le client peut récupérer sa TVA,
- si le client achète à distance.
L’omission d’une facture en faveur d’un particulier relève d’une amende maximum de 3 000€ et 75 000€, si en faveur d’un professionnel.
Attention !
En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.
Il n’est donc pas conseillé de négliger l’établissement des factures.
Comment facturer ?
Lorsque l’on procède à une facturation, que ce soit pour un professionnel ou un particulier, celle-ci doit être faite en deux exemplaires originaux :
– l’un reviendra au client,
– le second sera à conserver par le vendeur, en tant que justificatif de comptabilité, pendant au moins 5 ans.
Si l’article ou le service vendu est remis immédiatement, il doit en être de même pour la facture. Sinon, elle sera donnée au client le jour de la livraison ou de la fin des prestations vendues.
Que mentionner sur une facture ?
Les mentions obligatoires
Il existe des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture, sous peine de non validité de celle-ci, d’où paiement ou paiement en retard, ou encore sous peine d’amendes. Voici ce qui doit être mentionné sur votre facture :
– Date d’émission de la facture
Date à laquelle elle est établie
– Numérotation de la facture
Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d’émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2018-XX) ou par année et mois (2018-01-XX).
À faire figurer sur toutes les pages, si la facture en comporte plusieurs.
– Date de la vente ou de la prestation de service
Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation
– Identité de l’acheteur
- Nom (ou dénomination sociale)
- Adresse du siège social d’une entreprise ou du domicile d’un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
– Identité du vendeur ou prestataire
- Nom et prénom d’un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
- dénomination sociale d’une société (suivie du numéro Siren ou Siret)
- numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
- numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
- adresse du siège social (et non de l’établissement)
- si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
– Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA(auto-liquidation)
• Sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €
• Mention du numéro de TVA du client professionnel facultative pour les opérations réalisées en France
– Désignation du produit ou de la prestation
- Nature, marque, référence, etc. des produits
- Prestation : matériaux fournis et la main-d’œuvre
– Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée)
– Prix catalogue
Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
– Majoration éventuelle de prix
Frais de transport, d’emballage…
Taux de TVA légalement applicable
Montant total de la TVA correspondant
Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant
– Réduction de prix
Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture
– Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Facture d’acompte et facture définitive
Si le client ne paie qu’un acompte, il faudra lui délivrer préalablement une facture d’acompte, comportant un numéro et avec le montant et la date de l’acompte. Lorsque tout le paiement sera effectué, on donnera de nouveau au client une facture définitive avec la date et le numéro de la facture d’acompte.
Au vu des amendes encourues en cas d’oubli ou d’invalidité des informations sur une facture, établissez-en un exemplaire prédéfini en veillant à n’oublier aucune des mentions légales citées ci-dessous, et transmettez-la à vos employés. Veillez également à vérifier si un logiciel de facturation répond bien à ces normes avant d’en faire l’acquisition.