Gérer un entretien préalable de licenciement demande une réflexion approfondie en amont. Ils demandent de connaître toutes les procédures pour éviter de faire un faux pas qui va compliquer la situation déjà délicate. Licencier un salarié à la suite d’une faute professionnelle ou d’un licenciement économique implique de réaliser un entretien préalable de licenciement, selon les obligations réglementaires. Moment difficile à gérer et à vivre, alors comment faire ? Il faut savoir qu’aujourd’hui un salarié a à portée de main tous les outils grâce à internet. ILs lui permettent d’accéder facilement aux sites des syndicats qui leur proposent des conseils juridiques ou à la Direccte pour se défendre. Il s’agit donc de bien préparer cet entretien.
L’entretien préalable constitue une phase essentielle de la procédure légale de licenciement. Il a pour objectif de créer un vrai dialogue qui puisse conduire à une solution qui ne soit pas obligatoirement celle du licenciement. L’entretien préalable présente toujours un caractère individuel. Il faudra donc effectuer autant d’entretiens qu’il y a de salariés convoqués.
1. Bien suivre la procédure
En tant qu’employeur vous avez pour obligation de suivre une procédure concernant l’entretien préalable au licenciement. Deux solutions s’offrent à vous à propos de la convocation. Vous pouvez envoyer une lettre recommandée A/R, ou bien remettre la lettre en main propre contre une décharge, si le salarié accepte de la signer. Pour être en toute légalité, dans le contenu de la convocation vous précisez le motif ou les motifs qui vous conduisent à envisager un éventuel licenciement. Cependant, il n’est pas nécessaire pour l’employeur de mentionner les griefs qu’il reproche au salarié. S’il décide tout de même de les préciser, cela ne l’engage nullement lorsque l’employé conteste par exemple un motif qui n’a pas été mentionné dans la lettre de convocation.
Attention ! Lorsqu’un accord ou une convention collective impose à l’employeur d’informer l’employé sur les faits qui lui sont reprochés sur la convocation, le licenciement est considéré comme sans cause réelle et sérieuse si jamais ils étaient omis.
2. Proposer de se faire assister, une obligation
Dans la rédaction de votre convocation, vous devez évoquer clairement que le salarié a la possibilité de se faire assister lors de l’entretien. Vous devez néanmoins lui indiquer quelles sont les personnes qui sont en capacité de participer à cet entretien. Il doit s’agir seulement d’une personne de l’entreprise ou en l’absence d’institutions représentatives dans l’entreprise (Délégués syndicaux, Comité d’entreprise, Délégués du personnel, Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail ou CHSCT), par un conseiller du salarié déterminé par une liste de l’autorité administrative. Ce droit permet au salarié d’avoir un appui en cas de conflit, ou bien d’étayer une situation pouvant être conflictuelle en ce qui concerne son licenciement.
3. Se faire assister ou se faire remplacer en tant qu’employeur
Si le salarié a le droit d’être assisté, en tant qu’employeur, cela fait aussi partie intégrante de vos droits. Vous pouvez vous faire accompagner par le manager qui supervise votre salarié. Bien que la loi autorise la présence de plusieurs personnes de l’entreprise, mieux vaut vous en tenir à une seule. Au-delà de deux, la situation pourrait être considérée comme abusive. Il ne s’agit pas de transformer l’entretien préalable en jugement. Être assisté par le manager par exemple, vous permettra d’étayer vos propos ou d’avoir l’appui de quelqu’un étant au plus près du salarié chaque jour. Lors de l’entretien, l’employeur peut se faire représenter par un membre du personnel qui en a mandat. Celui-ci a la mission de s’occuper de l’embauche et du licenciement. Le représentant peut notamment être un DRH, un chef d’établissement ou même un employé qui remplace temporairement le DRH.
4. Bien maîtriser les raisons du licenciement
Avant un entretien préalable au licenciement, mieux vaut se préparer pour expliquer clairement au salarié les raisons de son possible congédiement. Elles doivent être étayées et justifiées pour vous éviter de vous retrouver aux prud’hommes devant votre salarié. Au cours de cet entretien, l’employeur est tenu d’indiquer le ou les motifs du licenciement envisagé Par ailleurs, ils recueillent les explications du salarié. Cette obligation légale présente un caractère impératif, dont le non-respect entraîne une irrégularité de procédure.
