Organiser un événement est souvent le meilleur moyen de faire connaître son entreprise et de développer votre notoriété.
En proposant à vos clients ou partenaires un événement professionnel, vous vous donnez par la même occasion la possibilité de jouer positivement sur votre notoriété et votre image. Cependant si votre événement est un échec, il aura évidemment l’effet inverse et nuira à votre société, d’où l’intérêt de ne rien laisser au hasard et ne pas hésiter à se faire aider par des spécialistes dans cette tâche périlleuse qu’est l’organisation de l’événement.
Les premières étapes de l’organisation d’événement professionnel
Étape 1 : définir l’objectif et le public ciblé
La première étape consiste à définir l’objectif de votre événement professionnel. Souhaitez-vous stimuler vos collaborateurs ou les remercier ? Développer l’esprit d’équipe au sein de votre société ? Sensibiliser vos clients à votre nouvelle offre ? Trouver de nouveaux partenaires ?
Même s’il s’agit « simplement » d’accroître la notoriété de votre entreprise, il faut tout de même se poser les bonnes questions, comme par exemple « quelle image souhaitez-vous renvoyer ? »
Rien ne sert d’organiser un événement simplement pour organiser un évènement. C’est une fois que vous aurez défini l’objectif de l’événement que vous pourrez vous pencher plus concrètement sur son organisation. De la définition des objectifs découle bien sûr le choix du public visé, qui lui-même déterminera la nature de l’événement.
Étape 2 : définir le thème et le format de l’événement
Une fois que vous savez clairement pourquoi vous voulez organiser un événement et à quel public il sera destiné, vous pouvez vous interroger sur la nature et le thème de celui-ci.
Pour le format, les choix sont multiples : petit déjeuner, soirée Networking, séminaire, congrès, voyage de motivation, salon, conférence, colloque…
S’il s’agit d’un événement du type conférence le thème doit prioritairement viser à transmettre un savoir ou un savoir-faire, répondre à une interrogation que se pose le public. Faites bien attention au choix du thème, pour ne pas risquer de choisir un thème sur lequel de nombreuses autres conférences sont prévues.
Le choix des intervenants dépend bien sûr du public visé, par exemple, pour une réunion à destination de vos clients privilégiez une personne de la société, alors que pour un événement visant un public interne il est souvent préférable d’opter pour une personne extérieure, de préférence connue.
Étape 3 : fixer la date
Vient ensuite la fixation de la date. Elle doit être susceptible de convenir à un maximum de personnes. Pour cela il y a quelques règles de base à respecter, comme ne pas prévoir l’événement pendant les vacances scolaires, ou pendant un pont. Le mardi et le jeudi sont par ailleurs plus propices à l’organisation d’événements professionnels. Uns fois que vous avez une idée précise de la date il est nécessaire de s’assurer qu’aucun autre événement du même type, pouvant concurrencer le votre, n’a lieu le même jour.
L’étape décisive du choix des lieux
Le choix des lieux déterminera grandement le succès de votre événement. Pour mettre toutes les chances de votre côté n’hésitez pas à bien regarder les offres proposés sur internet pour organiser votre événement: séminaires, congrès, conventions, incentives, voyages de motivation… Concrètement, il s’agit de trouver le lieu le plus adapté à vos besoins. Plusieurs offres sont disponibles sur le site internet pour vous aider lors de l’organisation de vos événements mais n’oubliez pas que la situation géographie, la facilité d’accès sont des choix prioritaires.