Alors que les fêtes approchent à grand pas et que bon nombre de salariés ont posé leurs congés, les chefs d’entreprises désirent souvent ne pas sombrer dans l’inactivité. Même si tout le monde n’est pas présent, rien ne vous empêche de prendre un peu d’avance. Zoom sur quelques activités que vous pouvez avoir pendant cette période d’accalmie.
Mettez à jour l’ensemble de vos fichiers
Les périodes calmes permettent souvent de procéder aux mises à jour. N’hésitez pas à les actualiser afin de mieux suivre vos actions futures. Cela peut prendre un peu temps car vous devrez peut-être retourner dans vos différents emails pour retrouver l’ensemble des interactions et retrouver les données. Il faut tout de même noter qu’avoir des fichiers mis à jour vous fera gagner énormément de temps par la suite alors autant prendre votre courage à deux mains et vous lancer.
Si vous n’utilisez pas de logiciels, il est peut-être temps de prendre du temps pour savoir les utiliser. Ils vous offrent l’opportunité généralement de mieux suivre vos actions et de mettre en place des rappels qui peuvent se révéler très utiles. Choisissez de préférence des logiciels qui vous permettront d’éviter les doubles saisis. Ainsi votre logiciel de suivi commercial peut également vous servir à éditer vos devis et factures ou encore à transmettre vos données à votre comptabilité.
Pensez à vos clients
Ce n’est pas parce que vos clients sont en vacances ou que vous ne pouvez pas les joindre qu’il faut les oublier pour autant. Vous pouvez également leur envoyer un cadeau pour les remercier de leur collaboration cette année. Attention tout de même à ne pas en faire trop car certains de vos clients pourraient mal interpréter votre geste. Le grand classique reste souvent d’envoyer une carte de vœux professionnelle pour la nouvelle année. Il est courant d’y apposer son logo et il existe des cartes de vœux personnalisables si vous souhaitez gagner du temps. A noter que les mots manuscrits se joignant à votre carte restent souvent appréciés car ils traduisent un effort de votre part. Vous pouvez penser à personnaliser le message avec une anecdote ou encore des faits qui rappellent votre lien particulier avec votre client ou partenaire.
Automatisez certaines tâches
Toute l’année vous effectuez bon nombre d’actions récurrentes qui placées bout à bout vous prennent un temps considérable. Or, il faut bien le constater vous perdez un temps fou à les réaliser alors que l’automatisation est parfois possible. Si celle-ci n’est pas forcément totale, elle peut souvent l’être partiellement. Combien de fois avez-vous écrit le même email pour répondre à une demande d’information ? Répondez-vous régulièrement aux mêmes demandes ? Il est peut-être temps de créer un email type de réponse afin de ne plus y passer du temps. Prenez le temps de créer le tout pour une fois que vous en disposez. Vous deviendrez plus réactif et surtout vous aurez moins tendance à procrastiner.
Préparez les objectifs
La nouvelle année est souvent symbole de nouveaux objectifs et challenges. Pour bien préparer votre rentrée, il vous faut poser de nouveaux objectifs. N’oubliez pas qu’ils doivent rester SMART (spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste, temporel) afin que chacun puisse y adhérer. Rien ne vous empêche de créer des indicateurs qui pourront être suivis par tous afin de voir l’avancée des objectifs tout au long de l’année. N’oubliez pas d’en créer sur les différentes périodes de temps (court, moyen, long terme) afin qu’ils ne paraissent pas trop loin et génèrent de la motivation. Vous pouvez parallèlement créer un discours pour la rentrée qui permettra de booster l’ensemble de vos équipes. Pour cela, n’oubliez pas d’inclure des phrases qui rappellent à chacun pourquoi il effectue son travail. Vous devez mettre du sens à l’action et montrer les retombées positives de l’implication de chacun. Il ne s’agit pas simplement de gagner de l’argent mais de mettre des indicateurs de l’impact de votre action sur la société. Vos salariés seront d’autant plus motivés s’ils voient qu’ils sont utiles et qu’ils ne se contentent pas d’être le rouage d’une entreprise et d’effectuer des tâches répétitives.
Vous informer et lancer des projets
Vous pouvez profiter de cette période pour faire quelque chose d’utile : regarder ce que fait la concurrence et voir ce que vous pourriez éventuellement lancer comme projet. Il s’agit avant tout de rester ouvert aux bonnes pratiques de vos concurrents mais également plus largement de s’informer de pratiques qui pourraient être mises en place dans votre entreprise. Vous pouvez vous demander par exemple si une pratique est transposable d’un secteur à un autre afin de rester à la pointe, voire d’être un précurseur dans certains domaines. Ce n’est pas parce que votre offre est meilleure que celle de vos concurrents qu’ils ne font pas de bonnes choses également. Profitez également de cette période de temps calme pour vous demander quel projet pourrait être lancé en regardant notamment les domaines connexes à votre savoir-faire ou encore les secteurs porteurs.
Vous occuper de la déco
Cela peut paraître anodin voire inutile mais les périodes de fêtes restent souvent très utiles pour procéder à des améliorations de décoration. Déjà parce que vous ne gênez pas vos salariés et ensuite parce que la déco apporte un élément positif dans les lieux de travail. Ce n’est pas parce que votre activité est sérieuse que l’ambiance régnant dans vos locaux doit être austère. Un peu de couleur, de nature et des objets un peu originaux pourraient suffire à améliorer l’atmosphère dans votre entreprise. Les bureaux fonctionnels restent une bonne chose mais n’empêchent pas de créer une ambiance où l’on se sent bien. A noter que d’après toutes les études, elle contribue à la performance alors autant allié l’utile à l’agréable.