L’informatisation dans les entreprises fait partie des habitudes quotidiennes car chacun a pris conscience du gain de temps qu’elle représentait mais aussi de l’impact sur la productivité et donc sur la rentabilité et la performance de l’entreprise. Pour réussir l’informatisation, l’enjeu est de taille car choisir de bons matériels et logiciels puis assurer une veille technologique régulière demande d’avoir une réflexion stratégique en amont qui ne laisse aucun détail de côté. Voici les étapes de base à suivre pour informatiser son entreprise.
Étape 1 : définir les besoins de l’entreprise
Qu’elle soit petite, moyenne ou grande, une entreprise gère une masse d’informations importante qui n’est pas nécessaire au même moment et qui intéresse rarement les mêmes personnes. Pour drainer efficacement cette masse d’informations vers les postes concernés, il est important de définir les besoins spécifiques de chaque service, les volumes d’informations à traiter et les nombres de salariés disponibles pour faire fonctionner le système informatique de l’entreprise.
Étape 2 : investir dans le matériel
Informatiser sa société revient à y installer du matériel performant et redondant aux besoins des travailleurs. Il faut donc faire installer du matériel de qualité. L’ordinateur de bureau est indispensable, mais l’ordinateur portable ou la tablette permet plus de mobilité. Il faut également mettre les ordinateurs en réseau pour faciliter les échanges des données et installer une bonne connexion internet. À défaut d’installer un système de stockage de données en interne, l’entreprise peut stocker ses serveurs dans un établissement tiers. Dans ce cas, les informations sont sécurisées et accessibles n’importe où et l’investissement est moins coûteux.
Étape 3 : louer ou acheter les logiciels
La location permet de faire des économies, mais si l’entreprise exerce une activité qui nécessite un usage régulier des logiciels, par exemple l’expertise comptable, il est recommandé d’en acheter. Dans ce cas, il faut acheter des logiciels régulièrement actualisés, car ils prennent en compte les données récentes.
Les magasins et sites spécialisés proposent aussi des logiciels standards testés et certifiés qui répondent aux besoins des entreprises. Il suffit de définir le domaine pour obtenir le logiciel souhaité à un tarif raisonnable. Depuis l’avènement des tablettes fonctionnant sous Android et iOS, de nombreuses applications facilitant la gestion des données informatiques sont disponibles en téléchargement libre et payant.
Étape 4 : former les salariés à l’usage des logiciels
Les concepteurs de logiciels proposent généralement des formations de base aux employés pour leur permettre de manipuler efficacement les logiciels. Il est également possible de participer aux séminaires de formation payants pour maîtriser parfaitement l’usage de ces logiciels. De même, certains ouvrages permettent d’apprendre à utiliser les logiciels les plus populaires. Grâce à internet, il est désormais possible de se former à l’utilisation de plusieurs logiciels gratuitement ou à des tarifs très abordables par le biais des tutoriels et du e-learning.
Étape 5 : entretenir le matériel
Le matériel informatique de l’entreprise doit être entretenu et réparé par des spécialistes. L’entreprise peut embaucher des techniciens en maintenance informatique à l’interne ou opter pour l’infogérance. La seconde option est plus avantageuse, car elle est moins coûteuse. Elle consiste à signer un contrat de maintenance avec une entreprise tierce. Cette dernière programme des contrôles périodiques (mensuels ou trimestriels) pour s’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique de l’entreprise. En cas de panne, il suffit de faire appel aux techniciens pour qu’il se déplace pour réparer le matériel concerné. Dans certains cas, les techniciens externes donnent les directives à suivre par téléphone pour régler temporairement ou définitivement une panne.