Gagner du temps est devenu pour vous une véritable obsession. Vous ne voyez pas comment ? Et pourtant vous devez y arriver si vous souhaitez améliorer votre performance. Au moins une heure, c’est le temps qu’il vous est promis de gagner si vous respectez scrupuleusement chacun des conseils suivants… Il vous faudra quand même y mettre de la bonne volonté car les mauvaises habitudes seront prêtes à ressurgir.
11 techniques pour ne plus être envahi par vos emails
Marre d’être spammé ? Le flot ininterrompu d’emails dans votre boite vous rend fou (et surtout improductif) ? Voici quelques conseils pour ne plus subir les assauts de la boite Outlook !
1- Créez des réponses types
Vous avez l’habitude d’envoyer souvent le même type de réponse à vos interlocuteurs ? Alors cessez de retaper chaque fois le message de A à Z. Créez un message type que vous intégrerez et, si besoin, personnaliserez. Pour cela, créez un nouveau message dans Outlook, surlignez le message à enregistrer, et cliquez dans Insertion puis dans QuickPart. Pour intégrer ce texte dans un email, il suffit de cliquer sur QuickPart et de sélectionner le message désiré.
Sachez éteindre votre boite e-mail et ne la consulter que 3 fois par jour : Si vous n’attendez pas d’emails urgents, essayez de fermer votre boite Outlook pour ne pas être déconcentré par le flot de messages. Ne consultez votre boite que le matin, le midi et le soir, en programmant dans votre planning un temps dédié à la réponse aux emails.
2- Créez-vous plusieurs adresses email
Une bonne façon de ne pas crouler sous les emails est de se créer plusieurs adresses : une dédiée aux clients, l’autre, aux collaborateurs, la troisième, réservée aux newsletters… à savoir : Outlook permet de faire apparaître les emails de comptes différents sur une même interface.
Archivez ou jetez les emails au fur et à mesure : Une boîte de réception efficace est une boîte où ne s’accumulent pas les emails ! Lorsque vous recevez un message, classez-le dans un dossier thématique ou jetez-le s’il ne vous sert à rien. Dans nos boites emails, on adopte la zen attitude et on fait le vide !
3- Préférez le téléphone aux emails
Parfois, un petit coup de téléphone de 30 secondes sera plus efficace que de rédiger un email, puis d’attendre le retour du destinataire. Plus efficace, mais aussi plus humain !
Pendant vos absences, configurez un message automatique : Avant de vous absenter pour quelques jours, n’oubliez pas de paramétrer une réponse automatique indiquant votre absence. Vos destinataires éviteront alors de vous envoyer des flopées de relances d’emails. Cela vous évitera de devoir gérer un nombre trop important de messages à votre retour.
4- Créez des groupes de destinataires
Vous avez pour habitude d’envoyer des mails à l’ensemble de votre équipe ou à vos collaborateurs d’un des pôles de l’entreprise ? Alors, pour éviter d’avoir à intégrer à chaque fois toutes leurs adresses, créez des groupes de destinataires. Cliquez sur Nouveau groupe dans Outlook, puis entrez les noms et adresses des destinataires du groupe.
5- Halte à la « mise en copie »
Les boites Outlook des dirigeants sont remplies d’emails qui ne les concernent pas directement mais dont ils ont été mis en copie « pour info ». Si vous voulez gagner un temps fou chaque jour, demandez à vos collaborateurs d’éviter au maximum cette pratique et de vous envoyer directement un message si besoin.
6- Supprimez-vous des listes de diffusion
Outlook vous permet de vous retirer discrètement d’une liste de diffusion d’un échange d’emails qui ne vous concerne pas directement et qui n’en finit pas. Dans l’un de ces mails, cliquez sur la touche « ignorer ». Les échanges suivants n’apparaîtront pas dans votre boite mail, mais vous seront tout de même accessibles si besoin.
7- Éradiquez les spams
En vous équipant d’un anti-spams efficace et en prenant le temps régulièrement de vous désabonner des newsletters qui polluent votre boîte. Dès que vous recevez un spam, notez-le comme « indésirable » dans votre boîte Outlook.
