L’administratif et le commercial en entreprise ont été les deux secteurs les plus affectés par la digitalisation. Qu’on parle de prospect, de devis, de factures ou encore de justificatifs, les entreprises ont largement décidé de surfer sur la vague de l’ère du numérique que ce soit pour gagner du temps, conserver des documents ou encore faciliter la transmission d’informations.
La prospection commerciale
La prospection commerciale a été pendant longtemps effectuée à l’aide de tableaux Excel ou de logiciels de base. Il reste d’ailleurs courant pour les petites entreprises de commencer sous ce format lorsque le nombre de prospects est relativement faible. Il apparaît évident que la transition numérique s’est révélée une opportunité pour les cellules commerciales : celle de pouvoir suivre un grand nombre de prospects. L’accès rapide à la base entière de données et la capacité à retrouver rapidement un client a convaincu les entreprises de son utilité. Les différents commerciaux peuvent ainsi rapidement déterminer si un client a été contacté par une personne de l’équipe et a permis d’éviter les doublons et de s’organiser sans avoir à connaître la base entière.
L’organisation même du commercial a changé notamment grâce à la capacité à recevoir des alertes et les personnes les plus récalcitrantes pour l’adopter se sont laissé convaincre par la possibilité de classifier les prospects suivant le degré d’intéressement et de pouvoir prioriser en fonction de ces éléments. Mieux, l’historique permettant de retrouver les derniers échanges avec le client, la mémorisation de chaque relation (à condition d’une bonne organisation) n’est plus nécessaire. Avantage supplémentaire, les reportings se sont trouvés facilités et le taux de conversion, par exemple, peut rapidement apparaître, permettant à chaque commercial de déterminer des ratios comme nombre de prospects / de devis / de rendez-vous physiques / téléphoniques / de transformations… Des données facilement éditables à tout moment et consultables en temps réel.
La transformation des outils de facturation
Pendant longtemps, de nombreuses entreprises ont édité leur devis sous format Word notamment et transformaient ensuite les factures correspondantes. Elles utilisaient des logiciels leur servant à transformer leurs documents en format PDF avant de les envoyer à leur client. L’arrivée de la « véritable » ère digitale a profondément transformé cette pratique et ceci pour plusieurs raisons. D’abord, le gain de temps puisque le passage d’un devis à une facture s’est rapidement retrouvé automatisé sans risque d’erreur (Il était courant d’oublier de copier-coller une partie). La capacité à générer rapidement ces documents à partir de modèles préenregistrés a également contribué à l’essor du numérique dans ce domaine. La transmission par mode numérique est devenue la règle, ce format s’est donc rapidement imposé. Ensuite, la communication entre les logiciels de prospection commerciale et d’éditions de devis/factures a parachevé le tout en permettant d’éviter une perte d’information.
Le suivi commercial, une digitalisation aux multiples intérêts
L’évaluation des performances commerciales a suivi. Il est possible de pouvoir suivre l’encours que ce soit en termes de devis enregistrés, envoyés et acceptés ou encore de déterminer des délais d’encaissements par rapport aux factures générées. Les données ont permis aux différents commerciaux d’échanger sur les clients prospectés ou signés et de garder un historique de la relation client. Autant de raisons évidentes de passer à l’ère du numérique dans l’administratif commercial. Les nombreuses ventes numériques ont également contribué à ce phénomène et le fait de pouvoir croiser ces données en « un clic » avec les autres performances commerciales a fini par convaincre bon nombre d’entreprises de passer au tout numérique.
L’administratif côté comptabilité
Une fois les informations commerciales mises en place, il est rapidement apparu comme indispensable d’émettre les notes de frais et factures fournisseurs sur le même format et donc d’y ajouter cette nouvelle fonction. L’obligation de garder l’ensemble des pièces justificatives pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice de l’article L123 – 22 du Code de commerce a longtemps retardé cette pratique mais les avantages étaient ici aussi non négligeables. En effet, la possibilité de corréler ces données avec les ventes permet de déterminer rapidement si le pan d’activité concerné est rentable. De la même manière, les paies sont rapidement devenues numériques et le regroupement de l’ensemble de ces données s’est transformé en un must.
Les exports possibles de données, leur conservation en format numérique et la capacité des différents logiciels à réunir l’ensemble des fonctions (paies, ventes, achats) ou à communiquer entre eux a naturellement favorisé l’essor du numérique dans la partie administrative des entreprises et a contribué également à ce changement. L’analyse plus fine des données a permis de réaliser plus rapidement un état des lieux, de mieux identifier les activités non rentables et de prendre les décisions en conséquence. En conséquence, communiquer tous ces résultats permet de faire gagner du temps aux entreprises et aux dirigeants qui ne raffolent guère souvent de l’exercice comptable et de reporting.