Recruter et s’occuper au quotidien des salariés n’est guère une tâche évidente. En effet, elle demande du temps, de l’énergie et savoir-faire et savoir-être pour mieux englober toutes les péripéties. Mais à l’ère du digital, les ressources humaines des entreprises sont amenées à se transformer pour s’adapter aux exigences d’une compétition accrue et aux jeunes générations. Les RH sont-elles réellement préparées au changement lié à la digitalisation ? Réalité complexe pour les grandes entreprises. La digitalisation des Ressources humaines demande de former les salariés mais aussi de mettre en place la numérisation et de mettre au panier les vieilles habitudes.
Le 6e baromètre du digital RH de Sopra HR et L’Usine digitale , réalisé auprès de 255 décideurs RH, fin 2022, nous enseigne que 31% d’entre eux estiment que leur entreprise a un bon niveau de maturité en matière de transformation numérique (8 points de moins en un an),. Or, 36% considèrent que ce niveau est mauvais. Heureusement, 58% des entreprises prévoient d’augmenter leurs investissements dans ce type de solutions RH à l’avenir.
RH, un métier qui entame sa révolution
Même si le poste de RH n’est pas présent dans toutes les entreprises, il fait partie intégrante des missions de l’entreprise. En effet, le recrutement des salariés, le management ou être l’interface entre les salariés et la direction des personnes sont des fonctions dont ne peut se passer aucune entreprise. Même si ce poste possède une définition explicite depuis une décennie dans les moyennes et grandes entreprises, ce métier a tendance à rester dans des habitudes traditionnelles. En conséquence la transformation digitale a du mal à s’implanter. Ces nouvelles technologies sont incontournables comme le fut internet à ses premiers pas. Toutefois, de la même façon des personnes qui rechignent à les utiliser car elles sont sécurisées par les habitudes. Le constat, c’est que beaucoup d’entreprises utilisent très peu la numérisation, les réseaux sociaux, l’automatisation et tout ce qui concerne les nouvelles technologies pour leurs salariés.
Numériser, un travail considérable
À l’échelle des grandes entreprises, le service des ressources humaines est très souvent à la traîne et la transition ne se fait pas. Les dossiers des salariés sont rarement numérisés. ils encombrent un bon nombre d’armoires, au point que trouver un document classé ou archivé, génère une perte de temps considérable. Les anciennes générations qui dirigent les services des ressources humaines rencontrent des difficultés à accélérer le changement. En effet, une telle transition demande une lourde quantité de travail en raison du nombre de salariés à gérer avec leurs dossiers. Dans la plupart des grandes entreprises, la digitalisation ne s’installe pas, comme par exemple, numériser des documents en masse relève de tâches extrêmement longues et fastidieuses. De plus, les anciennes générations rencontrent des difficultés à se familiariser avec ces technologies et freinent leur progression.
Se former et former les collaborateurs à la digitalisation
La difficulté des services RH à passer à la transformation digitale peut être contournée. Même si les anciennes générations sont un peu réticentes, elles savent que c’est un passage obligatoire. Depuis 10 ans elles vivent au quotidien l’intrusion des nouvelles technologies tant dans leur sphère professionnelle que leur vie privée. Afin de les aider, diverses formations proposent à des RH de cerner les enjeux de la digitalisation et d’appréhender les pratiques qu’elles engendrent.
Et même s’ils ne souhaitent pas participer à ces formations car ils se disent surchargés et ne veulent pas perdre de temps, beaucoup de pratiques d’e-learning se mettent en place dans les entreprises. Elles évitent les longues formations et à l’aide de MOOC (des cours en ligne), les RH arrivent à s’installer dans l’ère digitale. Que ce soit par la numérisation des documents, les lois qui en découlent ou encore les réseaux sociaux, l’apprentissage des nouvelles technologies et de leurs pratiques est une obligation pour un RH.
Le recrutement des talents, au cœur de la digitalisation
En ce qui concerne les réseaux sociaux, les ressources humaines des moyennes et petites entreprises se servent de ces outils pour le recrutement. Pour diffuser leurs annonces et parfois discuter avec des candidats avant l’entretien, les entreprises utilisent Facebook ou encore Twitter. Ces services de ressources humaines ont compris l’impact des réseaux sociaux sur les nouvelles générations. Ils peuvent donc désormais recruter des jeunes profils pour lesquels la digitalisation n’a aucun secret.
S’adapter, l’enjeu majeur
Si les entreprises font le choix de s’adapter aux nouvelles technologies et à leur pratique, c’est pour garantir une progression dans la modernité et engendrer une évolution interne. C’est pourquoi, elles font même des efforts en se spécialisant dans le digital et en utilisant les nouvelles technologies pour la formation ou encore des conférences. C’est le cas d’Orange ou de Sodexo qui se servent de l’intelligence artificielle pour la formation de leurs salariés. Non seulement l’entreprise s’inscrit dans une volonté de se digitaliser, mais le coût reste moindre par rapport à la mobilisation de plusieurs salariés en même temps et le coût de la prestation d’un formateur.
Un changement chronophage
La digitalisation des ressources humaines permet de gagner un temps considérable. Pour cela, il est nécessaire de numériser tous les documents pour ne plus s’encombrer de tonnes de papiers au quotidien. La numérisation fait aussi partie intégrante du digital. Elle permet entre autres de créer une base de données qui peut être exploitable par la suite à d’autres fins. C’est un réel gain de temps pour les services qui peuvent réaliser des études internes ou même des outils pour la gestion de l’entreprise et des salariés.
La digitalisation, au cœur du développement durable
Non seulement la digitalisation permet de gagner du temps pour les RH, mais c’est aussi une pratique écologique. Les entreprises grâce à cela se positionnent dans une transition RSE (Responsabilité Sociale des entreprises). Le fait d’imprimer de nombreuses pages très régulièrement ne contribue pas à une politique écologique. Il vaut mieux numériser les documents et les diffuser par mails, non seulement vous gagnerez du temps et de l’argent, mais vous serez aussi plus respectueux de la planète. Beaucoup d’entreprises envoient encore les fiches de paie par courrier. Cela nécessite du temps et surtout une grande quantité de papier, alors que vos salariés seront plus satisfaits de les recevoir par mails.
La digitalisation, c’est devenir maître du temps
La mise en place de la digitalisation dans les services de ressources humaines permet un gain de temps considérable. Vous pourrez ainsi vous concentrer d’autant plus sur vos salariés et leurs attentes. Faire la transition peut demander des moyens et de l’adaptation. pourtant, elle simplifiera la vie des RH et des salariés en général ! La nouvelle ère digitale est à portée de main, alors allez-y, foncez !