8- Halte à la téléphono-manie, cessez d’être esclave de votre téléphone !
Cette petite merveille qui tient dans votre poche et qui vous permet d’être connecté au monde 24/24h doit être domptée pour ne pas devenir totalement ingérable !
9- Savoir gérer son téléphone, une véritable autodiscipline
Pour être efficace, le dirigeant doit intégrer le fait que ce n’est pas parce que son téléphone le suit partout qu’il est disposé à y répondre à chaque instant. Pas facile de résister à la douce mélodie de votre sonnerie ? Alors rappelez-vous qu’il est prouvé qu’effectuer une tâche de manière continue prend beaucoup moins de temps que de la faire de façon hachée, en étant interrompu sans cesse. La raison en est simple : le cerveau a besoin d’environ 3 minutes pour retrouver son niveau de concentration. 3mn +3mn +3mn… Hé oui, en vous laissant envahir par votre téléphone, vous venez de perdre une heure dans votre journée ! Gagner du temps, c’est simple comme un coup de fil… auquel vous répondrez plus tard ! Voici deux règles à suivre à la lettre pour monter très facilement en efficacité.
10- Sachez mettre votre téléphone en mode silencieux
Certes, en tant que dirigeant, il vous est difficile de couper votre téléphone, tant il peut être crucial de répondre à un futur client qui vous contacte pour avoir des renseignements… Dans un cas comme le vôtre, essayez déjà de vous fixer la règle de ne pas répondre aux appels lorsque vous êtes plongé dans une tâche qui demande une forte concentration. Vous pouvez par exemple fixer des heures d’appel disponibles : de 10h à 12h puis de 14h à 18h.
En dehors de ces créneaux où vous serez joignable, vous pouvez avancer au calme sur les dossiers de fond. Vous pourrez ensuite écouter vos messages et répondre aux appels manqués sur une plage horaire clairement définie dans votre planning. Autres stratégies utilisées par de nombreux professionnels : ne répondre qu’aux numéros connus, différencier les appels privés des appels professionnels en optant pour deux sonneries différentes, ou encore s’équiper de plusieurs mobiles, chacun destiné à des types d’appels différents : clients, collaborateurs, privés…
11- Apprenez à être clair
Pour ne pas être envahi de messages lorsque vous rallumez votre téléphone, enregistrez un message de répondeur qui annonce clairement les heures auxquelles vous serez disponible pour répondre aux appels. Vos interlocuteurs qui souhaitent vous avoir directement en ligne vous rappelleront plus tard. Essayez également d’être clair avec les personnes qui vous appellent pour vous vendre un service ou un partenariat qui ne vous intéresse pas. Si vous n’êtes pas suffisamment clair, vous risquez d’avoir de nouveau la personne au bout du fil quelques semaines plus tard.
Pour en finir avec les réunions qui n’en finissent pas…
Vous désespérez de voir que toutes les réunions organisées dans votre entreprise manquent cruellement d’efficacité ? Voici quelques secrets, pas toujours faciles à appliquer mais indispensables, pour mener à bien des réunions brèves et productives.
Votre entreprise est-elle victime du syndrome de réunionite aiguë ? Pire, les réunions n’en finissent pas et ne mènent finalement pas à grand-chose ? Alors il est vite nécessaire de réagir !
– Avant la réunion
Le succès d’une réunion dépend pour beaucoup de sa bonne préparation. Commencez déjà par vous demander s’il est vraiment nécessaire d’organiser cette réunion. Si la question semble un peu bête au premier abord, vous verrez qu’elle pourra vous éviter bien des rassemblements inutiles… Rédigez ensuite un ordre du jour clair et détaillé qui mentionne l’objectif de la réunion. Définissez les participants : attention, ne conviez que les personnes directement concernées par le sujet. Envoyez-leur l’ordre du jour la veille de la réunion afin qu’ils puissent déjà y réfléchir et arriver avec des propositions. Ne prévoyez pas un créneau horaire trop large pour cette réunion : si les participants savent qu’ils n’ont qu’une heure pour aboutir à une décision, ils ne se permettront pas de s’assoupir pendant les échanges !
