Avec la pandémie du coronavirus, le télétravail s’est imposé pour beaucoup comme une obligation. Aucun secteur n’est épargné, et cette tendance n’est pas prête de s’estomper. En effet, de nombreuses entreprises et de nombreux employés ont découvert les bienfaits du télétravail (diminution des coûts fixes liés à la location des locaux, meilleurs équilibres entre vie personnelle et professionnelle, employés plus heureux et donc plus performants, etc.). Alors, que vous soyez freelance autonome ou que vous gériez une petite entreprise de quelques employés, analysons comment passer votre business au télétravail. Sans rien sacrifier à votre productivité et en optimisant les coûts. Économies garanties !
Être joignable comme au bureau
Un des principaux freins pour les entrepreneurs pour se lancer dans le télétravail à temps plein reste la crainte de perdre des clients dû à un manque de communication. Néanmoins, cette crainte n’est pas fondé car il existe de nombreuses solutions techniques permettant de maintenir le contact avec vos clients comme si vous étiez au bureau ! Vous pouvez par exemple disposer d’un numéro de téléphone virtuel et ce dans presque tous les pays de votre choix. Un moyen simple et économique de maintenir une présence continue auprès de vos clients, que vous soyez chez vous ou en train de travailler les pieds dans l’eau.
De plus, il existe de nombreux logiciels (appelés chatbot) qui permettent de répondre instantanément aux questions posées par vos clients sur votre site internet. Ainsi, où que vous soyez, vous pourrez correspondre avec vos clients et rester à leur écoute.
Les systèmes de gestion de clients
Pour les entreprises avec de nombreux clients, il est essentiel de pouvoir centraliser toutes les informations (commandes, questions, problèmes, etc.) et les partager en temps réel avec tous les collaborateurs, où qu’ils soient. Pour cela, il existe de nombreux systèmes multicanaux de gestions des clients (les fameux CRM , pour « Customer Relationship Management ») qui permettent de centraliser toutes ces informations et d’y accéder de n’importe où avec une simple connexion internet et un mot de passe. Plus besoin d’être au bureau pour partager une question technique avec vos ingénieurs !
Pour que ces systèmes soient efficaces et que le télétravail prennent tout son sens, il est essentiel que tous les employés l’utilisent et qu’il soit connecté avec toutes les sources de communications avec vos clients (site internet, téléphone, commerciaux, etc.) afin de centraliser toutes les informations rapidement et à moindre coût.
Partager les dossiers avec ses collaborateurs
En télétravail, il est souvent nécessaire d’échanger de gros documents avec ses collaborateurs. Pour faciliter cela, de nombreuses solutions internet sont disponibles pour partager en toute sécurité des documents très volumineux et confidentiels. Il est également possible de signer de nombreux documents sans avoir à se déplacer (et que ces signatures aient une vraie valeur légale). Ces systèmes de signature online permettent un gain de temps énorme dans le cadre du télétravail et, une fois mise en place, sont d’une simplicité à toute épreuve.
Pour votre réunion hebdomadaire avec votre équipe (et continuer à profiter de la bonne humeur qui règne entre tous les collaborateurs), rien de mieux qu’une visioconférence, où chacun pourra apprécier une conversation détendue avec toute l’équipe, tout en buvant un café. Partage d’écran pour montrer à vos collègues votre dernière création en direct, chat en direct pour poser des questions sans interrompre le collègue qui parle, etc. De très nombreuses options existent pour s’adapter au mieux à vos spécificités et à vos besoins.
Bien s’installer chez soi pour une efficacité sans faille
Une fois tout mis en place, il nous vous restera plus qu’à trouver l’endroit de vos rêves pour travailler depuis la maison. Choisissez un endroit au calme, où vous n’aurez pas à enlever et à remettre vos affaires tous les jours. Si possible un lieux avec une fenêtre pour pouvoir profiter de la lumière du jour et pour pouvoir reposer vos yeux entre deux documents à lire sur l’ordinateur. Une chaise de bureau confortable sera également indispensable pour soulager votre dos et vos fesses. Lampes, stylos, papiers, agrafeuse, classeurs, etc. seront selon vos envies et vos besoins spécifiques. Inutile de surcharger votre bureau dès le début, le temps vous dira ce dont vous avez réellement besoin et vous serez toujours à temps d’acheter sur internet ce qu’il vous manque.
Et lorsque le contact humain vous manquera trop, vous pourrez toujours organiser une fois par mois un repas au restaurant avec toute votre équipe pour garder ce lien social qui est si important ! Mais pas la peine de payer des locaux hors de prix toute l’année ou de sacrifier sa vie familiale pour si peu ! Alors n’hésitez plus et lancez vous dans le télétravail ! Votre portefeuille et votre famille vous remercierons ! Et retrouvez toujours plus d’infos et d’astuces Business et Digital sur notre site Dynamique Mag.