L’entretien a donc pour objet d’instaurer une discussion contradictoire des motifs, à l’issue de laquelle, et après un délai de réflexion, l’employeur procédera ou non au licenciement. Un entretien préalable permet d’expliquer les motifs pour lesquels le licenciement est envisagé. Prenez donc le soin d’être clair dans vos explications et argumentations. N’accablez pas le salarié sur des points personnels ou humiliants, vous devez faire preuve de respect. Reprenez calmement les points menant à cette situation et qui vous conduisent à penser au licenciement. Pour qu’il puisse aussi étayer son point de vue, évitez donc de partir dans une litanie de reproches. Le point essentiel : écoutez-le !
5. Vous renseigner sur vos droits et vos devoirs en tant qu’employeur
Pour bien vous préparer à un entretien préalable, pensez à vous renseigner correctement sur vos droits et vos devoirs en tant qu’employeur. Des propos et des actes pourraient vous être reprochés par la suite si votre salarié compte aller devant les prud’hommes. Avant de réaliser l’entretien, il s’agit de savoir ce que vous pouvez faire ou ne pas faire. Dans le cadre d’un entretien, par exemple, vous n’avez pas le droit d’enregistrer votre conversation. Certaines informations pourraient être utiles, pensez donc à bien connaître le sujet.
6. Ne pas déterminer le licenciement durant l’entretien
Comme son nom l’indique, l’entretien préalable au licenciement reste « préalable ». Votre décision doit être prise après votre conversation avec le salarié. Il s’agit d’un moment de communication et non d’un jugement avec une sentence finale. Il se peut que votre décision soit prise. Cependant, s vous en ferez part à votre salarié après, comme pour toute procédure de licenciement. En tant qu’employeur, ne laissez pas transparaître votre décision, une telle situation demande de l’impartialité.
Tous les faits reprochés et susceptibles d’être utilisés en tant que motif du licenciement envisagé doivent être avancés par l’employeur lors de l’entretien. En effet, l’employeur ne peut plus en ajouter après l’entretien. Il ne peut pas non plus décider le licenciement ni remettre un document de fin de contrat ou une lettre de licenciement au cours de l’entretien. Des délais fixés par la loi doivent être toujours respectés.
7. Lui laisser la parole, un droit incontestable
Bien qu’un licenciement demande des raisons valables devant la loi, le salarié a droit à la parole. Il doit pouvoir s’exprimer sur la situation et expliquer son point de vue en toute liberté et sans crainte. Cette étape permettra de comprendre ce qui a pu mener à un mauvais comportement ou pourquoi en cas de licenciement économique vous pourriez peut-être le garder comme salarié ou lui proposer une solution de reclassement.
Tous les faits reprochés et susceptibles d’être utilisés en tant que motif du licenciement envisagé. Ils doivent être avancés par l’employeur lors du face-à-face, car il ne pourra plus en ajouter après l’entretien.
8. Garder son self-control
Dans le cas où l’entretien ne se passerait pas bien ou même si votre salarié vous excède, restez calme. Il se peut que celui-ci soit agressif ou bien sur la défensive. Néanmoins, en tant qu’employeur il s’agit de garder une maîtrise de la situation. Être sur la défensive ou bien agressif pourrait bien engendrer un conflit qui vous conduira à une impasse. La maîtrise de soi lors de ces situations sera bénéfique contrairement à l’agressivité.
La décision d’un licenciement s’avère toujours difficile à prendre, même envers les salariés qui ont commis des fautes professionnelles. L’entretien préalable au licenciement peut aussi vous permettre de déceler des dysfonctionnements au sein de vos équipes ou même d’être davantage à l’écoute de vos salariés. Avant de débuter un entretien, mieux vaut garder le bénéfice du doute et ne pas accabler le salarié.
9. Respecter les délais
À l’issue de l’entretien préalable, si l’employeur décide de poursuivre la procédure de licenciement, il doit envoyer au salarié une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document indique précisément tous les griefs reprochés avec tous les détails. L’envoi de cette lettre doit respecter des délais pour ne pas entraîner une irrégularité de procédure. Enfin, la lettre de licenciement ne peut pas indiquer de nouveaux motifs ajoutés après l’entretien préalable.
L’entretien préalable au licenciement ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation au salarié de la lettre recommandée de convocation ou sa remise en main propre. Ce délai permet au salarié de pouvoir se préparer à l’entretien et recourir éventuellement à l’assistance, soit d’un membre du personnel, soit d’un conseiller du salarié. La date qui constitue le point de départ du délai, lorsque la lettre a été adressée par voie postale, est le lendemain du jour de la première présentation par La Poste de cette lettre recommandée à l’adresse connue du salarié.