Les sinistres cela n’arrivent pas qu’aux autres. Ils peuvent vous contraindre à affronter des situations particulièrement difficiles et délicates qui vous demandent une maitrise des de soi et votre stress. Il ne signifie pas seulement dégâts matériels mais rime avec contretemps, anxiété, contrariétés, manque à gagner et doléances des clients. Comment gérer au mieux cette période éprouvante, par définition inattendue ?
Un sinistre entraîne des dommages au sein de votre entreprise. Ils doivent se solder par une indemnisation de la part de votre assurance si vous avez au préalable pris les dispositions nécessaires. En réalité, cela peut être une inondation, un incendie, un vol, un accident sur un chantier, un dommage corporel… Il faut savoir gérer les dégâts matériels et les accidents du travail mais également le moral de vos employés, et le vôtre, en reconnaissant que vous traversez une période de crise.
Des mesures spécifiques à prendre en compte
A tout sinistre correspond des mesures particulières à prendre en considération avant la mise en place des démarches administratives. En cas de dégâts des eaux, par exemple, certaines mesures de nécessité et de bon sens sont requises. Notamment, le fait de couper l’arrivée d’eau, examiner d’où vient la fuite. Essayez de la stopper du mieux que vous pouvez avant de l’arrivée d’un technicien.
En ce qui concerne, le vol, le dépôt de plainte est obligatoire, auprès de la gendarmerie ou du commissariat de police pour pouvoir ensuite faire marcher votre assurance. Surtout, gardez précieusement l’original qui vous sera donné. Il vous sera demandé par votre conseiller.
Lorsqu’advient une catastrophe naturelle, vous devez mettre en place les mesures de sécurité et de précaution qui prévalent. Mais aussi vous devez également faire particulièrement attention lors d’un retour sur les lieux. Dans tous les cas, les travaux d’urgence sont à mettre en œuvre pour pallier l’aggravation de la situation. Après quoi un devis est demandé auprès de professionnels pour commencer le gros œuvre et les réparations.
Si le sinistre dépend de votre responsabilité civile professionnelle, vous devez vous mettre en relation avec un conseiller de votre assurance le plus rapidement possible pour défendre votre cas. En effet, Il vous accompagnera dans la constitution d’un dossier.
Connaître de quel régime de responsabilité dépend le sinistre ?
Lorsque survient un sinistre, l’entrepreneur doit s’interroger sur sa nature pour déterminer le régime de responsabilité qui entre en cause dans le cas précis. S’agit-il d’un dommage causé à un tiers par faute, inadvertance ou manque de rigueur ? Dans ce cas, c’est la garantie de responsabilité civile professionnelle qui joue. S’agit-il d’un sinistre qui dépend du régime des produits défectueux ? Y a-t-il eu accident du travail ou maladies professionnelles régis par le Code de la sécurité sociale ? Est-ce un dommage environnemental soumis à la responsabilité environnementale ?
Autant de questions qui peuvent vous permettre de cerner le régime de responsabilité civile imputable au sinistre. En effet, celle-ci vous permet de savoir ce qui peut être pris en charge ou non, où réside la faute et quelle réponse lui est accordée. Par ailleurs, l’entreprise doit clairement être assurée sur l’ensemble des risques liés à ses activités et sur les conséquences qui découlent des sinistres (production, livraison, services clientèle, temps d’attente avec les distributeurs, retrait des produits sur le marché…) sans quoi certaines de ses erreurs ne seront pas garanties par la police d’assurance.
Établir avec précision l’ensemble des dommages
Pour préparer votre réclamation, vous devez dresser la liste des biens qui ont été détruits, volés ou endommagés. Néanmoins, vous devez donner le plus de précision possible à votre assureur sur les appareils (leur modèle, leur date d’achat, leur garantie, leur prix). Sur place, prenez des photos du sinistre et conservez les biens détériorés, autant que possible. Mais surtout faites intervenir des professionnels et demandez-leur des devis pour les réparations et les éventuelles reconstructions. Conservez chacune des factures d’achat de matériel qui font suite au sinistre.
Communiquer avec les assureurs
Après un sinistre, le chef d’entreprise doit recourir aux assureurs. Les délais de déclaration, à partir du moment où le sinistre est notifié, est de l’ordre de 5 jours ouvrés. Il est de 2 jours pour les cambriolages et de 10 jours après la publication de l’arrêté interministériel lors d’une catastrophe naturelle et technologique. Si vous avez fait appel à un courtier en assurance lors de l’expertise des risques liés à votre entreprise, vous n’hésiterez pas à l’associer à la gestion du problème. Il vous donnera les pistes pour vous aiguiller dans les recours possibles, le choix des experts et les solutions qui s’offrent à vous. Il est chargé de faire exercer les clauses du contrat.
Si vous contactez votre agent par téléphone, faites-lui ensuite parvenir par courrier un récapitulatif de la conversation. Vous devrez indiquer à l’intérieur, votre nom et vos coordonnées, le nom de votre entreprise, le numéro de votre contrat d’assurance, la date, le lieu et les conditions du sinistre. A cette occasion, vous donnerez la liste des dommages et l’estimation de leur montant.
Votre conseiller d’assurance comme votre courtier viendront certainement sur place pour constater les dégâts ou mandateront directement un expert. Vous devrez être présent à ce moment-là pour apporter les informations supplémentaires.
De votre propre chef, vous pouvez également faire appel à un expert d’assuré chargé de défendre vos intérêts face à l’expert de la compagnie d’assurance. Il a pour mission de gérer votre dossier et les papiers administratifs. Il sera à vos côtés pour vous accompagner dans l’état des pertes.
Gérer la situation de crise avec sang-froid
Un sinistre est une situation d’urgence qui peut se concrétiser en gestion de crise. Si cela vous arrive, vous devrez garder la tête sur les épaules pour gérer les atteintes à l’image, les tensions avec les experts, les administrations ou les assurances, les fermetures de site le cas échéant et la prise en charge de vos salariés. Il se peut aussi, au vu de la gravité de la situation, que vous soyez exposé à la médiatisation de la situation.
Vous devrez prendre au sérieux la crise et anticiper les moyens pour la résoudre. Évitez dans ces situations les réactions tardives ou les non-réactions. Construisez avec vos collaborateurs un plan de gestion de crise avec des fiches mémo en fonction de vos interlocuteurs (élus, riverains, médias, banques, assurances…). En fonction de la gravité, vous serez également appelé à prévoir des cellules d’accompagnement pour votre personnel le plus fragile.
Évaluer les risques et organiser la sécurité
Apprenez de vos erreurs. La gestion d’un sinistre n’est pas une science exacte. Tout dommage pointe des erreurs et des dysfonctionnements au sein de votre entreprise. Pour anticiper tout risque, faites le point sur la sécurité de votre société et sur les risques professionnels qui y sont liés. Mettez en place des référents sécurité au sein de votre entreprise, réalisez un plan d’évacuation en cas d’incendie. Formez vos collaborateurs et communiquez sur les risques.
Vous pouvez analyser les risques internes de votre entreprise via un guide créé par les sapeurs-pompiers et téléchargeable en pdf à cette adresse : www.sdis-91.fr/importfiles/pdf/connaissez-vous-les-risques-internes-de-votre-entreprise.pdf