– Pendant la réunion
Habituez vos collaborateurs à une exigence de ponctualité lors des réunions. Le retard des participants est un des fléaux qui plombent l’efficacité des réunions. Pensez à nommer un « gardien du temps » qui limitera le temps de prise de parole et veillera à ce que chaque point soit abordé à l’heure. Faites votre possible pour bien lancer la réunion. Si les échanges lors des 5 premières minutes sont efficaces, cela donnera le ton pour l’ensemble de la réunion. Enfin, veillez à ne jamais clore une réunion avant qu’une décision n’ait été prise. Si aucune décision n’aboutit, il n’est pas exagéré de dire que la réunion n’aura servi qu’à faire perdre du temps à tous…
– Après la réunion
Ne tardez pas pour envoyer un compte rendu synthétique et clair de la réunion. Doivent apparaître notamment : les suites à donner et les actions que chacun doit mener pour concrétiser la décision prise lors du rassemblement.
Déplacements : les secrets pour vous déplacer (presque) à la vitesse de la lumière !
Indispensables mais terriblement chronophages, les déplacements professionnels représentent une grosse part du temps perdu par les dirigeants chaque jour. Quelques clés pour optimiser son temps de transport.
Les transports ont de quoi faire rager les professionnels ! Surtout quand ils sont synonymes de bouchons sur le périphérique, de retards de train, de grèves des compagnies aériennes… Alors, pour ne plus être victime des péripéties des transports et optimiser son temps de déplacement, il existe plusieurs techniques. La première de toutes est d’essayer, dès que cela est possible, d’organiser des rendez-vous à distance. Lorsqu’une rencontre physique reste indispensable, il est préférable d’essayer de rassembler sur une même journée tous ses rendez-vous, surtout pour les clients présents sur une même zone géographique. Cela vous évitera d’incessants allers-retours à votre bureau.
– Pour des déplacements urbains
Optez pour le taxi dans lequel vous pourrez traiter vos emails via votre tablette par exemple. Si vous vous déplacez par vos propres moyens, vérifiez bien l’état du trafic avant de partir, afin de définir un itinéraire rapide qui évite les zones engorgées. En cas de circulation très dense, osez essayer les moto-taxis qui vous feront slalomer entre les voitures pour arriver en moins de temps qu’il ne faut pour le dire à destination.
– Pour des déplacements en train ou en avion
Faites appel à un service de conciergerie qui se chargera de réserver pour vous vos billets. Et voyagez léger, surtout dans le cas de l’avion où il est conseillé d’opter pour un bagage à main qu’il ne sera pas nécessaire d’enregistrer au départ et de récupérer à l’arrivée.
Gestion du temps : les nouvelles technos peuvent vous aider
Apprenez à vous appuyer sur les nouvelles technologies pour gagner en efficacité.
– Organisez votre planning
Utilisez l’agenda de votre boîte pour y inscrire tous vos rendez-vous et les différentes tâches que vous projetez de réaliser. Cet agenda pourra également être synchronisé avec votre smartphone pour l’avoir toujours avec vous. Vous pouvez programmer des alertes qui vous rappelleront les obligations à venir.
– Fixez des rendez-vous à plusieurs
Pour vous éviter des échanges d’emails à n’en plus finir, utilisez le service gratuit de Doodle pour trouver des dates de réunions qui conviennent à tous. Un précieux gain de temps et signe d’une excellente gestion du temps !
Gérez vos tâches efficacement : Les logiciels de gestion de tâches peuvent vous aider à avancer plus efficacement dans vos projets.
– Surfez entre vos différents terminaux mobiles
Un ordinateur pour le travail au bureau, un portable pour avancer sur les projets lors de vos déplacements, une tablette pour répondre rapidement aux emails et un smartphone pour vérifier sa boite Outlook en toute occasion… Tous ces terminaux peuvent aider le dirigeant à gagner du temps… à condition qu’ils soient tous synchronisés entre eux, tant au niveau des comptes emails que des logiciels et applications utilisées.
– Accédez à tout moment à vos fichiers
L’essor des services de cloud computing est une excellente nouvelle pour les professionnels qui peuvent stocker virtuellement tous leurs dossiers et travailler dessus via n’importe quel terminal.